Корпоративні банківські картки дедалі ширше застосовують у розрахунках з підзвітними особами. Цей платіжний засіб зручно використовуватиме оплати відряджувальних, представницьких і господарських витрат організації. За допомогою корпоративної картки працівник може оплачувати товари, послуги безготівковим шляхом, а також отримувати готівку на витрати у банкоматах та банках. Який із видів корпоративних карт вибрати, як їх оформити та як відображати в обліку пов'язані з ними операції, розповімо у статті.

Які переваги надає використання корпоративної банківської картки?

1) Працівник отримує цілодобовий доступ до коштів організації.

2) Рублеві кошти автоматично конвертуються у валюту платежу під час оплати послуг там.

3) Скорочується документообіг, спрощується облік та економиться час.

Гроші видаються під звіт, минаючи касу. Бухгалтеру не потрібно виписувати чек і отримувати готівку у банку. Не треба приходити готівку до каси, видавати її працівникові та оформлювати касові документи. Не потрібно робити записи у касовій книзі (ухвали Сьомого арбітражного апеляційного суду від 20.12.2012 N А03-6142/2012 та Третього арбітражного апеляційного суду від 30.01.2013 N А33-15574).

Працівнику не потрібно писати заяву на отримання грошей під звіт та візувати його у керівника, як того вимагає пункт 6.3 Порядку ведення касових операцій (утв. вказівкою ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У).

4) Працівник може отримати підзвітні кошти, навіть якщо не звітував за раніше отриманою сумою.

Не потрібно виконувати вимогу пункту 6.3 Порядку ведення касових операцій (утв. вказівкою ЦБ РФ від 11.03.2014 N 3210-У), згідно з яким готівка з каси під звіт видається за умови повного погашення підзвітною особою заборгованості за раніше отриманою сумою. Адже в цьому випадку касові операції не здійснюються.

5) При розрахунку корпоративною карткою не потрібно дотримуватися ліміту розрахунку готівкою.

Нагадаємо, зараз граничний розмір розрахунків готівкою в рамках одного договору становить 100 000 рублів (п.6 Вказівки ЦБ РФ від 07.10.2013 N 3073-У). Дане обмеження при оплаті витрат корпоративною карткою не діє, оскільки йдеться про безготівкові розрахунки. У цьому організація може встановити свій ліміт розрахунків корпоративними картами.

Важливо також зазначити, що у разі зняття підзвітником готівки з картки через банкомат та подальшої оплати ними товарів (робіт, послуг) від імені організації потрібно дотримуватися ліміту.

6) Витрати, вироблені з допомогою картки, працівник може контролювати у режимі online.

7) Знижуються витрати та ризики, пов'язані з отриманням, перевезенням та зберіганням готівкових коштів.

Які види корпоративних карток існують?

Юридичні особи можуть відкривати на своїх співробітників такі види банківських карток (Положення Банку Росії від 24.12.2004 N 266-П «Про емісію платіжних карток та про операції, що здійснюються з їх використанням»):

- Дебетова карта. Використовується для операцій її власником (працівником) не більше видаткового ліміту – суми коштів організації, що є її банківському рахунку. До такої картки може бути передбачений овердрафт – кредит, що надається банком організації за недостатності або відсутності грошей на її рахунку;

- Кредитна карта. Використовується для здійснення її власником (працівником) операцій за рахунок коштів, наданих банком організації у межах видаткового ліміту відповідно до умов кредитного договору.

І ті й інші корпоративні карти можуть бути іменними та безіменними.

Іменні картивипускаються на конкретного співробітника компанії. Його ім'я та прізвище вказуються на лицьовій стороні картки. Інші особи немає права здійснювати операції у ній.

Безіменні картивипускаються на компанію. Знеособленою корпоративною карткою може користуватися будь-яка особа із затвердженого списку підзвітників. У разі звільнення співробітника та надходження на роботу нового підзвітника не доведеться перевипускати картку.

Насправді найбільш поширеними у використанні є дебетові корпоративні карти. Вони можуть бути випущені або до спеціального карткового рахунку , або до розрахункового рахунку організації.

Плюсом прив'язки корпоративних карт до розрахункового рахунку і те, що підзвітні особи у час діб мають відкритий доступом до коштів організації. Це ж є і недоліком таких карток з точки зору збереження коштів на рахунку. Однак доступ до них можна обмежити, встановивши картки ліміт.

Кошти, переведені на спеціальний картковий рахунок, відокремлені від основних грошей організації. Для поповнення кошти необхідно перерахувати з розрахункового рахунку організації. Раніше недоліком відкриття спеціального карткового рахунку була необхідність повідомляти про це податковий орган та позабюджетні фонди. Однак обов'язок повідомляти про відкриття (закриття) рахунків у банках та відповідальність за неподання таких повідомлень скасовано:

– з 01.05.2014 – для повідомлень до ПФР та ФСС (Закон від 02.04.2014 N 59-ФЗ);

– з 02.05.2014 – для повідомлень до ІФНС (Закон від 02.04.2014 N 52-ФЗ).

Як оформити корпоративні банківські картки?

Договір із банком

Після того як зроблено вибір на користь будь-якого виду корпоративних карток, укладається договір з банком про їх випуск та обслуговування. Банк-емітент встановлює умови випуску корпоративних карток, перелік необхідних документів, тарифи за обслуговування та ін.

Як правило, до договору банк вимагає додати такі документи:

• список співробітників організації, які користуватимуться картками;
• заяви працівників на випуск карток;
• доручення від організації на співробітників-власників карток;
• документи, необхідні відкриття рублевого (валютного) карткового розрахункового рахунки, та інших.

Локальний нормативний акт

Щоб краще організувати облік та контроль за витрачанням грошей організації, рекомендуємо розробити внутрішній документ, де детально прописати порядок використання корпоративних банківських карток. Зокрема, до нього слід включити такі основні положення:

Із затвердженим в організації порядком застосування та використання корпоративних карток їх власників слід ознайомити під підпис.

Можна обійтися без розробки внутрішнього положення про порядок використання корпоративних карток як окремого документа. Але тоді такий порядок має бути прописаний в інших локальних нормативних актах. Наприклад, у положеннях про порядок відшкодування витрат на відрядження, видачі підзвітних коштів, подання авансових звітів про витрати на відрядження та господарські витрати, а також представницькі витрати.

Наказ, що визначає коло працівників, які мають право використовувати корпоративні картки

Якщо організація відкриває безіменні карти, то передача їх співробітникам складає підставі наказу керівника. У разі звільнення співробітника надходження на роботу нового підзвітника доведеться надати до банку оновлений наказ.

Договір про повну матеріальну відповідальність

Зі співробітниками-власниками корпоративних карток організації доцільно укласти договори про повну матеріальну відповідальність, в яких описати неприпустимість розголошення третім особам відомостей про ПІН-код картки, відповідальність за порушення встановленого порядку її використання, порядок відшкодування збитків. І тут організація вправі вимагатиме у співробітника, винного у нестачі коштів у карті, відшкодування повного дійсного шкоди (ст.242 ТК РФ).

При цьому слід мати на увазі, що роботодавець не має права укладати договори про повну матеріальну відповідальність із співробітниками, посада яких або конкретна робота, що доручається їм, не передбачені у спеціальному Переліку, затвердженому постановою Мінпраці від 31.12.2002 N 85 (ст.244 ТК РФ, лист Роструда від 19.10.2006 N 1746-6-1). Відповідальність таких працівників перед роботодавцем у разі нестачі коштів на корпоративній карті встановлено в межах середнього місячного заробітку (ст.241 ТК РФ).

Книга обліку оформлених корпоративних карток

Видачу та повернення корпоративних карток рекомендуємо фіксувати у спеціальній книзі обліку оформлених корпоративних карток. Альтернативою такій книзі може бути акт прийому-передавання картки. Розробити форми цих документів організації можуть самостійно (з урахуванням обов'язкових первинних документів реквізитів).

Витяг з книги обліку оформлених корпоративних карток або акта приймання-передачі картки

Більшість платіжних карток має код CCV - код, що запитується при оплаті через Інтернет (вказаний на зворотному боці картки). Щоб уникнути шахрайських дій, доцільно не вказувати його в акті приймання-передачі картки.

Як вести бухгалтерський облік корпоративних карток?

Підставою для відображення у бухгалтерському обліку сум операцій, що здійснюються з використанням корпоративних карток, є реєстр платежів, що видається банком, або електронний журнал. Зазвичай списання або зарахування коштів за картковими операціями провадиться не пізніше робочого дня, наступного за днем ​​надходження до банку реєстру платежів або електронного журналу з єдиного розрахункового центру. Потім такі документи можуть бути передані організації.

Рух коштів на банківських картках може відображатися з використанням рахунку 55 «Спеціальні рахунки в банках» з виділенням окремого субрахунку, наприклад, «Корпоративні картки» (Інструкція із застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затв. наказом Мінфіну від 31.10.2000 N 94н).

При побудові аналітичного обліку з цього субрахунку необхідно виходити з умов використання корпоративних карток:

• Якщо за картковим рахунком встановлено незнижуваний залишок, то доцільно відкрити субрахунки наступного порядку "Незнижуваний залишок", "Платіжний ліміт".
• Якщо відкрито кілька карткових рахунків (по кожній корпоративній карті), то субрахунок відкривається в аналітиці по кожному рахунку (кожному власнику картки).
• Якщо до одного карткового рахунку оформлено кілька корпоративних карток різних співробітників, які мають право здійснювати платежі в рамках загального платіжного ліміту, то виникає необхідність ведення аналітичного обліку в розрізі власників карток.
• Можливе відкриття субрахунків другого порядку субрахунку «Спеціальний картковий рахунок у банку» у розрізі господарських, відряджувальних та представницьких витрат залежно від організаційних, економічних та інших особливостей організації, а також з метою зближення бухгалтерського та управлінського обліку.

Бухгалтерські проводки, якими відображаються операції з використанням корпоративної банківської картки, залежать від типу картки.

Дебетова карта

Блок бухгалтерських проводок для корпоративної дебетової карти

<О приостановлении операций по счету>

Рішення податківців про зупинення операцій з рахунку компанії поширюється зокрема корпоративні карти, які належать до цього рахунку. Такий висновок уперше зробив Мінфін Росії у листі від 07.06.12 № 03-02-07/1-135 (відповідь на приватний запит).

Як блокують картку

Банк, який одержав від інспекції рішення про блокування рахунку, зупиняє з цього рахунку всі витрати (п. 1 ст. 76 таки Податкового кодексу). Як пояснив Мінфін, винятків для корпоративних карток не передбачено. А це означає, що як тільки до банку прийде рішення податкової, він заблокує і рахунок, і картку. Адже корпоративна картка прив'язана до банківського рахунку.

Після блокування видаткові операції по карті будуть неможливі, заплатити чи зняти готівку через банкомат вже не вийде. Ні зняти готівку в банкоматі, ні перевести з картки кошти на інший рахунок.

Заморожені операції

Складнощі виникають у ситуаціях, коли інформація про витрати по картці надходить до банку вже після блокування. Справа в тому, що в момент оплати або зняття готівки через банкомат банк не списує гроші з картки, а лише заморожує їх на рахунку. Тобто компанія не може ними скористатися, але реально гроші з рахунку не йдуть. Через деякий час до банку надходить реєстр операцій від платіжної системи (Visa, MasterCard). Саме цим реєстром банк відправляє гроші в організації, де розплачувалися карткою. Отже, між оплатою карткою та реальним списанням грошей може пройти кілька місяців. У цей період податкова може заблокувати рахунок.

У коментованому листі Мінфін повідомив, що в період блокування банк не має права переказати гроші, навіть незважаючи на те, що оплата карткою пройшла до призупинення операцій. Тим часом, це не означає, що компанія повинна заплатити повторно або оплата карткою скасована. У опитаних банках нам підтвердили, що банк не поверне заморожені суми на рахунок компанії, а виконає платіж одразу, як тільки податкова розблокує рахунок.

Компанія в свою чергу має право відобразити в обліку покупку по корпоративній картці на день оплати та визнати витрати з метою оподаткування прибутку. Як підтвердження витрат у компанії буде квитанція терміналу, через який пройшла оплата карткою. Реальне списання грошей із рахунку у разі ролі не грає. Це підтвердили фахівці Мінфіну Росії.

Блокуватимуть рахунки лише по інтернету

Рішення про блокування рахунків з 1 серпня будуть лише електронними. Ця зміна має як плюси, так і мінуси. З одного боку, до банків рішення доходитимуть протягом дня. З іншого боку, компанії позбавляються можливості особисто забрати рішення щодо доручення банку (докладніше див. «УНП»№ 25, 2012, стор. 4 «До кодексу внесено нові поправки про залік, повернення, блокування та баланс»).

Корпоративна карта - бухгалтерський облік за нею пов'язаний з деякими нюансами, що викликають питання у бухгалтерів, які вперше стикаються з цим фінансовим інструментом. У цій статті дамо відповіді на часті питання, що виникають, коли починають використовувати корпоративні картки.

Яку картку краще завести — дебетову чи кредитну?

Для корпоративних цілей можливий випуск різних варіантів банківських карток:

• тільки дебетової (карта поповнюватиметься коштами перш, ніж їх можна буде витрачати);
• кредитної (кошти на карті надаються банком у межах ліміту);
• дебетової з овердрафтом (є можливість витрати коштів понад дебетового залишку — як правило, теж лімітована).

Яку карту вибрати — залежить від цілей, для яких вона видається, а також від певної міри довіри працівникові, який нею користуватиметься. Наприклад, якщо картку оформляє він керівник для використання у відрядженнях, зокрема зарубіжних, доцільно передбачити можливість витрачання коштів у кредиту чи овердрафту («зайві» гроші можуть бути до речі). Якщо ж картка видається господарникові для регулярних дрібних закупівель у межах бюджету, оптимальним варіантом може стати дебетова картка з фіксованим щомісячним поповненням.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ!Якщо за кредитною карткою встановлено період безвідсоткового користування кредитними коштами, економічну вигоду від такого користування для цілей оподаткування не потрібно вираховувати (див. лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-03-10/38).

Як у бухобліку оформити видачу картки співробітнику?

Сама карта є власністю банку, що її видав. Тому на рахунках бухобліку підприємства, для якого вона випущена, факт видачі картки співробітнику не відбивається. Підприємство може вести облік таких карток у спеціальному журналі чи формувати перелік довіреностей, виданих співробітникам отримання картки у банку. У разі необхідності підтвердити отримання співробітниками карток документ (наприклад, реєстр на випуск карток) може бути запитаний у банку.

Як слід регламентувати операції із карткою?

Якщо корпоративні картки застосовуються в організації, доцільно затвердити локальним нормативним актом порядок використання карток та подання звітів щодо витрачених коштів.

Подібний регламент у тому числі допоможе у випадках:

• Врегулювання можливих претензій податкових органів щодо порядку відображення витрачених коштів за корпоративними картками у бухгалтерському обліку. Наприклад, якщо у внутрішніх регламентах не встановлений чіткий порядок звіту співробітника за коштами, знятими з картки через банкомат, податківці можуть порахувати, що в такому разі слід було всі зняті з картки суми проводити через касу організації (оприбуткувати за ПКО та одразу ж оформлювати РКО на видачу під звіт). Зрозуміло, подібна претензія має досить слабкі підстави, адже фактично гроші в касу підприємства не потрапляли. Але щоб уникнути таких нюансів краще всі варіанти витрачання коштів з картки та звітів за ними прописати у внутрішньому регламенті.
• Пред'явлення претензій співробітнику у разі нецільового використання карткових засобів або виявлення нестач та зловживань. При правильному оформленні внутрішнього регламенту можна буде не лише утримати із зарплати винного співробітника збитки від нецільового використання коштів, а й застосувати до співробітника дисциплінарне стягнення за ст. 192 та ч. 1 ст. 81 ТК РФ (за порушення положень про дисципліну в організації).

Чи потрібно подавати відомості про корпоративні картки до податкової?

Законом «Про внесення змін…» від 02.04.2014 № 52-ФЗ з травня 2014 року скасовано обов'язок платників податків подавати до податкових органів відомості про відкриття (закриття) рахунків у банках.

Як зазначалося вище, сама видача банківських карток теж належить до операцій видаючого банку, а чи не підприємства.

Таким чином, повідомляти податкову про те, що ви випустили корпоративну картку, не потрібно.

Як співробітник звітує за витрачені з картки кошти?

Гроші на карті належать компанії та перебувають у її розпорядженні. Отже, обов'язок звітувати у співробітника виникає лише тоді, коли він розплатився карткою або зняв готівку у банкоматі.

За загальним правилом використані працівником кошти з корпоративної картки розглядаються як підзвітні суми. Відповідно порядок звіту за них аналогічний. Співробітнику слідує:

• Скласти авансовий звіт про витрачені суми. Можна зробити це за стандартною формою АТ-1, але можна і за формою, затвердженою всередині організації (наприклад, внутрішній регламент використання корпоративних карток може містити і спеціальну форму звіту).

Усі подробиці оформлення авансового звіту, коли витрати оплачені корпоративною банківською карткою, викладено у Готовому рішенні від КонсультантПлюс.

• Додати до звіту документи, що підтверджують: чеки ККМ, накладні, акти тощо.
• Подати звіт до бухгалтерії підприємства у порядку та у строки, передбачені положенням про використання корпоративних карток.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Банки періодично (зазвичай щомісяця) складають та надсилають клієнтам звіти-виписки за своїми картковими продуктами. Таким чином, звіти працівників, які використовують картки, досить легко перевірити у частині безготівкових розрахунків та зняття коштів через банкомати.

Чи можна утримати збитки зі співробітника за витрати коштів не за призначенням?

Так можна. За дотримання низки умов:

• розмір шкоди можна оцінити;
• вина працівника на шкоду доведена (наприклад, підтверджено придбання товарів для особистих потреб випискою банку за іменною карткою та копіями розрахункових документів продавця);
• оформлено розпорядження (наказ) керівника підприємства про утримання сум збитку із зарплати співробітника в строк не пізніше 1 місяця з моменту встановлення факту шкоди та вини (ст. 137 ТК РФ);
• Розмір утримання відповідає нормам, встановленим у ст. 138 ТК РФ;
• працівник не заперечує утримання (ст. 137 ТК РФ).

Детальніше з умовами утримання із зарплати .

Які типові проводки з операцій з корпоративними картами?

У бухобліку операції з картами відображаються із застосуванням рахунків 55 «Спеціальні рахунки в банках» та 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Типові операції представлені в таблиці:

Про види шахрайства, пов'язані з банківськими картками, читайте у статті « Шахрайство з використанням платіжних банківських карток » .

Підсумки

Бухгалтерський облік корпоративних карток ведеться за загальними правилами. При цьому для цілей обліку карткові рахунки, що відкриваються в банках, класифікуються як спеціальні рахунки в банках, а витрачені співробітниками кошти з карток — як підзвітні суми. Порядок застосування карток рекомендується затвердити окремим внутрішнім документом, у якому зафіксувати всі аспекти їх використання, звернувши особливу увагу на процедуру звіту щодо витрачання коштів.

Л.А. Єліна, економіст-бухгалтер

7 правил для корпоративної картки

Як враховувати рух грошей по банківській картці та їх витрачання працівником

Корпоративна банківська картка – гарний вихід, якщо працівникам треба самим щось оплачувати. Гроші на рахунку належать організації, але картка випускається на конкретного працівника п. 1.5 Положення, затв. ЦБ 24.12.2004 № 266-П (далі - Положення № 266-П). Про правила використання корпоративної картки та обліку операцій, з нею пов'язаних, ми й розповімо.

ПРАВИЛО 1. Про картковий рахунок треба інформувати податкову та позабюджетні фонди

Для корпоративної картки відкривається окремий банківський рахунок п. 2 ст. 11 НК РФ. Про цей рахунок (як про його відкриття, так і про його закриття) треба повідомити і ІФНС, і ПФР, і ФСС за місцезнаходженням організації.

Зробити це потрібно протягом 7 робочих днів з дня відкриття такого рахунку п. 2 ст. 23, п. 6 ст. 6.1 НК РФ; п. 1 ч. 3 ст. 28, ч. 6 ст. 4 Закону від 24.07.2009 № 212-ФЗ (далі – Закон № 212-ФЗ); Постанова Президії ВАС від 21.09.2010 № 2942/10. Для цього слід направити:

• до податкової - повідомлення за формою № С-09-1 утв. Наказом ФНП від 09.06.2011 № ММВ-7-6/362@. Заповнюючи цю форму, інформуйте саме про відкриття рахунку у банку, а не про виникнення прав на використання корпоративного електронного засобу платежу (КЕСП). Адже КЕСП та корпоративна банківська карта - не одне й те саме.

Повідомляє

• у ФСС - повідомлення за рекомендованою ним формою Лист ФСС від 28.12.2009 № 02-10/05-13656;
• у ПФР – повідомлення за рекомендованою формою, яку можна знайти на сайті Фонду.

До речі, до одного карткового рахунку може бути випущено кілька карток - основна і додаткова. п. 2.1 Положення № 266-П. Причому до того самого рахунку можуть бути випущені карти на різних працівників вашої організації. Про випуск кожної з додаткових карток повідомляти в інспекцію та фонди не потрібно.

ПРАВИЛО 2. Видача корпоративної картки на рахунках бухобліку не відображається

Сама картка належить банку, тому в обліку вона не відображається. Якщо банківська картка іменна і працівник сам отримуватиме її у банку, то вести журнал обліку банківських корпоративних карток необов'язково. Хоча іноді бухгалтеру доводиться заповнювати доручення отримання конкретним працівником у банку корпоративної карти (зразок довіреності, зазвичай, надає сам банк).

Про те, кому з працівників видано карти, банк може повідомити вашу організацію в реєстрі на випуск міжнародних корпоративних карток або в іншому документі (це залежить від прийнятої в банку системи документообігу та умов, прописаних у вашому з ним договорі).

ПРАВИЛО 3. Через касу не треба проводити гроші, одержані працівником через банкомат

Останнім часом бухгалтери скаржаться на те, що інспектори під час перевірок роблять їм зауваження: у касовій книзі не відображено операцій зі зняття працівниками грошей із банківської картки. Нібито ці гроші в день їх зняття треба оформити як ті, що надійшли в касу і тут же - як видані під звіт. Якщо ж через касу такі гроші не пройшли, то штрафують організацію за неоприбуткування до каси готівки. ст. 15.1 КпАП РФ.

Думка читача

Коли ми тільки відкрили банківську корпоративну картку, то боялися, що будуть складнощі з розрахунком касового залишку. Адже закриваємось ми о 18.00, а працівник може зняти готівку через банкомат навіть глибокої ночі. Але виявилося, що ці гроші по касі взагалі не треба проводити”.

Зухра,
м. Уфа

Проте зрозуміло, що гроші до каси фізично не потрапляли. Отже, бухгалтерія не може ні оприбуткувати їх, ні видати під звіт. Тому в касовій книзі такі операції не повинні відображатися. І суди підтримують саме таку позицію, відмовляючи податківцям у стягненні штрафів з організації. Постанови 7 ААС від 20.12.2012 № А03-6142/2012; 3 ААС від 30.01.2013 № А33-15574/2012.

Із цього також випливає, що гроші, зняті з картки готівкою, не потрібно враховувати при розрахунку касового залишку на кінець дня.

ПРАВИЛО 4. Про «карткові» гроші працівник повинен звітувати

Працівник, на ім'я якого випущено картку, може розплачуватися з її допомогою за покупки або знімати готівку через банкомат. п. 2.5 Положення № 266-П. Гроші, які перебувають на рахунку корпоративної банківської картки, - це гроші, які працівник ще не отримав та якими він ще ніяк не скористався. Звітувати за них працівникові буде потрібно, тільки коли він або зніме з картки готівку, або що-небудь оплатить карткою.

Отримані через банкомат грошіпо суті схожа на гроші, видані працівникові під звіт. Адже насамперед це гроші організації. Зрозуміло, працівник не повинен після кожної покупки одразу бігти до бухгалтерії та писати звіт. Досить робити це раз на кілька днів – порядок має затвердити керівник організації. Сума, яку працівник може витратити, обмежена залишком грошей на корпоративній картці (якщо, звичайно, на карті не встановлений кредитний ліміт та не передбачена можливість овердрафту). Звернувшись до банку, організація може встановити додаткові обмеження кожної з карт.

ОБГОВОРЮЄМО З КЕРІВНИКОМ

Щоб контролювати витрачання грошей компанії,краще видати наказ про правила використання корпоративних банківських карток. У ньому важливо закріпити термін, протягом якого працівник зобов'язаний звітувати про гроші, витрачені за допомогою картки або зняті з неї.

Звіт працівник може складати або за уніфікованою формою № АТ-1, або за формою, яка самостійно розроблена вашою організацією. Наприклад, замість рядка «отримано аванс із каси» можна передбачити рядки «отримані гроші через банкомат за корпоративною карткою» та «використані гроші з корпоративної картки для безготівкових розрахунків».

Є думка, що коли працівник придбав щось для компанії, сплативши це карткою у безготівковому порядку,складати повноцінний авансовий звіт необов'язково. Безсумнівно, працівник все одно має подати до бухгалтерії підтверджуючі документи та терміни для цього також мають бути регламентовані керівництвом вашої організації (наприклад, у тому наказі). Тільки прикласти такі документи (чеки ККТ, накладні, товарні чеки) працівник може до службової записки.

Але треба сказати, що більшості бухгалтерів звичніше, коли всі звіти складаються формою № АТ-1. До того ж, назва «авансовий звіт» допоможе уникнути суперечок з інспекторами при перевірці правильності розрахунку податку на прибуток. Адже «датою здійснення» представницьких витрат, витрат на відрядження, утримання службового транспорту, інших подібних витрат вважається дата затвердження авансового звіту про витрачені працівником гроші. підп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Раз на місяць банк, як правило, надає організації звіт щодо кожної корпоративної картки. Отримавши його, можна перевірити повноту авансових звітів працівників. Найпростіше тим організаціям, у яких підключено інтернет-банк.

ПРАВИЛО 5. Якщо працівник не прозвітував за «карткові» гроші, їх можна утримати з його зарплати

Якщо працівник у встановлений у вашій організації термін не подав документи, що виправдовують витрати списаних з картки грошей, то за розпорядженням керівництва бухгалтерія може утримати їх із зарплати працівника. Те саме можна зробити, якщо співробітник витратив гроші не за призначенням, наприклад на якісь свої особисті цілі статті 238, 241 ТК РФ.

ПОПЕРЕДЖУЄМО ПРАЦІВНИКА

Не можна нікому повідомляти ПІН-код банківської картки.А якщо її вкрали або вона втрачена, треба якнайшвидше зателефонувати до банку, який видав картку, і заблокувати її.

Однак врахуйте, що одного наказу керівництва для такого утримання недостатньо. Потрібно довести розмір шкоди та вину працівника. Сума заподіяної організації шкоди може бути стягнута з працівника за розпорядженням керівника, якщо статті 238, , 246, 247, 248 ТК РФ:

• таке розпорядження зроблено не пізніше 1 місяця з дня встановлення організацією розміру заподіяної працівником шкоди;
• сума збитків не перевищує середній місячний заробіток працівника.

Якщо хоча б однієї з цих умов у вас не дотримується, утримання із зарплати працівника є незаконним.

З АВТОРИТЕТНИХ ДЖЕРЕЛ

Заступник керівника Федеральної служби з праці та зайнятості

Відповідальність за витрачання коштів по корпоративній банківській карті в межах встановлених видаткових лімітів несе власник такої картки (тобто працівник, на ім'я якого вона випущена).

У разі відсутності документів, що підтверджують цільове використання корпоративної банківської картки, використана не за призначенням сума стягується з винного працівника відповідно до статей 238, 241 та 248 ТК РФ. Тобто потрібно:

• довести, що завдані організації збитки стали наслідком винних дій працівника;
• визначити суму цієї шкоди;
• дотриматися порядку стягнення таких збитків, передбачених Трудовим кодексом. Зокрема, це означає, що за розпорядженням роботодавця з нього можна стягнути шкоду тільки в межах середньомісячного заробітку”.

ПОПЕРЕДЖУЄМО КЕРІВНИКА

Не виключено, що працівник використовує гроші з корпоративної картки за призначенням.Щоб убезпечити фірму, краще обмежити можливість використання грошей на карті певним лімітом. Якщо такий ліміт буде меншим за середньомісячний заробіток працівника, стягнути з нього гроші, використані не за призначенням, буде простіше.

Врахуйте, що не завжди вийде за один раз стягнути з працівника суму завданих їм збитків, навіть якщо його розмір не перевищує середньомісячного заробітку працівника - власника картки. Адже в цьому випадку загальний розмір усіх утримань при кожній виплаті зарплати не може перевищувати 20%. ст. 138 ТК РФ. Причому граничний розмір утримань слід рахувати від суми, що залишилася після утримання ПДФО Лист МОЗсоцрозвитку від 16.11.2011 № 22-2-4852.

Щоправда, працівник може і добровільно відшкодувати завдані їм збитки, навіть якщо сума таких збитків більша за його середньомісячний заробіток.

Якщо ж працівник проти того, щоб із його зарплати щось утримували, ці гроші для вашої організації ще не втрачені. Можна звернутися до суду.

ПРАВИЛО 6. Безготівкові витрати працівника та зняття ним готівки проводимо за рахунок 71

Проводки, якими повинні відображатись операції з використанням корпоративної банківської картки, залежать від типу цієї картки. Вона буває:

• <или>дебетова - коли списання з карти за загальним правилом можливі лише межах наявних у ньому коштів;
• <или>кредитна - коли можна витрачати і гроші організації, що є на карті, та гроші банку, що надаються у рамках затвердженого кредитного ліміту.

Але й у тому й іншому випадку списання грошей із карти, що відбувається з ініціативи працівника (її власника), звичніше проводити через рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Згодні з цим і аудитори.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Генеральний директор аудиторської фірми ТОВ «Вектор розвитку»

“Витрата коштів працівником із корпоративної банківської картки нормативними документами (включаючи План рахунків) спеціально не обумовлюється, але з економічному змісту - це підзвітні кошти. Тому практично організації використовують рахунок 71 «Розрахунки з підзвітними особами». Дуже важливо, щоб саме той, хто виконував платежі по банківській карті або знімав з неї готівку, прозвітував за ці гроші.

Поки працівник не подасть авансовий звіт, за ним значатиметься дебетовий залишок на рахунку 71. При цьому не має значення, як витрачалися кошти з картки - шляхом оплати в магазинах або зняттям готівки.

Рахунок 73 "Розрахунки з персоналом за іншими операціями" менш логічно застосовувати для відображення витрачання грошей з корпоративної банківської картки. Адже його смислове навантаження дещо інше - на ньому, як правило, відбиваються разові операції, відмінні від регулярного витрачання коштів у рамках посадових обов'язків працівників (позики працівникам, компенсація матеріальних збитків, придбання путівок тощо)”.

Наведемо проведення за операціями по дебетовій карті (розглянемо на прикладі рублевих карт).

* Деякі організації роблять так. Коли працівники приносять до бухгалтерії звіти з доданими до них підтверджуючими документами, проводиться проведення за дебетом рахунку 71 та кредитом рахунку 57 «Переклади в дорозі». Коли з банку надходять щомісячні звіти за картками, оформляється проведення за дебетом рахунку 57 та кредитом рахунку 55.

Відбивати в обліку суми, за які працівник не прозвітував, треба так.

ОБМІН ДОСВІДОМ

Начальник відділу методології та внутрішнього аудиту ТОВ «ПРОДО Менеджмент»

Кошти, списані з банківського рахунку організації в результаті здійснення операції з використанням корпоративної банківської картки, вважаються виданими під звіт працівникові. Якщо він не подасть у строк, встановлений керівництвом організації, авансовий звіт із підтверджуючими документами, то треба зробити проведення по дебету рахунку 94 «Нестачі та втрати від псування цінностей» та кредиту рахунку 71.

Коли організація встановить провину та суму шкоди, заподіяної працівником, треба зробити проведення за дебетом рахунку 73 та кредитом рахунку 94.

Після того, як гроші будуть утримані із зарплати працівника або внесені ним готівкою до каси, це треба відобразити за кредитом рахунка 73 та дебетом рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» або рахунка 50 «Каса».

Операції по кредитній карті за рахунок власних коштів відображаються так само, як і операції з дебетової картки. А операції з використання кредитного ліміту та повернення грошей банку відображатимуться в такий спосіб.

Гроші банку збільшують платіжний ліміт картки. Проте кредит вважається одержаним лише після того, як компанія скористається ним. Тобто після того, як з картки будуть списані (готівкою або безготівково) гроші за рахунок кредитного ліміту. Тому немає необхідності відображати в обліку отримання кредиту (робити проведення за рахунком 66 «Розрахунки за короткостроковими кредитами та позиками») відразу після встановлення банком кредитного ліміту.

ПРАВИЛО 7. Якщо корпоративна картка - кредитна, з пільговим безвідсотковим періодом, то економію на відсотках рахувати не потрібно

Як правило, за кілька днів користування кредитними грошима, витраченими з такої картки, банк не бере жодних відсотків. Конкретні умови закріплюються у договорі із банком. У Податковому кодексі немає будь-яких правил оцінки матеріальної вигоди за безвідсотковими позиками. Тому навіть якщо така вигода в організації і є, з неї не треба платити податок на прибуток. Такої позиції дотримується Вищий арбітражний суд Постанова Президії ВАС від 03.08.2004 № 3009/04. Згоден з нею і Мінфін Лист Мінфіну від 18.04.2012 № 03-03-10/38.

Часто бухгалтери запитують, чи можна через корпоративну банківську картку переводити в готівку гроші для видачі зарплати працівникам. У принципі жодних обмежень для цього зараз немає. Головне – все правильно оформити:

• нехай працівник зніме гроші з картки, напише авансовий звіт та поверне до каси невитрачену суму;
• касир повинен виписати прибутковий ордер 0310001 п. 3.1 Положення, затв. ЦП 12.10.2011 № 373-П;
• у бухобліку на повернуті до каси гроші треба зробити проведення за дебетом рахунку 50 «Каса» та кредитом рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами».