Firemní bankovní karty se stále častěji používají při vypořádání s odpovědnými osobami. Tento způsob platby je vhodné použít k úhradě cestovních, pohostinských a obchodních výdajů organizace. Pomocí firemní karty může zaměstnanec platit za zboží a služby bankovním převodem a také přijímat hotovost na výdaje v bankomatech a bankách. Jaký typ firemních karet si vybrat, jak je vydávat a jak zaznamenávat transakce s nimi související, řekneme v článku.

Jaké jsou výhody používání firemní bankovní karty?

1) Zaměstnanec má nepřetržitý přístup k finančním prostředkům organizace.

2) Prostředky v rublech jsou automaticky převedeny na platební měnu při platbě za služby v zahraničí.

3) Sníží se tok dokumentů, zjednoduší se účetnictví a ušetří se čas.

Peníze se vydávají pod zprávou a obcházejí pokladnu. Účetní nemusí vypisovat šek a přijímat hotovost z banky. Není třeba nosit hotovost na pokladnu, odevzdávat ji zaměstnanci a vystavovat pokladní doklady. Není třeba provádět zápisy do pokladní knihy (rozhodnutí 7. odvolacího rozhodčího soudu ze dne 20. prosince 2012 N A03-6142 / 2012 a třetího odvolacího soudu ze dne 30. ledna 2013 N A33-15574 / 2012).

Zaměstnanec nemusí psát žádost o příjem peněz podle zprávy a schvalovat ji u manažera, jak vyžaduje odstavec 6.3 Postupu pro provádění hotovostních transakcí (schváleno pokynem Centrální banky Ruské federace ze dne 11.03. 2014 N 3210-U).

4) Zaměstnanec může obdržet zúčtovatelné prostředky, i když nenahlásil dříve přijatou částku.

Není nutné plnit požadavek článku 6.3 Postupu pro provádění hotovostních transakcí (schválený Pokynem Centrální banky Ruské federace ze dne 11. března 2014 N 3210-U), podle kterého je hotovost vydávána z pokladny za podmínky, že odpovědná osoba plně splatí dluh za dříve přijatou částku. V tomto případě se hotovostní transakce skutečně neprovádějí.

5) Při platbě firemní kartou nemusíte dodržovat limit platby v hotovosti.

Připomeňme, že v současné době je maximální výše hotovostního vypořádání v rámci jedné smlouvy 100 000 rublů (článek 6 směrnice Centrální banky Ruské federace ze dne 7.10.2013 N 3073-U). Toto omezení neplatí při placení výdajů firemní kartou, protože se bavíme o bezhotovostních platbách. V tomto případě si organizace může nastavit vlastní limit pro platby firemními kartami.

Je také důležité si uvědomit, že pokud účetní vybírá hotovost z karty prostřednictvím bankomatu a dále platí za zboží (práce, služby) jménem organizace, je povinna limit dodržet.

6) Výdaje vynaložené pomocí karty může zaměstnanec kontrolovat online.

7) Snižují se náklady a rizika spojená s příjmem, přepravou a skladováním hotovosti.

Jaké typy firemních karet existují?

Právnické osoby mohou pro své zaměstnance otevřít následující typy bankovních karet (Nařízení Ruské banky ze dne 24. prosince 2004 N 266-P „O vydávání platebních karet a operacích prováděných s jejich pomocí“):

- Debetní karta. Slouží k provádění transakcí jeho držitele (zaměstnance) v rámci limitu útraty – množství peněz, které má organizace na svém bankovním účtu. K takové kartě může být poskytnut kontokorent - úvěr poskytnutý bankou organizaci v případě nedostatku nebo absence peněz na jejím účtu;

- Kreditní karta. Slouží k provádění operací jeho držitelem (zaměstnancem) na úkor finančních prostředků poskytnutých bankou organizaci v rámci výdajového limitu v souladu s podmínkami úvěrové smlouvy.

Tyto i další firemní karty mohou být registrované a nepojmenované.

Jmenovky vystavené konkrétnímu zaměstnanci společnosti. Jeho jméno a příjmení je uvedeno na přední straně karty. Jiné osoby na něm nejsou oprávněny provádět operace.

Nepojmenované karty vydané společnosti. Neosobní firemní kartu může používat každá osoba ze schváleného seznamu účetních. V případě propuštění zaměstnance a přijetí nového účetního nebude nutné kartu znovu vydávat.

V praxi se nejčastěji používají debetní firemní karty. Mohou být propuštěni buď na speciální kartový účet nebo na běžný účet organizací.

Výhodou propojení firemních karet s běžným účtem je, že odpovědné osoby mají otevřený přístup k prostředkům organizace kdykoliv během dne. To je také nevýhoda takových karet z hlediska bezpečnosti prostředků na účtu. Přístup k nim však lze omezit nastavením limitu na karty.

Prostředky převedené na speciální kartový účet jsou odděleny od hlavních peněz organizace. Pro jeho doplnění je třeba převést prostředky z zúčtovacího účtu organizace. Dříve byla nevýhodou zřízení speciálního kartového účtu nutnost nahlásit tuto skutečnost finančnímu úřadu a mimorozpočtovým fondům. Ruší se však oznamovací povinnost o otevření (zrušení) bankovních účtů a odpovědnost za nepodání takových oznámení:

- od 01.05.2014 - pro zprávy Penzijnímu fondu Ruské federace a FSS (zákon ze dne 04.02.2014 N 59-FZ);

- od 5. 2. 2014 - pro zprávy na IFTS (zákon ze dne 4. 2. 2014 N 52-FZ).

Jak vydávat firemní bankovní karty?

Bankovní smlouva

Po provedení volby ve prospěch jakéhokoli typu firemních karet je s bankou uzavřena smlouva o jejich vydání a vedení. Vydávající banka stanoví podmínky pro vydávání firemních karet, seznam požadovaných dokumentů, poplatky za služby atd.

Banka zpravidla vyžaduje, aby byly ke smlouvě přiloženy následující dokumenty:

• seznam zaměstnanců organizace, kteří budou karty používat;
• žádosti zaměstnanců o vydání karty;
• plné moci od organizace zaměstnancům-držitelům karet;
• dokumenty potřebné k otevření běžného účtu rublové (měnové) karty atd.

Místní regulace

Pro lepší organizaci účetnictví a kontrolu nad výdaji organizace doporučujeme vypracovat interní dokument, který podrobně popisuje postup používání firemních bankovních karet. Zejména by měl obsahovat tato hlavní ustanovení:

Pozice	Komentář
Seznam výdajů a transakcí, které může zaměstnanec provést pomocí firemní karty	Je důležité, aby zaměstnanci věděli a rozuměli tomu, že firemní karty nelze použít k platbě za osobní nákupy. Firemní karty lze použít k úhradě výdajů souvisejících výhradně s činností organizace, jako jsou cesty, reprezentace, výdaje na domácnost.
Vypořádací limity pro firemní karty	Pro každou firemní kartu lze nastavit individuální limit útraty. Organizace může nastavit jak trvalé, tak dočasné limity. Při používání firemních karet si navíc můžete nastavit limity na různé kategorie útraty: výběry hotovosti, maximální výše jednorázového bezhotovostního výběru, operace v zahraničí atd.
Období, během kterého musí zaměstnanec vykazovat vynaložené prostředky pomocí firemní karty	Legislativa nestanoví žádný časový rámec pro poskytování hlášení pro případy bezhotovostních plateb. Lhůta stanovená v odst. 6.3 Pokynů Centrální banky Ruské federace ze dne 11.3.2014 N 3210-U pro poskytnutí předběžné zprávy se vztahuje pouze na případy příjmu hotovosti z pokladny organizace. Zaměstnanec tedy nemusí po každém nákupu zaplaceném firemní kartou předkládat zálohové hlášení. Můžete to dělat méně často. Období zvolené organizací je vhodné stanovit v místním zákoně.
Formulář předběžné zprávy	Pro předběžnou zprávu o používání podnikové karty mohou organizace použít jak jednotný formulář N AO-1, ​​tak nezávisle vyvinutý, který obsahuje všechny povinné údaje uvedené v článku 9 zákona ze dne 6.12.2011 N 402-FZ "O účetnictví". V prvním případě při vyplňování zálohové zprávy v řádku „Přijatá záloha“ uvede zaměstnanec částku, kterou z karty vybral. V něm zapíše částku, kterou utratil, zaplatí pomocí karty bankovním převodem, a stejnou částku zapíše do řádku „Utraceno“. Ve druhém případě lze za základ opět vzít formu N AO-1. V něm lze například řádek „Přijatá záloha“ nahradit řádky „Peníze přijaté z bankomatu firemní kartou“ a „Peníze z podnikové karty byly použity k bezhotovostním platbám“. Předběžnou zprávu o použití firemní karty můžete doplnit o následující údaje: – údaje o firemní kartě (celé jméno držitele, typ, číslo a doba platnosti); - zůstatek finančních prostředků na kartě v době, kdy byla přijata mj. a návrat; – informace o čerpání úvěrového limitu.
Seznam hlavních dokumentů potvrzujících výdaje	Výdaje kartou jsou potvrzovány složenkami za nákupy a terminálovými kontrolami, pokud zaměstnanec přijal hotovost prostřednictvím bankomatu (kartu doplnil v hotovosti). V druhém případě se na kontroly použije obvyklý primární doklad potvrzující výdaje (kontroly pokladen, účtenky BSO, nákladní listy, prodejní účtenky atd.).
Postup při vybírání finančních prostředků od zaměstnance v nepřítomnosti nebo nepředložení dokumentů potvrzujících zamýšlené použití podnikové karty včas	Peněžní prostředky použité z karty, o kterých držitel nepředložil zprávu nebo doklady ve stanovené lhůtě, jsou sraženy z jeho mzdy v souladu s pracovněprávními předpisy. Je třeba mít na paměti, že pokud zaměstnanec včas nepodá zprávu o vynaložení peněžních prostředků nebo nevrátí peněžní prostředky přijaté na základě zprávy, má podle finančních úřadů příjmy, ze kterých mu zaměstnavatel sráží osobní příjmy. daň. S tímto závěrem souhlasí i soudci (rozhodnutí prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu ze dne 05.03.2013 N 14376/12 a N 13510/12, FAS West Siberian ze dne 19.02.2014 N A45-25321 / AS 2012, ze dne 2012 FAS. .2014 N A19- 2278/2013).

S postupem žádosti a používání firemních karet schváleným organizací by měli být jejich držitelé pod podpisem seznámeni.

Lze se obejít bez vypracování vnitřního předpisu o postupu při používání firemních karet jako samostatného dokumentu. Ale pak by takový příkaz měl být předepsán v jiných místních předpisech. Například v předpisech o postupu při náhradě cestovních výdajů, vydávání zúčtovatelných peněžních prostředků, předkládání zálohových hlášení o cestovních a služebních výdajích a také o výdajích na reprezentaci.

Příkaz vymezující okruh zaměstnanců, kteří jsou oprávněni používat firemní karty

Pokud organizace otevře nepojmenované karty, jejich převod na zaměstnance se provádí na základě příkazu vedoucího. V případě propuštění zaměstnance je přijat nový účetní, bance bude muset být předložen aktualizovaný příkaz.

Smlouva o plné odpovědnosti

Se zaměstnanci, kteří jsou držiteli firemních karet organizace, je vhodné uzavřít dohody o plné odpovědnosti, ve kterých je popsána nepřípustnost sdělování informací o PIN kódu karty třetím osobám, odpovědnost za porušení stanoveného postupu pro její použití a postup při náhradě škody. V tomto případě bude mít organizace právo požadovat od zaměstnance odpovědného za nedostatek finančních prostředků na kartě náhradu za skutečnou škodu (článek 242 zákoníku práce Ruské federace).

Zároveň je třeba mít na paměti, že zaměstnavatel není oprávněn uzavírat dohody o plné odpovědnosti se zaměstnanci, jejichž postavení nebo konkrétní jím svěřená práce nejsou upraveny ve zvláštním seznamu schváleném vyhláškou Ministerstva práce ze dne 31. prosince 2002 N 85 (článek 244 zákoníku práce Ruské federace, dopis Rostrud ze dne 19. října 2006 N 1746-6-1). Odpovědnost těchto zaměstnanců vůči zaměstnavateli v případě nedostatku finančních prostředků na firemní kartě je stanovena v rámci průměrného měsíčního výdělku (článek 241 zákoníku práce Ruské federace).

Kniha evidence vydaných firemních karet

Doporučujeme evidovat vydání a vrácení firemních karet do speciální knihy pro evidenci vydaných firemních karet. Alternativou k takové knize může být akt přijetí a převodu karty. Organizace si mohou vytvořit formy těchto dokumentů samy (s přihlédnutím k podrobnostem požadovaným pro primární dokumenty).

Výpis z knihy evidence vydaných firemních karet nebo úkon převzetí a převodu karty

Jméno zaměstnance a jeho pozice	Údaje o kartě (název banky, číslo karty, datum vypršení platnosti, typ karty)	Zůstatek prostředků na kartě	Úvěrový limit	Podpis potvrzující skutečnost, že zaměstnanci byla předána obálka s PIN kódem
Ivanov I.I.	1111111111111111	1000,00 RUB	50 000,00 RUB	Ivanov

Většina platebních karet má CCV kód – kód požadovaný při platbě přes internet (uveden na zadní straně karty). Aby se předešlo podvodným jednáním, je vhodné je neuvádět při převzetí a převodu karty.

Jak vést účetnictví firemních karet?

Podkladem pro účtování částek transakcí provedených firemními kartami je evidence plateb vydávaná bankou nebo elektronický deník. Prostředky za transakce kartou jsou obvykle odepsány nebo připsány nejpozději následující pracovní den po dni, kdy banka obdrží registr plateb nebo elektronický deník z jednoho zúčtovacího centra. Poté mohou být takové dokumenty převedeny na organizaci.

Pohyb peněžních prostředků na bankovních kartách lze promítnout pomocí účtu 55 „Zvláštní účty v bankách“ s přidělením samostatného podúčtu, např. „Firemní karty“ (Pokyny k aplikaci Účtového rozvrhu, schválené nařízením Ministerstva financí ze dne 31. října 2000 N 94n).

Při budování analytického účetnictví pro tento podúčet je nutné vycházet z podmínek používání firemních karet:

• Pokud je na kartovém účtu nastaven minimální zůstatek, je vhodné zřídit si podúčty v pořadí „Minimální zůstatek“, „Platební limit“.
• Pokud je otevřeno několik kartových účtů (pro každou firemní kartu), pak se v analýze otevře podúčet pro každý účet (pro každého držitele karty).
• Pokud je k jednomu kartovému účtu vydáno více firemních karet různých zaměstnanců, kteří jsou oprávněni provádět platby v rámci obecného platebního limitu, je nutné vést analytickou evidenci v kontextu držitelů karet.
• Podúčty druhého řádu podúčtu „Speciální kartový účet v bance“ je možné zakládat v rámci výdajů na domácnost, cestovné a reprezentaci v závislosti na organizačních, ekonomických a jiných charakteristikách organizace, jako také za účelem sblížení účetnictví a manažerského účetnictví.

Účetní zápisy, které odrážejí transakce pomocí firemní bankovní karty, závisí na typu karty.

Debetní karta

Blok účetních zápisů pro debetní firemní kartu

Debetní

Kredit

Úkon

<О приостановлении операций по счету>

Rozhodnutí finančních úřadů o pozastavení provozu na firemním účtu se vztahuje i na firemní karty, které se k tomuto účtu vztahují. Tento závěr byl poprvé učiněn Ministerstvem financí Ruska v dopise ze dne 07.06.12 č. 03-02-07 / 1-135 (odpověď na soukromou žádost).

Jak zablokovat kartu

Banka, která obdržela rozhodnutí inspektorátu o zablokování účtu, pozastaví veškeré výdaje na tomto účtu (článek 1, článek 76 daňového řádu). Jak vysvětlilo ministerstvo financí, u firemních karet nejsou žádné výjimky. A to znamená, že jakmile do banky přijde daňové rozhodnutí, zablokuje účet i kartu. Firemní karta je totiž vázána na bankovní účet.

Po zablokování nebudou možné debetní transakce na kartě, nebude již možné platit ani vybírat hotovost prostřednictvím bankomatu. Nevybírejte hotovost z bankomatu ani nepřevádějte prostředky z karty na jiný účet.

Zmrazené operace

Potíže nastávají v situacích, kdy banka po zablokování obdrží informace o výdajích na kartu. Banka totiž v okamžiku platby nebo výběru hotovosti prostřednictvím bankomatu peníze z karty nestrhává, ale pouze zmrazí na účtu. To znamená, že je společnost nemůže použít, ale ve skutečnosti peníze z účtu neodcházejí. Po nějaké době banka obdrží registr transakcí z platebního systému (Visa, MasterCard). Právě podle tohoto registru banka posílá peníze organizacím, kde platili kartou. To znamená, že mezi platbou kartou a skutečným odepsáním peněz může uplynout několik měsíců. Během tohoto období může daň zablokovat účet.

Ministerstvo financí v komentovaném dopise uvedlo, že v době blokace není banka oprávněna převádět peníze, přestože platba kartou byla provedena před pozastavením provozu. Neznamená to však, že by společnost musela znovu platit nebo že je platba kartou zrušena. Dotazované banky nám potvrdily, že banka nevrací zmrazené částky na účet společnosti, ale platbu provede, jakmile finanční úřady účet odblokují.

Společnost má zase právo zaevidovat nákup firemní kartou v den platby a uznat výdaje pro účely daně ze zisku. Jako potvrzení o nákladech bude mít společnost účtenku od terminálu, přes který byla platba kartou provedena. Skutečné odepsání peněz z účtu v tomto případě nehraje roli. Potvrdili nám to odborníci z ruského ministerstva financí.

Účty budou blokovány pouze online.

Rozhodnutí o zablokování účtů od 1. srpna bude pouze elektronické. Tato změna má své klady i zápory. Na jedné straně rozhodnutí dorazí bankám do jednoho dne. Na druhou stranu jsou firmy ochuzeny o možnost osobního vyzvednutí rozhodnutí zmocněncem banky (blíže viz níže). "UNP"č. 25, 2012, str. 4 „Byly provedeny nové úpravy Kodexu týkající se zápočtu, refundace, blokace a zůstatku“).

Firemní karta - její účtování je spojeno s některými nuancemi, které vyvolávají otázky mezi účetními, kteří se s tímto finančním nástrojem setkávají poprvé. V tomto článku uvedeme odpovědi na často kladené otázky, které se objevují při používání firemních karet.

Jakou kartu je lepší mít - debetní nebo kreditní?

Pro firemní účely je možné vydávat různé typy bankovních karet:

• pouze debetní (karta bude doplněna finančními prostředky, než budou moci být utraceny);
• kredit (finanční prostředky na kartě poskytuje banka v rámci limitu);
• debet s kontokorentem (je zde možnost utratit prostředky nad rámec debetního zůstatku - zpravidla také omezeně).

Jakou kartu zvolit, závisí na tom, pro jaké účely je vydána, a také na určité míře důvěry v zaměstnance, který ji bude používat. Pokud například manažer vystaví kartu pro použití na služebních cestách, včetně zahraničních, je vhodné zajistit možnost utrácet prostředky na úvěr nebo kontokorent (možné se hodit peníze „navíc“). Pokud je karta vydávána obchodnímu manažerovi na pravidelné drobné nákupy v rámci rozpočtu, může být nejlepší volbou debetní karta s pevným měsíčním dobíjením.

POZNÁMKA! Je-li na kreditní kartě stanovena doba bezúročného čerpání úvěrových prostředků, není třeba ekonomický prospěch z takového použití pro daňové účely počítat (viz dopis Ministerstva financí ze dne 18. 4. 2012 č. 03-03 -10/38).

Jak vydat kartu zaměstnanci v účetnictví?

Samotná karta je majetkem banky, která ji vydala. Skutečnost vydání karty zaměstnanci se proto neodráží v účetních účtech podniku, pro který byla vydána. Podnik může vést evidenci těchto karet ve zvláštním deníku nebo vytvořit seznam plných mocí vystavených zaměstnancům k převzetí karty od banky. Pokud je potřeba potvrdit převzetí karet zaměstnanci, lze si od banky vyžádat doklad (například registr pro vydávání karet).

Jak by měly být kartové transakce regulovány?

Pokud jsou v organizaci používány firemní karty, je vhodné schválit postup používání karet a podávání zpráv o vynaložených prostředcích místním regulačním zákonem.

Takové nařízení také pomůže v případech:

• Vypořádání případných reklamací finančních úřadů na postup promítání prostředků vynaložených na firemní karty do účetnictví. Pokud například vnitřní předpisy nestanoví jasný postup pro hlášení zaměstnanců o prostředcích vybíraných z karty prostřednictvím bankomatu, mohou se finanční úřady domnívat, že v tomto případě by všechny částky vybrané z karty měly být převedeny přes pokladnu. organizace (přijato dle PKO a ihned sestavit hotovostní vyúčtování k vydání pod hlášením). Takové tvrzení je samozřejmě založeno na dost slabých základech, protože ve skutečnosti se peníze nedostaly do pokladny podniku. Aby se však takovým nuancím zabránilo, je lepší zaregistrovat všechny možnosti utrácení prostředků z karty a zprávy o nich ve vnitřních předpisech.
• Uplatňování nároků na zaměstnance v případě zneužití prostředků na kartě nebo zjištění nedostatku a zneužití. Při správném provedení vnitřních předpisů bude možné provinilému zaměstnanci nejen zadržet ztráty ze zneužití finančních prostředků ze mzdy, ale také vůči zaměstnanci uplatnit disciplinární postih podle čl. 192 a část 1 Čl. 81 zákoníku práce Ruské federace (za porušení ustanovení o kázni v organizaci).

Musím údaje o firemních kartách předkládat finančnímu úřadu?

Zákon č. 52-FZ ze dne 2. dubna 2014 „O změnách…“ účinný od května 2014 zrušil povinnost daňových poplatníků předkládat finančním úřadům informace o zřízení (uzavření) bankovních účtů.

Jak je uvedeno výše, samotné vydávání bankovních karet se vztahuje také na operace vydávající banky, nikoli podniku.

Není tedy nutné sdělovat finančnímu úřadu, že jste vydali firemní kartu.

Jak zaměstnanec zaúčtuje vynaložené prostředky z karty?

Peníze na kartě patří společnosti a jsou jí k dispozici. Ohlašovací povinnost tedy zaměstnanci vzniká až ve chvíli, kdy platil kartou nebo vybíral hotovost z bankomatu.

Obecně platí, že finanční prostředky použité zaměstnancem z podnikové karty jsou považovány za zúčtovatelné částky. Proto je pro ně postup hlášení podobný. Zaměstnanec by měl:

• Připravte si předem zprávu o vynaložených částkách. Můžete to udělat pomocí standardního formuláře AO-1, ​​ale můžete použít i formulář schválený v rámci organizace (např. interní předpisy pro používání firemních karet mohou obsahovat i speciální formulář hlášení).

Veškeré detaily přípravy zálohové zprávy, kdy jsou výdaje hrazeny firemní bankovní kartou, jsou uvedeny v řešení Ready od ConsultantPlus.

• Ke zprávě připojte podpůrné dokumenty: kontroly KKM, faktury, úkony atd.
• Předložit hlášení účetnímu oddělení podniku způsobem a ve lhůtách stanovených předpisem o používání podnikových karet.

POZNÁMKA! Banky pravidelně (obvykle měsíčně) sestavují a zasílají zákazníkům výpisy o svých kartových produktech. Hlášení zaměstnanců používajících karty se tak dají celkem snadno kontrolovat z hlediska bezhotovostních plateb a výběrů z bankomatů.

Je možné zadržet zaměstnanci náhradu škody za vynaložení finančních prostředků na jiné účely?

Ano můžeš. Za určitých podmínek:

• výši škody lze posoudit;
• je prokázáno zavinění zaměstnance na škodě (například nákup zboží pro osobní potřebu je potvrzen výpisem z účtu na osobní kartě a kopiemi platebních dokladů prodávajícího);
• byl vydán příkaz (příkaz) vedoucího podniku zadržet částku škody z platu zaměstnance nejpozději do 1 měsíce od okamžiku, kdy byla zjištěna škoda a vina (článek 137 zákoníku práce Ruské federace );
• výše provedené srážky odpovídá normám stanoveným v Čl. 138 zákoníku práce Ruské federace;
• zaměstnanec nezpochybňuje odpočet (článek 137 zákoníku práce Ruské federace).

Zjistěte více o srážkách ze mzdy .

Jaké jsou typické účtování transakcí s firemními kartami?

V účetnictví se karetní transakce promítají na účtech 55 „Zvláštní účty v bankách“ a 71 „Zúčtování s odpovědnými osobami“. Typické operace jsou uvedeny v tabulce:

			Poznámka
		Doplnění firemní karty	Účet 55 je veden v analytice pro každý kartový účet
		Využití bankovního úvěru	Pro kreditní kartu a kontokorent
		Odečtená platba za služby nebo bankovní provize na kartě
		Zaměstnanec uhradil výdaje bankovním převodem. Zaměstnanec obdržel hotovost kartou	Účtování se provádí, pokud má účetní oddělení prostředky pro operativní kontrolu pohybů na kartě, například internetové bankovnictví
25, 26, 44, 60, 76		Zpráva zaměstnance o vynaložených částkách se odráží	Zaúčtování se provádí dnem přijetí zprávy
		Promítá se skutečnost, že zaměstnanec použil kartu k úhradě výdajů	Pokud neexistuje žádná provozní kontrola. Informace, že prostředky na kartě byly vynaloženy na tyto výdaje, pocházely od zaměstnance (zobrazeno ve zprávě)
		Odráželo použití prostředků na kartě podle zprávy banky a zprávy zaměstnance	Ke dni obdržení zprávy banky
		Naběhlé úroky z úvěrů	Pro kreditní karty a kontokorent
		Půjčka z kreditní karty splacena	Obvykle ve výši povinné platby kartou předložené bankou

Přečtěte si o typech podvodů spojených s bankovními kartami v článku. « Podvody pomocí platebních bankovních karet » .

Výsledek

Účtování firemních karet probíhá podle obecných pravidel. Zároveň jsou pro účetní účely kartové účty zřízené u bank klasifikovány jako zvláštní bankovní účty a prostředky vynaložené zaměstnanci z karet jsou klasifikovány jako zúčtovatelné částky. Postup při používání karet je doporučeno schválit samostatným interním dokumentem, ve kterém jsou zaznamenány všechny aspekty jejich používání, přičemž pozornost je třeba věnovat zejména postupu při vykazování vynaložených prostředků.

LOS ANGELES. Elina, ekonom-účetní

7 pravidel pro firemní kartu

Jak zohlednit pohyb peněz na bankovní kartě a jejich útratu zaměstnancem

Texty dopisů ministerstva financí a federální daňové služby uvedené v článku naleznete: sekce „Finanční a personální konzultace“ systému ConsultantPlus

Firemní bankovní karta je dobrým východiskem, pokud zaměstnanci potřebují něco platit sami. Peníze na účtu patří organizaci, ale karta je vydána na konkrétního pracovníka bod 1.5 předpisů, schváleno. Centrální banka ze dne 24. prosince 2004 č. 266-P (dále - nařízení č. 266-P). Řekneme si o pravidlech používání firemní karty a účtování operací s ní souvisejících.

PRAVIDLO 1. O kartovém účtu musí být informovány daňové a mimorozpočtové prostředky

Pro podnikovou kartu je otevřen samostatný bankovní účet odst. 2 Čl. 11 Daňový řád Ruské federace. Tento účet (jak jeho otevření, tak jeho uzavření) musí být nahlášen IFTS, FIU a FSS v místě organizace.

Formulář pro hlášení o otevření účtu doporučený FIU lze nalézt na adrese: webové stránky PFR→ Zaměstnavatelé → Placení pojistného a podávání přehledů → Hlášení a postup jeho podávání → Doporučené vzory dokumentů

Toto musí být provedeno do 7 pracovních dnů od data otevření takového účtu. odst. 2 Čl. 23 odst. 6 Čl. 6.1 Daňový řád Ruské federace; str. 1 h. 3 čl. 28, část 6 Čl. 4 zákona č. 212-FZ ze dne 24. července 2009 (dále - zákon č. 212-FZ); Usnesení prezidia Nejvyššího rozhodčího soudu ze dne 21.09.2010 č. j. 2942/10. Chcete-li to provést, zašlete:

• finančnímu úřadu - zpráva ve tvaru č. C-09-1 schválený Vyhláška Federální daňové služby č. ММВ-7-6/362@ ze dne 9. června 2011. Při vyplňování tohoto formuláře informujte o založení bankovního účtu, nikoli o vzniku práv k používání firemního elektronického platebního prostředku (CESP). Koneckonců, KESP a firemní bankovní karta nejsou totéž.

Zprávy

1 - o otevření účtu 2 - o uzavření účtu 3 - o vzniku práva užívat KESP 4 - o zániku práva užívat KESP

Při hlášení inspektorátu o otevření bankovního účtu pro použití firemní bankovní karty musíte v těchto buňkách formuláře č. C-09-1 uvést „1“

1 - v bance 2 - v orgánu federálního ministerstva financí (jiného orgánu, který otevírá a vede osobní účty)

• v FSS - zpráva podle jím doporučeného formuláře Dopis FSS ze dne 28. prosince 2009 č. 02-10/05-13656;
• na FIU - zpráva v doporučené podobě, kterou naleznete na webových stránkách Fondu.

Mimochodem, k jednomu kartovému účtu lze vydat několik karet - hlavní a doplňkový bod 2.1 předpisu č. 266-P. Ke stejnému účtu lze navíc vydávat karty pro různé zaměstnance vaší organizace. Výdej každé z doplňkových karet není nutné hlásit kontrole a fondům.

PRAVIDLO 2. Vydání podnikové karty se nepromítá do účetních účtů

Samotná karta patří bance, takže se v účetnictví nepromítá. Pokud je bankovní karta registrovaná a v bance ji obdrží sám zaměstnanec, pak není nutné vést evidenci bankovních firemních karet. I když někdy musí účetní vyplnit plnou moc pro konkrétního zaměstnance, aby obdržel firemní kartu v bance (vzor plné moci zpravidla poskytuje sama banka).

O tom, kterému pracovníkovi byly karty vydány, může banka vaši organizaci informovat v registru pro vydávání mezinárodních firemních karet nebo v jiném dokumentu (záleží na systému správy dokumentů přijatém bankou a na podmínkách uvedených v dohodě s ní).

PRAVIDLO 3. Peníze přijaté zaměstnancem prostřednictvím bankomatu není nutné převádět přes pokladnu

Účetní si v poslední době stěžují, že jim inspektoři při kontrolách uvádějí poznámky: v pokladní knize nejsou zahrnuty operace při výběru peněz z bankovní karty zaměstnanci. Údajně v den jejich výběru musí být tyto peníze evidovány jako přijaté na pokladně a okamžitě - jako vystavené proti hlášení. Pokud takové peníze neprošly pokladnou, je organizace pokutována za nezaúčtování hotovosti do pokladny a Umění. 15.1 Správní řád Ruské federace.

Názor čtenáře

„Když jsme poprvé otevírali bankovní firemní kartu, obávali jsme se, že budou potíže s výpočtem hotovostního zůstatku. Koneckonců zavíráme v 18:00 a zaměstnanec si může vybrat hotovost z bankomatu i pozdě v noci. Ukázalo se ale, že tyto peníze na pokladně není vůbec potřeba utratit.

Zuhra,
Ufa

Je však zřejmé, že peníze se fyzicky „do pokladny nedostaly“. Účetní oddělení je tedy nemůže ani aktivovat, ani je vydávat pod sestavou. Proto by se takové transakce neměly odrážet v pokladní knize. A právě takový postoj podporují i ​​soudy, které finančním úřadům odmítají vybírat pokuty od organizací vyhláška 7 AAVŠ ze dne 20. prosince 2012 č. A03-6142 / 2012; 3 ААС ze dne 30.01.2013 č. А33-15574/2012.

Z toho také vyplývá, že k penězům vybraným z karty v hotovosti není třeba přihlížet při výpočtu zůstatku hotovosti na konci dne.

PRAVIDLO 4. Zaměstnanec musí hlásit peníze z "karty".

Zaměstnanec, na jehož jméno je karta vydána, s ní může platit za nákupy nebo vybírat hotovost prostřednictvím bankomatu bod 2.5 předpisu č. 266-P. Peníze, které jsou na firemním bankovním kartovém účtu, jsou peníze, které zaměstnanec ještě neobdržel a které ještě nijak nepoužil. Zaměstnanec se za ně bude muset hlásit až ve chvíli, kdy buď vybírá hotovost z karty, nebo kartou něco platí.

Peníze přijaté z bankomatu v podstatě jako peníze poskytnuté zaměstnanci na účet. Koneckonců, v první řadě jsou to peníze organizace. Po každém nákupu by samozřejmě zaměstnanec neměl hned běžet do účtárny a psát protokol. Stačí to udělat jednou za pár dní - objednávka musí být schválena vedoucím organizace. Částka, kterou může zaměstnanec utratit, je omezena zůstatkem peněz na firemní kartě (pokud samozřejmě není na kartě nastaven úvěrový limit a není zajištěna možnost přečerpání). Kontaktováním banky může organizace nastavit další omezení pro každou z karet.

DISKUTUJEME S MANAŽEREM

Na kontrolovat utrácení peněz společnosti, je lepší vydat příkaz o pravidlech používání firemních bankovních karet. Je důležité stanovit lhůtu, ve které je zaměstnanec povinen hlásit peníze vynaložené pomocí karty nebo z ní vybrané.

Zaměstnanec může vypracovat zprávu buď v jednotném formuláři č. AO-1, ​​nebo ve formě nezávisle vyvinuté vaší organizací. Například místo řádku „přijatá záloha z pokladny“ můžete uvést řádky „peníze přijaté z bankomatu firemní kartou“ a „pro bezhotovostní platby byly použity peníze z podnikové karty“.

Existuje názor, že když zaměstnanec koupil něco pro společnost, zaplacením kartou bezhotovostně, není nutné předem připravovat úplnou zprávu. Zaměstnanec musí nepochybně stále předkládat podklady účetnímu oddělení a lhůty by měly být také upraveny vedením vaší organizace (například ve stejném pořadí). Teprve nyní může zaměstnanec tyto dokumenty (kontroly ČKP, nákladní listy, účtenky) připojit k poznámce.

Musím ale říci, že většina účetních je zvyklá spíše na to, když jsou všechny výkazy vypracovány ve formuláři č. AO-1. Název „předběžné hlášení“ navíc pomůže vyhnout se sporům s kontrolory při kontrole správnosti výpočtu daně z příjmu. Vždyť datum schválení zálohové zprávy o vynaložených penězích zaměstnance x sub. 5 s. 7 čl. 272 Daňový řád Ruské federace.

Banka zpravidla jednou měsíčně poskytuje organizaci zprávu o každé firemní kartě. Po jeho obdržení můžete zkontrolovat úplnost předběžných zpráv zaměstnanců. Nejjednodušší způsob je pro ty organizace, které mají připojenou internetovou banku.

PRAVIDLO 5. Pokud zaměstnanec nezaúčtoval peníze z „karty“, mohou mu být sraženy z platu

Pokud zaměstnanec nepředložil doklady odůvodňující výdaje peněz odepsaných z karty ve lhůtě stanovené ve vaší organizaci, může je na příkaz vedení účetní oddělení zadržet z platu zaměstnance. Totéž lze udělat, pokud zaměstnanec utratil peníze na jiné účely, například na některé své osobní účely a články 238, 241 zákoníku práce Ruské federace.

VAROVÁNÍ ZAMĚSTNANCE

Nikomu nemůžete sdělit PIN kód bankovní karty. A pokud byla odcizena nebo ztracena, měli byste co nejdříve zavolat do banky, která kartu vydala, a zablokovat ji.

Vezměte však prosím na vědomí, že jedna objednávka řízení pro takové pozastavení nestačí. Je nutné prokázat výši škody a zavinění zaměstnance. Výši škody způsobené organizaci lze vymáhat po zaměstnanci příkazem vedoucího, pokud a články 238, , 246, 247, 248 zákoníku práce Ruské federace:

• takový příkaz je učiněn nejpozději do 1 měsíce ode dne, kdy organizace zjistí výši škody způsobené zaměstnancem;
• výše škody nepřesahuje průměrný měsíční výdělek zaměstnance.

Pokud není splněna alespoň jedna z těchto podmínek, je srážka ze mzdy zaměstnance nezákonná.

Z AUTENTICKÝCH ZDROJŮ

Zástupce vedoucího federální služby pro práci a zaměstnanost

“ Odpovědnost za utrácení prostředků na firemní bankovní kartu v rámci stanovených limitů útraty nese držitel takové karty (tj. zaměstnanec, na jehož jméno je vydána).

Pokud neexistují dokumenty potvrzující zamýšlené použití firemní bankovní karty, je částka použitá pro jiné účely vymáhána od vinného zaměstnance v souladu s články 238, 241 a 248 zákoníku práce Ruské federace. To znamená, že potřebujete:

• prokázat, že škoda způsobená organizaci byla výsledkem vinného jednání zaměstnance;
• určit výši této škody;
• dodržovat postup při vymáhání takové škody stanovený zákoníkem práce. Zejména to znamená, že na příkaz zaměstnavatele po něm může být vymáhána škoda pouze v mezích průměrného měsíčního výdělku.

VAROVÁNÍ VEDOUCÍHO

Je to možné zaměstnanec využívá peníze z firemní karty k jiným účelům. Pro ochranu firmy je lepší omezit možnost použití peněz na kartě na určitou hranici. Pokud je takový limit nižší než průměrný měsíční výdělek zaměstnance, bude snazší od něj peníze použité na jiné účely vymáhat.

Upozorňujeme, že ne vždy je možné vymáhat po zaměstnanci výši jím způsobené škody jednorázově, i když její výše nepřesahuje průměrný měsíční výdělek zaměstnance - držitele karty. V tomto případě totiž celková částka všech srážek za každou výplatu mzdy nemůže přesáhnout 20 %. Umění. 138 zákoníku práce Ruské federace. Maximální výše srážek se navíc musí vypočítat z částky, která zůstane po sražení daně z příjmu fyzických osob Dopis Ministerstva zdravotnictví a sociálního rozvoje ze dne 16. listopadu 2011 č. 22-2-4852.

Je pravda, že i zaměstnanec může dobrovolně nahradit škodu jemu způsobenou, a to i v případě, že výše této škody je vyšší než jeho průměrný měsíční výdělek.

Pokud je zaměstnanec proti tomu, aby mu bylo něco sraženo z platu, tyto peníze ještě nebyly pro vaši organizaci ztraceny. Můžete se obrátit na soud.

PRAVIDLO 6. Prostřednictvím účtu 71 se provádějí nepeněžní výdaje zaměstnance a výběry hotovosti

Položky, které by měly odrážet transakce pomocí firemní bankovní karty, závisí na typu této karty. Stává se jí:

• <или>debetní - když jsou debety z karty obecně možné pouze v rámci limitů dostupných prostředků na kartě;
• <или>kredit - kdy můžete utratit jak peníze organizace na kartě, tak i peníze banky poskytnuté v rámci schváleného úvěrového limitu.

V obou případech je však odepsání peněz z karty, ke kterému dochází z podnětu zaměstnance (jejího držitele), obvyklejší prostřednictvím účtu 71 „Vyrovnání s odpovědnými osobami“. Auditoři souhlasí.

VÝMĚNA ZKUŠENOSTÍ

Generální ředitel auditorské společnosti Vector Development LLC

„Vynakládání prostředků zaměstnancem z podnikové bankovní karty není výslovně stanoveno regulačními dokumenty (včetně Účtové osnovy), ale z ekonomického hlediska se jedná o zúčtovatelné prostředky. Organizace proto v praxi používají účet 71 „Zúčtování s odpovědnými osobami“. Je velmi důležité, aby se o tyto peníze hlásil ten, kdo prováděl platby bankovní kartou nebo z ní vybíral hotovost.

Dokud zaměstnanec nepředloží zálohové hlášení, bude mít debetní zůstatek na účtu 71. Nezáleží na tom, jak byly prostředky z karty vynaloženy - platbou v obchodech nebo výběrem hotovosti.

Účet 73 „Zúčtování s personálem za ostatní operace“ je méně logický pro zohlednění výdajů z podnikové bankovní karty. Jeho sémantické zatížení je přece jen poněkud odlišné - zpravidla odráží jednorázové operace, které se liší od pravidelného vynakládání finančních prostředků v rámci služebních povinností zaměstnanců (půjčky zaměstnancům, náhrady hmotných škod, nákup poukázek , atd.) " .

Zde jsou účtování operací na debetní kartě (uvažujeme příklad rublových karet).

Obsah operace	Dt	ct
V den doplnění kartového účtu
Peníze převedeny z běžného účtu na kartu		51 "Zúčtovací účty"
Ke dni odepsání provize bankou
Bankovní provize stržená z kartového účtu se účtuje jako ostatní výdaje	91-2 "Ostatní výdaje"	55, podúčet "Kartový účet"
V daňovém účetnictví se bankovní provize zohledňuje jako neprovozní náklady. sub. 15 str. 1 čl. 265 Daňový řád Ruské federace
Ke dni použití karty zaměstnancem (pokud má organizace okamžitý přístup k údajům o pohybu peněz na účtech) *
Karta sloužila k platbě za zboží, práce, služby zakoupené zaměstnancem		55, podúčet "Kartový účet"
Hotovost stažená z karty zaměstnancem
K datu zaměstnanec hlásí utracené částky
Zaměstnanec se hlásil za hotovost staženou z karty a vynaloženou na potřeby organizace, případně za bezhotovostní výdaje	26 „Všeobecné náklady“ (60 „Vyrovnání s dodavateli nebo dodavateli“, 10 „Materiál“, 44 „Prodejní náklady“ atd.)	71 "Vyrovnání s odpovědnými osobami"
	19 "DPH z nabytých cenností"

* Některé organizace tak činí. Když zaměstnanci přinesou do účtárny výkazy s přiloženými podklady, provede se zaúčtování na vrub účtu 71 a ve prospěch účtu 57 „Převody na cestě“. Když z banky přicházejí měsíční zprávy o kartách, provádí se zaúčtování na vrub účtu 57 a ve prospěch účtu 55.

Promítněte v účetnictví částky, ke kterým zaměstnanec nenahlásil, je to nutné takto.

VÝMĚNA ZKUŠENOSTÍ

Vedoucí oddělení metodiky a interního auditu, PRODO Management LLC

“ Prostředky odepsané z bankovního účtu organizace v důsledku transakce pomocí firemní bankovní karty se považují za vydané proti zprávě zaměstnance. Pokud nepředloží zálohové hlášení s podklady ve lhůtě stanovené vedením organizace, je nutné provést zápis na vrub účtu 94 „Manka a ztráty z poškození cenností“ a účtu 71 dobropis.

Když organizace zjistí zavinění a výši škody způsobené zaměstnancem, je nutné provést zaúčtování na vrub účtu 73 a ve prospěch účtu 94.

Po stržení peněz ze mzdy zaměstnance nebo vyplacení v hotovosti do pokladny se to musí projevit ve prospěch účtu 73 a vrub účtu 70 „Zúčtování s personálem za mzdy“ nebo účtu 50 „Pokladna“ .

Transakce kreditní kartou na vlastní náklady jsou řešeny stejně jako transakce debetní kartou. A operace na využití úvěrového limitu a vrácení peněz bance se projeví následovně.

Bankovní peníze zvyšují platební limit karty. Půjčka se však považuje za přijatou až poté, co ji společnost využije. Tedy po odepsání peněz z karty (v hotovosti nebo bankovním převodem) na úkor úvěrového limitu. Není tedy potřeba evidovat přijetí úvěru (provádět zaúčtování na účet 66 „Zúčtování krátkodobých úvěrů a půjček“) ihned po stanovení úvěrového limitu bankou.

Obsah operace	Dt	ct
Ke dni odepsání prostředků z karty na úkor úvěrového limitu z podnětu zaměstnance
Z karty byly odepsány peníze, které zaměstnanec použil na nákup zboží, prací, služeb	71 "Vyrovnání s odpovědnými osobami"	55 "Speciální bankovní účty", podúčet "Kartový účet"
	55, podúčet "Kartový účet"
Ke dni banka odepisuje provizi z důvodu úvěrového limitu
Bankovní provize byla stržena z kartového účtu z důvodu úvěrového limitu	91-2 "Ostatní výdaje"	55, podúčet "Kartový účet"
	55, podúčet "Kartový účet"	66 "Vypořádání krátkodobých úvěrů a půjček"
K datu doplnění kreditní karty a splacení vyčerpaného kreditu
Peníze byly převedeny z běžného účtu na kartový účet na úhradu dluhu na vyčerpaném úvěrovém limitu	55, podúčet "Kartový účet"	51 "Zúčtovací účty"
	66 "Vypořádání krátkodobých úvěrů a půjček"	55, podúčet "Kartový účet"
K datu si banka účtuje úrok z úvěru
Naběhlý úrok z bankovního úvěru	91-2 "Ostatní výdaje"	66 "Vypořádání krátkodobých úvěrů a půjček"
V daňovém účetnictví se úroky z dluhových závazků jakéhokoli druhu vykazují jako neprovozní náklady a sub. 2 str. 1 čl. 265 Daňový řád Ruské federace. V rámci norem se s nimi ale počítá Umění. 269 ​​odst. 8 Čl. 270 Daňový řád Ruské federace. Pokud je částka úroků, kterou lze zohlednit v daňovém účetnictví, nižší než jejich časově rozlišená částka a organizace musí uplatnit RAS 18/02, pak je nutné promítnout trvalou daňovou povinnost (účet 99 debet - účet 68 dobropis)

PRAVIDLO 7. Pokud je firemní karta kreditní kartou s dobou odkladu bez úroků, není třeba počítat úspory na úrocích

Za několik dní používání kreditních peněz utracených z takové karty banka zpravidla neúčtuje žádné úroky. Konkrétní podmínky jsou stanoveny ve smlouvě s bankou. Daňový řád neobsahuje žádná pravidla pro posuzování věcných výhod z bezúročných půjček. I když tedy organizace takový benefit má, nemusí platit daň z příjmu. Toto je stanovisko Nejvyššího rozhodčího soudu. Usnesení předsednictva Nejvyššího rozhodčího soudu ze dne 3. 8. 2004 č. 3009/04. Souhlasím s ní i s ministerstvem financí Dopis Ministerstva financí ze dne 18. dubna 2012 č. 03-03-10/38.

Účetní se často ptají, zda je možné vyplácet peníze prostřednictvím firemní bankovní karty na výplatu mezd zaměstnancům. V zásadě pro to nyní neexistují žádná omezení. Hlavní věc je zařídit vše správně:

• nechat zaměstnance vybrat peníze z karty, sepsat zálohovou zprávu a vrátit nevyčerpanou částku do pokladny;
• pokladní musí vystavit účtenku 0310001 bod 3.1 předpisů, schváleno. Centrální banka 12.10.2011 č. j. 373-P;
• při účtování peněz vrácených do pokladny je nutné provést zaúčtování na vrub účtu 50 „Pokladna“ a ve prospěch účtu 71 „Zúčtování s odpovědnými osobami“.