Bančne kartice podjetij se vse pogosteje uporabljajo pri poravnavah z odgovornimi osebami. To plačilno sredstvo je priročno za plačilo potnih, gostoljubnih in poslovnih stroškov organizacije. S korporativno kartico lahko zaposleni plača blago in storitve z bančnim nakazilom ter prejme gotovino za stroške na bankomatih in bankah. Katero vrsto korporativnih kartic izbrati, kako jih izdati in kako evidentirati transakcije, povezane z njimi, bomo povedali v članku.

Kakšne so prednosti uporabe poslovne bančne kartice?

1) Zaposleni ima 24-urni dostop do sredstev organizacije.

2) Sredstva v rubljih se pri plačilu storitev v tujini samodejno pretvorijo v valuto plačila.

3) Zmanjša se pretok dokumentov, poenostavi se računovodstvo in prihrani čas.

Denar se izda pod poročilom, mimo blagajne. Računovodji ni treba napisati čeka in prejeti gotovine od banke. Gotovine ni treba prinesti na blagajno, jo izročiti zaposlenemu in sestaviti gotovinskih dokumentov. Ni potrebe po vpisih v blagajniško knjigo (sklepi sedmega pritožbenega arbitražnega sodišča z dne 20. decembra 2012 N A03-6142 / 2012 in tretjega pritožbenega sodišča z dne 30. januarja 2013 N A33-15574 / 2012).

Zaposlenemu ni treba napisati vloge za prejem denarja pod poročilom in jo potrditi pri vodji, kot to zahteva odstavek 6.3 Postopka za opravljanje gotovinskih transakcij (odobreno z Navodilom Centralne banke Ruske federacije z dne 11.03. 2014 N 3210-U).

4) Zaposleni lahko prejme obračunska sredstva, tudi če ni poročal o predhodno prejetem znesku.

Ni treba izpolniti zahteve iz člena 6.3 Postopka za opravljanje gotovinskih transakcij (odobren z Navodilom Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 N 3210-U), v skladu s katerim se gotovina izda iz blagajno pod pogojem, da odgovorna oseba v celoti poplača dolg za prej prejeti znesek. Dejansko se v tem primeru gotovinske transakcije ne izvajajo.

5) Pri plačilu s korporativno kartico vam ni treba upoštevati omejitve gotovinskega plačila.

Spomnimo se, da je trenutno najvišji znesek denarnih poravnav po eni pogodbi 100.000 rubljev (odstavek 6 Direktive Centralne banke Ruske federacije z dne 07.10.2013 N 3073-U). Ta omejitev ne velja pri plačevanju stroškov s korporativno kartico, saj govorimo o negotovinskih plačilih. V tem primeru lahko organizacija določi svoj limit za plačila s korporativnimi karticami.

Pomembno je tudi upoštevati, da če računovodja dvigne gotovino s kartice prek bankomata in nato plača blago (dela, storitve) v imenu organizacije, mora upoštevati omejitev.

6) Stroške, nastale s kartico, lahko zaposleni nadzoruje preko spleta.

7) Zmanjšani so stroški in tveganja, povezana s sprejemom, prevozom in hrambo gotovine.

Katere vrste korporativnih kartic obstajajo?

Pravne osebe lahko za svoje zaposlene odprejo naslednje vrste bančnih kartic (Uredba Banke Rusije z dne 24. decembra 2004 N 266-P "O izdaji plačilnih kartic in o operacijah, ki se izvajajo z njimi"):

- Debetna kartica. Uporablja se za opravljanje transakcij s strani njegovega imetnika (zaposlenega) v okviru limita porabe - zneska denarja, ki ga ima organizacija na svojem bančnem računu. Za takšno kartico se lahko zagotovi prekoračitev - posojilo, ki ga banka zagotovi organizaciji v primeru nezadostnosti ali odsotnosti denarja na njenem računu;

- Kreditna kartica. Uporablja se za opravljanje dejavnosti s strani njegovega imetnika (zaposlenega) na račun sredstev, ki jih banka zagotovi organizaciji v okviru omejitve porabe v skladu s pogoji posojilne pogodbe.

Tako te kot druge poslovne kartice so lahko registrirane in neimenovane.

Kartice z imeni izdajo določenemu zaposlenemu v podjetju. Njegovo ime in priimek sta navedena na sprednji strani izkaznice. Druge osebe nimajo pravice izvajati operacij na njem.

Neimenovane karte izdano podjetju. Neosebno korporativno kartico lahko uporablja katera koli oseba s potrjenega seznama računovodij. V primeru odpusta delavca in zaposlitve novega računovodje kartice ni treba ponovno izdati.

V praksi so debetne poslovne kartice najpogostejše v uporabi. Lahko jih tudi izpustijo na poseben kartični račun , oz na TRR organizacije.

Prednost povezovanja korporativnih kartic s tekočim računom je, da imajo odgovorne osebe odprt dostop do sredstev organizacije kadarkoli v dnevu. To je tudi slabost takih kartic z vidika varnosti sredstev na računu. Dostop do njih pa je mogoče omejiti z nastavitvijo limita na karticah.

Sredstva, prenesena na poseben kartični račun, so ločena od glavnega denarja organizacije. Za dopolnitev je treba sredstva nakazati s poravnalnega računa organizacije. Prej je bila pomanjkljivost odprtja posebnega kartičnega računa potreba po prijavi davčnemu organu in neproračunskim skladom. Odpravljena pa je obveznost obveščanja o odprtju (zaprtju) bančnih računov in odgovornosti za neposredovanje teh obvestil:

- od 01.05.2014 - za poročila Pokojninskemu skladu Ruske federacije in FSS (Zakon z dne 04.02.2014 N 59-FZ);

- od 02.05.2014 - za sporočila IFTS (Zakon z dne 04.02.2014 N 52-FZ).

Kako izdati korporativne bančne kartice?

Bančna pogodba

Po izbiri katere koli vrste korporativnih kartic se z banko sklene pogodba o njihovi izdaji in vzdrževanju. Banka izdajateljica določi pogoje za izdajo korporativnih kartic, seznam zahtevanih dokumentov, stroške storitev itd.

Banka praviloma zahteva, da se pogodbi priložijo naslednji dokumenti:

• seznam zaposlenih v organizaciji, ki bodo uporabljali kartice;
• vloge zaposlenih za izdajo kartice;
• pooblastila organizacije zaposlenim imetnikom kartic;
• dokumenti, potrebni za odprtje tekočega računa kartice v rublju (valuti) itd.

Lokalna ureditev

Za boljšo organizacijo računovodstva in nadzora nad porabo organizacije priporočamo pripravo internega dokumenta, ki podrobno opisuje postopek uporabe korporativnih bančnih kartic. Vključevati bi moral zlasti naslednje glavne določbe:

Položaj	Komentar
Seznam stroškov in transakcij, ki jih lahko opravi zaposleni s korporativno kartico	Pomembno je, da zaposleni vedo in razumejo, da s korporativnimi karticami ni mogoče plačevati osebnih nakupov. S korporativnimi karticami lahko plačujete stroške, ki so povezani izključno z dejavnostjo organizacije, kot so potni stroški, reprezentančni stroški, gospodinjski stroški.
Poravnalni limiti za korporativne kartice	Za vsako korporativno kartico lahko določite individualni limit porabe. Organizacija lahko določi stalne in začasne omejitve. Poleg tega lahko pri uporabi korporativnih kartic nastavite omejitve za različne kategorije porabe: dvig gotovine, najvišji znesek enkratnega negotovinskega dviga, poslovanje v tujini itd.
Obdobje, v katerem mora zaposleni poročati o sredstvih, porabljenih s korporativno kartico	Zakonodaja ne določa časovnega okvira za predložitev poročila za primere brezgotovinskega plačila. Rok, določen v odstavku 6.3 Navodil Centralne banke Ruske federacije z dne 11. marca 2014 N 3210-U za predložitev vnaprejšnjega poročila, velja samo za primere prejema gotovine iz blagajne organizacije. Zato zaposlenemu ni treba oddati avansnega poročila po vsakem nakupu plačanem s korporativno kartico. To lahko storite manj pogosto. Priporočljivo je, da se obdobje, ki ga izbere organizacija, določi v lokalnem aktu.
Obrazec za vnaprejšnje poročilo	Za vnaprejšnje poročilo o uporabi korporativne kartice lahko organizacije uporabljajo tako enotni obrazec N AO-1, ​​​​kot neodvisno razvito, ki vsebuje vse obvezne podatke, navedene v členu 9 zakona z dne 06.12.2011 N 402-FZ. "O računovodstvu". V prvem primeru bo zaposleni pri izpolnjevanju predplačila v vrstici »Prejeto predplačilo« navedel znesek, ki ga je dvignil s kartice. Vanj bo zapisal znesek, ki ga je porabil pri plačilu s kartico z bančnim nakazilom, in enak znesek vpisal v vrstico »Porabljeno«. V drugem primeru se lahko za osnovo ponovno vzame obrazec N AO-1. V njem se lahko na primer vrstica »Prejeto predplačilo« nadomesti z vrsticama »Denar, prejet prek bankomata s kartico podjetja« in »Denar s kartice podjetja je bil uporabljen za brezgotovinska plačila«. Avansno poročilo o uporabi korporativne kartice lahko dopolnite z naslednjimi podatki: – podrobnosti o kartici podjetja (polno ime imetnika, vrsta, številka in obdobje veljavnosti); - stanje sredstev na kartici v trenutku prejema ia in vrnitev; – podatke o koriščenju kreditnega limita.
Seznam glavnih dokumentov, ki potrjujejo stroške	Kartične stroške potrjujemo s slip-cheki za nakupe in terminalskimi pregledi, če je zaposleni prejel gotovino na bankomatu (kartico polnil z gotovino). V slednjem primeru se za čeke uporablja običajen primarni dokument, ki potrjuje stroške (čeki blagajn, potrdila BSO, tovorni listi, potrdila o prodaji itd.).
Postopek zbiranja sredstev od zaposlenega v odsotnosti ali nepravočasni predložitvi dokumentov, ki potrjujejo nameravano uporabo korporativne kartice	Sredstva, porabljena s kartice, za katera imetnik v predpisanem roku ni predložil poročila ali dokazil, se v skladu z delovnopravno zakonodajo zadržijo od njegove plače. Upoštevati je treba, da ima delojemalec po mnenju davkarije v primeru, da porabe sredstev ne prijavi pravočasno ali po prijavi prejetih sredstev ne vrne, dohodek, od katerega delodajalec zadrži osebni dohodek. davek. S tem sklepom se strinjajo tudi sodniki (sklepi predsedstva Vrhovnega arbitražnega sodišča z dne 05.03.2013 N 14376/12 in N 13510/12, FAS West Siberian z dne 19.02.2014 N A45-25321 / 2012, FAS East Siberian z dne 24.01. .2014 N A19- 2278/2013).

S postopkom za prijavo in uporabo korporativnih kartic, ki jih odobri organizacija, je treba njihove imetnike seznaniti pod podpisom.

Možno je storiti brez oblikovanja notranje uredbe o postopku uporabe korporativnih kartic kot ločenega dokumenta. Toda potem bi moral biti tak red predpisan v drugih lokalnih predpisih. Na primer v pravilniku o postopku povračila potnih stroškov, izdaji obračunskih sredstev, predložitvi akontacijskih poročil o potnih in poslovnih stroških ter reprezentančnih stroških.

Odredba o določitvi kroga delavcev, ki so upravičeni do uporabe korporativnih kartic

Če organizacija odpre neimenovane kartice, se njihov prenos na zaposlene izvede na podlagi ukaza vodje. V primeru odpovedi delavca se zaposli nov računovodja, na banko bo treba predložiti dopolnjen nalog.

Pogodba o polni odgovornosti

Priporočljivo je, da z zaposlenimi, ki imajo korporativne kartice organizacije, sklenete pogodbe o polni odgovornosti, v katerih opisujejo nesprejemljivost razkritja podatkov o PIN kodi kartice tretjim osebam, odgovornost za kršitev ustaljenega postopka za njeno uporabo in postopek za povrnitev škode. V tem primeru bo imela organizacija pravico zahtevati od zaposlenega, ki je odgovoren za pomanjkanje sredstev na kartici, odškodnino za celotno dejansko škodo (člen 242 delovnega zakonika Ruske federacije).

Hkrati je treba upoštevati, da delodajalec ni upravičen sklepati pogodb o polni odgovornosti z delavci, katerih položaj ali določeno delo, ki jim je zaupano, ni predvideno v posebnem seznamu, potrjenem z Uredbo Ministrstva za promet. Delo z dne 31. decembra 2002 N 85 (člen 244 delovnega zakonika Ruske federacije, pismo Rostruda z dne 19. oktobra 2006 N 1746-6-1). Obveznost takšnih zaposlenih do delodajalca v primeru pomanjkanja sredstev na korporativni kartici je določena v okviru povprečnega mesečnega zaslužka (člen 241 delovnega zakonika Ruske federacije).

Knjiga registracije izdanih korporativnih kartic

Priporočamo, da izdajo in vračilo korporativnih kartic evidentirate v posebni knjigi evidentiranja izdanih korporativnih kartic. Alternativa takšni knjigi je lahko dejanje sprejema in prenosa kartice. Organizacije lahko oblikujejo obrazce teh dokumentov same (ob upoštevanju podrobnosti, ki se zahtevajo za primarne dokumente).

Izpisek iz knjige registracije izdanih korporativnih kartic ali akt o prevzemu in prenosu kartice.

Ime zaposlenega in njegov položaj	Podatki o kartici (ime banke, številka kartice, datum poteka, vrsta kartice)	Stanje sredstev na kartici	Kreditni limit	Podpis, ki potrjuje dejstvo, da je zaposlenemu izročil ovojnico s kodo PIN
Ivanov I.I.	1111111111111111	1000,00 RUB	50.000,00 RUB	Ivanov

Večina plačilnih kartic ima kodo CCV - kodo, ki se zahteva pri plačilu prek interneta (navedena na zadnji strani kartice). Da bi se izognili goljufivim dejanjem, je priporočljivo, da tega ne navedete v aktu o sprejemu in prenosu kartice.

Kako voditi računovodstvo korporativnih kartic?

Osnova za obračunavanje zneskov transakcij, opravljenih s korporativnimi karticami, je register plačil, ki ga izda banka ali elektronski dnevnik. Običajno se sredstva bremenijo ali knjižijo v dobro kartičnih transakcij najpozneje naslednji delovni dan po dnevu, ko banka prejme register plačil ali elektronski dnevnik iz enotnega poravnalnega centra. Potem se lahko takšni dokumenti prenesejo na organizacijo.

Gibanje sredstev na bančnih karticah se lahko odraža z uporabo računa 55 "Posebni računi v bankah" z dodelitvijo ločenega podračuna, na primer "Korporativne kartice" (Navodila za uporabo kontnega načrta, odobrena z odredbo Ministrstvo za finance z dne 31. oktobra 2000 N 94n).

Pri gradnji analitičnega računovodstva za ta podračun je treba izhajati iz pogojev za uporabo korporativnih kartic:

• Če je na kartičnem računu nastavljeno minimalno stanje, je priporočljivo odpreti podračune v naslednjem vrstnem redu "Minimalno stanje", "Limit plačila".
• Če je odprtih več kartičnih računov (za vsako poslovno kartico), se v analitiki odpre podračun za vsak račun (za vsakega imetnika kartice).
• Če je na enem kartičnem računu izdanih več korporativnih kartic različnih zaposlenih, ki so upravičeni do plačil v okviru splošnega plačilnega limita, je potrebno voditi analitične evidence v okviru imetnikov kartic.
• Možno je odpreti podračune drugega reda podračuna "Posebni kartični račun v banki" v okviru gospodinjskih, potnih in reprezentančnih stroškov, odvisno od organizacijskih, ekonomskih in drugih značilnosti organizacije, kot tudi za zbliževanje računovodstva in poslovodnega računovodstva.

Računovodski vnosi, ki odražajo transakcije z bančno kartico podjetja, so odvisni od vrste kartice.

Debetna kartica

Blok računovodskih knjižb za debetno poslovno kartico

Debetna

Kredit

Delovanje

<О приостановлении операций по счету>

Odločitev davčnih organov o prekinitvi poslovanja na računu podjetja velja tudi za kartice podjetja, ki se nanašajo na ta račun. To ugotovitev je prvič podalo Ministrstvo za finance Rusije v pismu z dne 07.06.12 št. 03-02-07 / 1-135 (odgovor na zasebno zahtevo).

Kako blokirati kartico

Banka, ki je prejela odločbo inšpektorata o blokadi računa, prekine vse stroške na tem računu (1. člen 76. člena davčnega zakonika). Kot so pojasnili na ministrstvu za finance, za korporativne kartice ni izjem. In to pomeni, da banka takoj, ko davčna odločba pride, blokira tako račun kot kartico. Konec koncev je korporativna kartica vezana na bančni račun.

Po blokadi plačilne transakcije na kartici ne bodo možne, na bankomatu ne bo več mogoče plačevati ali dvigovati gotovine. Ne dvigujte gotovine na bankomatu in ne prenašajte sredstev s kartice na drug račun.

Zamrznjene operacije

Težave nastanejo v primerih, ko banka po blokadi prejme informacije o stroških kartice. Dejstvo je, da banka ob plačilu ali dvigu gotovine na bankomatu ne odtegne denarja s kartice, ampak ga le zamrzne na računu. To pomeni, da jih podjetje ne more uporabiti, v resnici pa denar ne zapusti računa. Čez nekaj časa banka prejme register transakcij iz plačilnega sistema (Visa, MasterCard). Po tem registru banka pošilja denar organizacijam, kjer so plačali s kartico. To pomeni, da lahko med plačilom s kartico in dejanskim bremenitvijo denarja mine več mesecev. V tem obdobju lahko davek blokira račun.

Ministrstvo za finance je v komentiranem dopisu zapisalo, da v času blokade banka ni upravičena do nakazila denarja, čeprav je bilo plačilo s kartico opravljeno pred prekinitvijo poslovanja. To pa ne pomeni, da mora podjetje ponovno plačati ali da je plačilo s kartico preklicano. Anketirane banke so nam potrdile, da banka zamrznjenih zneskov ne bo vrnila na račun podjetja, temveč bo plačilo izvršila takoj, ko bo davkarija odblokirala račun.

Podjetje pa ima pravico evidentirati nakup s korporativno kartico na dan plačila in priznati odhodke za namene davka od dobička. Kot potrdilo o stroških bo podjetje imelo potrdilo terminala, preko katerega je bilo plačilo s kartico. Dejansko bremenitev denarja z računa v tem primeru ne igra vloge. To so nam potrdili strokovnjaki z ruskega ministrstva za finance.

Računi bodo blokirani samo na spletu.

Sklep o blokadi računov od 1. avgusta bo le še elektronski. Ta sprememba ima prednosti in slabosti. Po eni strani bodo odločitve banke prispele v enem dnevu. Po drugi strani pa so podjetja prikrajšana za možnost osebnega prevzema odločbe po pooblaščencu banke (podrobneje spodaj). "UNP" 25, 2012, stran 4 »Kodeks je bil spremenjen v zvezi s pobotom, vračilom, blokado in stanjem«).

Korporativna kartica - računovodstvo zanjo je povezano z nekaterimi odtenki, ki povzročajo vprašanja med računovodji, ki se prvič srečujejo s tem finančnim instrumentom. V tem članku bomo podali odgovore na pogosta vprašanja, ki se pojavljajo pri uporabi korporativnih kartic.

Katero kartico je bolje imeti - debetno ali kreditno?

Za poslovne namene je možno izdati različne vrste bančnih kartic:

• samo debet (kartica bo napolnjena s sredstvi, preden jih bo mogoče porabiti);
• kredit (sredstva na kartici zagotovi banka v okviru limita);
• bremenitev s prekoračitvijo (obstaja možnost porabe sredstev, ki presegajo stanje bremenitve - praviloma tudi omejena).

Katero kartico izbrati, je odvisno od namena, za katerega je izdana, pa tudi od določene stopnje zaupanja do zaposlenega, ki jo bo uporabljal. Na primer, če vodja pripravi kartico za uporabo na službenih potovanjih, vključno s tujimi, je priporočljivo zagotoviti možnost porabe sredstev za posojilo ali prekoračitev ("dodatni" denar je lahko koristen). Če je kartica izdana poslovnežu za redne manjše nakupe v okviru proračuna, je morda najboljša možnost debetna kartica s fiksnim mesečnim polnjenjem.

OPOMBA!Če je na kreditni kartici določeno obdobje brezobrestne uporabe kreditnih sredstev, ekonomske koristi od takšne uporabe za davčne namene ni treba izračunati (glej dopis Ministrstva za finance z dne 18.04.2012 št. 03-03 -10 / 38).

Kako izdati kartico zaposlenemu v računovodstvu?

Sama kartica je last banke, ki jo je izdala. Zato se dejstvo izdaje kartice zaposlenemu ne odraža v računovodskih izkazih podjetja, za katerega je bila izdana. Podjetje lahko vodi evidenco takih kartic v posebnem dnevniku ali oblikuje seznam pooblastil, izdanih zaposlenim za prejem kartice od banke. Če je treba potrditi prejem kartic s strani zaposlenih, lahko od banke zahtevate dokument (na primer register za izdajo kartic).

Kako naj bo urejeno kartično poslovanje?

Če se v organizaciji uporabljajo korporativne kartice, je priporočljivo, da postopek za uporabo kartic in predložitev poročil o porabljenih sredstvih odobri lokalni regulativni akt.

Takšen predpis bo pomagal tudi v primerih:

• Poravnava morebitnih zahtevkov davčnih organov o postopku odražanja sredstev, porabljenih na korporativnih karticah, v računovodstvu. Na primer, če notranji predpisi ne določajo jasnega postopka za poročanje zaposlenega o sredstvih, dvignjenih s kartice prek bankomata, lahko davčni organi menijo, da je treba v tem primeru vse zneske, dvignjene s kartice, nakazati prek blagajne. organizacije (prejeto v skladu s PKO in takoj sestavite gotovinsko poravnavo za izdajo pod poročilom). Seveda je taka trditev utemeljena na precej šibkih temeljih, saj denar dejansko ni prišel v blagajno podjetja. Toda da bi se izognili takšnim odtenkom, je bolje, da vse možnosti porabe sredstev s kartice in poročila o njih registrirate v notranjih predpisih.
• Uveljavljanje zahtevkov do zaposlenega v primeru zlorabe sredstev na kartici ali odkrivanja pomanjkanja in zlorab. S pravilnim izvajanjem notranjih predpisov bo mogoče ne samo zadržati izgube zaradi nenamenske porabe sredstev iz plače krivega delavca, temveč tudi uporabiti disciplinsko sankcijo za zaposlenega po čl. 192 in 1. del čl. 81 zakonika o delu Ruske federacije (za kršitev določb o disciplini v organizaciji).

Ali moram na davčni urad oddati podatke o karticah podjetja?

Zakon št. 52-FZ z dne 2. aprila 2014 "O spremembah ..." z veljavnostjo maja 2014 je odpravil obveznost davkoplačevalcev, da davčnim organom predložijo podatke o odprtju (zaprtju) bančnih računov.

Kot že omenjeno, se tudi sama izdaja bančnih kartic nanaša na poslovanje banke izdajateljice in ne podjetja.

Davčnemu uradu torej ni treba sporočiti, da ste izdali poslovno kartico.

Kako delavec obračunava porabljena sredstva s kartice?

Denar na kartici je last podjetja in z njim razpolaga. Obveznost javljanja torej nastane pri zaposlenem šele, ko je plačal s kartico ali dvignil gotovino na bankomatu.

Praviloma se sredstva, ki jih zaposleni porabi s korporativne kartice, štejejo za računovodske zneske. V skladu s tem je postopek poročanja zanje podoben. Zaposleni bi moral:

• Pripravite vnaprejšnje poročilo o porabljenih zneskih. To lahko storite s standardnim obrazcem AO-1, ​​lahko pa tudi z obrazcem, odobrenim v organizaciji (npr. interni pravilnik za uporabo korporativnih kartic lahko vsebuje tudi poseben obrazec za poročilo).

Vse podrobnosti priprave avansnega poročila, ko so stroški plačani s korporativno bančno kartico, so določene v pripravljeni rešitvi ConsultantPlus.

• Poročilu priložite dokazila: čeke KKM, račune, akte itd.
• Predložite poročilo računovodstvu podjetja na način in v rokih, ki jih določa pravilnik o uporabi korporativnih kartic.

OPOMBA! Banke občasno (običajno mesečno) sestavljajo in strankam pošiljajo izpiske o svojih kartičnih produktih. Tako je prijave zaposlenih, ki uporabljajo kartice, precej enostavno preveriti pri brezgotovinskem plačevanju in dvigovanju na bankomatih.

Ali je mogoče zaposlenemu odtegniti odškodnino zaradi nenamenske porabe sredstev?

Ja lahko. Ob upoštevanju številnih pogojev:

• višino škode je mogoče oceniti;
• dokazana je krivda zaposlenega za škodo (na primer nakup blaga za osebne potrebe je potrjen z bančnim izpiskom na osebni kartici in kopijami plačilnih dokumentov prodajalca);
• Izdan je bil ukaz (odredba) vodje podjetja, da se znesek škode zadrži od plače zaposlenega najpozneje 1 mesec od trenutka, ko je bilo ugotovljeno dejstvo škode in krivde (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije). );
• velikost opravljenega odbitka ustreza normam iz čl. 138 zakonika o delu Ruske federacije;
• zaposleni ne izpodbija odbitka (člen 137 delovnega zakonika Ruske federacije).

Več o odtegljajih iz plače .

Kakšne so tipične knjižbe za transakcije s korporativnimi karticami?

V računovodstvu se transakcije s karticami odražajo na računih 55 "Posebni računi v bankah" in 71 "Poravnave z odgovornimi osebami". Tipične operacije so predstavljene v tabeli:

			Opomba
		Polnjenje kartice podjetja	Konto 55 se vodi v analitiki za vsak kartični račun
		Uporaba bančnega kredita	Za kreditno kartico in prekoračitev
		Zaračunano plačilo storitev ali bančne provizije na kartici
		Delavec je stroške plačal z nakazilom na TRR. Zaposleni je prejel gotovino s kartico	Knjiženje se izvede, če ima računovodstvo sredstva za operativni nadzor nad gibanjem na kartici, na primer internetno bančništvo.
25, 26, 44, 60, 76		Odraža se poročilo zaposlenega o porabljenih zneskih	Knjiženje se izvede na dan sprejema poročila
		Odraža se dejstvo, da je delavec kartico uporabljal za plačilo stroškov	Če ni operativnega nadzora. Informacija, da so bila sredstva kartice porabljena za te stroške, je prišla od zaposlenega (odraženo v poročilu)
		Odraža porabo sredstev na kartici po poročilu banke in poročilu zaposlenega	Na dan prejema poročila banke
		Natečene obresti na posojila	Za kreditne kartice in prekoračitev
		Posojilo s kreditno kartico vrnjeno	Običajno v višini obveznega plačila s kartico, ki ga predloži banka

O vrstah goljufij, povezanih z bančnimi karticami, preberite v članku. « Goljufije z uporabo plačilnih bančnih kartic » .

Rezultati

Računovodstvo za korporativne kartice se izvaja po splošnih pravilih. Hkrati se za potrebe računovodstva kartični računi, odprti pri bankah, uvrščajo med posebne bančne račune, sredstva, ki jih zaposleni porabijo s kartic, pa med obračunske zneske. Priporočljivo je, da se postopek uporabe kartic potrdi s posebnim internim aktom, v katerem se evidentirajo vsi vidiki njihove uporabe, pri čemer je treba posebno pozornost nameniti postopku poročanja o porabi sredstev.

L.A. Elina, ekonomistka-računovodja

7 pravil za poslovno kartico

Kako upoštevati gibanje denarja na bančni kartici in njihovo porabo zaposlenega

Besedila pisem Ministrstva za finance in Zvezne davčne službe, omenjena v članku, najdete: razdelek »Finančna in kadrovska svetovanja« sistema ConsultantPlus

Bančna kartica podjetja je dober izhod, če morajo zaposleni nekaj plačati sami. Denar na računu pripada organizaciji, vendar je kartica izdana določenemu zaposlenemu točka 1.5 Pravilnika, odobrena. Centralna banka z dne 24. decembra 2004 št. 266-P (v nadaljnjem besedilu - uredba št. 266-P). Povedali vam bomo o pravilih za uporabo korporativne kartice in računovodstvo za operacije, povezane z njo.

PRAVILO 1. O kartičnem računu je treba obvestiti davčne in neproračunske sklade

Za korporativno kartico se odpre ločen bančni račun 2. odstavek čl. 11 Davčni zakonik Ruske federacije. Ta račun (tako njegovo odprtje kot njegovo zaprtje) je treba prijaviti IFTS, FIU in FSS na lokaciji organizacije.

Obrazec za prijavo odprtja računa, ki ga priporoča FIU, najdete na: Spletna stran PFR→ Delodajalci → Plačilo zavarovalnih premij in oddaja poročil → Poročanje in postopek njegove oddaje → Priporočeni vzorci dokumentov

To je treba storiti v 7 delovnih dneh od datuma odprtja takega računa. 2. odstavek čl. 23. odstavek 6. čl. 6.1 Davčni zakonik Ruske federacije; str 1 h 3 čl. 28, 6. del čl. 4 zakona št. 212-FZ z dne 24. julija 2009 (v nadaljnjem besedilu - zakon št. 212-FZ); Sklep predsedstva Vrhovnega arbitražnega sodišča z dne 21.09.2010 št. 2942/10. Če želite to narediti, pošljite:

• davčnemu uradu - sporočilo na obrazcu št. C-09-1 odobreno Odredba Zvezne davčne službe z dne 09.06.2011 št. MMV-7-6/ [e-pošta zaščitena] . Pri izpolnjevanju tega obrazca sporočite o odprtju bančnega računa in ne o nastanku pravic do uporabe korporativnega elektronskega plačilnega sredstva (CESP). Navsezadnje KESP in korporativna bančna kartica nista ista stvar.

Poročila

1 - o odprtju računa 2 - o zaprtju računa 3 - o nastanku pravice do uporabe KESP 4 - o prenehanju pravice do uporabe KESP

Ko poročate inšpektoratu o odprtju bančnega računa za uporabo bančne kartice podjetja, morate v teh celicah obrazca št. C-09-1 vnesti "1"

1 - v banki 2 - v organu zvezne zakladnice (drug organ, ki odpira in vodi osebne račune)

• v FSS - sporočilo v skladu z obrazcem, ki ga priporoča Pismo FSS z dne 28. decembra 2009 št. 02-10/05-13656;
• FIU - sporočilo v priporočeni obliki, ki je na voljo na spletni strani sklada.

Mimogrede, na en kartični račun je mogoče izdati več kartic - glavno in dodatno e klavzula 2.1 Uredbe št. 266-P. Poleg tega lahko na isti račun izdate kartice za različne zaposlene v vaši organizaciji. Izdaje vsake od dodatnih izkaznic ni treba prijaviti inšpekciji in skladom.

PRAVILO 2. Izdaja poslovne kartice se ne odraža v računovodskih izkazih

Sama kartica pripada banki, zato se ne odraža v računovodstvu. Če je bančna kartica registrirana in jo bo zaposleni sam prejel v banki, potem ni treba voditi registra bančnih korporativnih kartic. Čeprav mora računovodja včasih izpolniti pooblastilo za določenega zaposlenega, da prejme korporativno kartico v banki (vzorec pooblastila praviloma zagotovi banka sama).

Banka lahko vašo organizacijo obvesti o tem, kateremu zaposlenemu so bile kartice izdane, v registru za izdajanje mednarodnih korporativnih kartic ali v drugem dokumentu (to je odvisno od sistema upravljanja dokumentov, ki ga je banka sprejela, in pogojev, ki jih določa vaša pogodba z njo).

PRAVILO 3. Denarja, ki ga zaposleni prejme prek bankomata, ni treba nakazati prek blagajne

V zadnjem času se računovodje pritožujejo, da jim inšpektorji med inšpekcijskimi pregledi dajejo pripombe: blagajniška knjiga ne odraža operacij za dvig denarja z bančne kartice s strani zaposlenih. Ta denar naj bi bil na dan dviga evidentiran kot prejet na blagajni in takoj - kot izdan proti zapisniku. Če tak denar ni šel skozi blagajno, je organizacija kaznovana, ker gotovine ni knjižila na blagajno in Umetnost. 15.1 Upravni zakonik Ruske federacije.

Mnenje bralca

»Ko smo prvič odprli bančno poslovno kartico, smo se bali, da bodo težave z izračunom stanja gotovine. Konec koncev zapiramo ob 18. uri in zaposleni lahko dvigne gotovino na bankomatu tudi pozno v noč. A izkazalo se je, da tega denarja na blagajni sploh ni treba porabiti.

Zuhra,
Ufa

Je pa jasno, da denar fizično »ni prišel v blagajno«. Tako jih računovodstvo ne more niti kapitalizirati niti izdati pod poročilo. Zato se takšne transakcije ne bi smele odražati v blagajniški knjigi. In sodišča podpirajo ravno takšno stališče, saj davčnim organom zavračajo pobiranje glob od organizacij Odlok 7 AAC z dne 20. decembra 2012 št. A03-6142 / 2012; 3 AAS z dne 30.01.2013 št. A33-15574/2012.

Iz tega tudi izhaja, da denarja, dvignjenega s kartice v gotovini, ni treba upoštevati pri izračunu stanja gotovine ob koncu dneva.

PRAVILO 4. Zaposleni mora poročati o "kartičnem" denarju

Zaposleni, na ime katerega je kartica izdana, lahko z njo plačuje nakupe ali dviguje gotovino na bankomatu. klavzula 2.5 Uredbe št. 266-P. Denar, ki je na računu korporativne bančne kartice, je denar, ki ga zaposleni še ni prejel in ga še ni na noben način porabil. Zaposleni se jim bo moral zglasiti šele takrat, ko bo bodisi dvignil gotovino s kartice ali kaj plačal s kartico.

Prejet denar z bankomata v bistvu podoben denarju, danem zaposlenemu na račun. Navsezadnje je to najprej denar organizacije. Seveda pa naj zaposleni po vsakem nakupu ne steče takoj v računovodstvo in napiše poročilo. Dovolj je, da to storite enkrat na nekaj dni - naročilo mora odobriti vodja organizacije. Znesek, ki ga zaposleni lahko porabi, je omejen s stanjem denarja na korporativni kartici (če seveda ni na kartici nastavljen kreditni limit in ni zagotovljena možnost prekoračitve). Če se obrnete na banko, lahko organizacija določi dodatne omejitve za vsako kartico.

POGOVORJAMO Z UPRAVNIKOM

Za nadzor nad porabo denarja podjetja, bolje je izdati odredbo o pravilih za uporabo korporativnih bančnih kartic. Pomembno je določiti obdobje, v katerem je zaposleni dolžan poročati o denarju, porabljenem s kartico ali dvignjenem z nje.

Zaposleni lahko sestavi poročilo v enotnem obrazcu št. AO-1 ali v obliki, ki jo je samostojno razvila vaša organizacija. Na primer, namesto vrstice »predplačilo, prejeto na blagajni«, lahko navedete vrstici »denar, prejet prek bankomata s kartico podjetja« in »denar s kartice podjetja je bil uporabljen za negotovinska plačila«.

Obstaja mnenje, da ko je zaposleni nekaj kupil za podjetje, s plačilom s kartico na negotovinski način, ni treba pripraviti celotnega vnaprejšnjega poročila. Nedvomno mora zaposleni še vedno predložiti dokazila računovodstvu, roke za to pa bi moralo urediti tudi vodstvo vaše organizacije (na primer v istem vrstnem redu). Šele zdaj lahko delavec priloži take dokumente (čeke CCP, tovorne liste, potrdila o prodaji) na beležko.

Vendar moram reči, da je večina računovodij bolj navajena, ko so vsa poročila sestavljena v obrazcu št. AO-1. Poleg tega bo ime "akontacijsko poročilo" pomagalo preprečiti spore z inšpektorji pri preverjanju pravilnosti obračuna dohodnine. Navsezadnje je datum odobritve akontacijskega poročila o porabi denarja zaposlenega x sub. 5 str 7 čl. 272 Davčni zakonik Ruske federacije.

Banka praviloma enkrat mesečno posreduje organizaciji poročilo o vsaki kartici podjetja. Ko ga prejmete, lahko preverite popolnost predhodnih poročil zaposlenih. Najlažji način je za tiste organizacije, ki imajo povezano internetno banko.

PRAVILO 5. Če zaposleni ni obračunal denarja s kartice, se lahko zadrži od njegove plače

Če zaposleni ni predložil dokumentov, ki upravičujejo porabo denarja, bremenjenega s kartice, v roku, ki je določen v vaši organizaciji, jih lahko računovodstvo po nalogu vodstva zadrži od plače zaposlenega. Enako je mogoče storiti, če je zaposleni denar porabil za druge namene, na primer za neke svoje osebne namene in členi 238, 241 zakonika o delu Ruske federacije.

OPOZORILO DELAVCA

PIN kode bančne kartice ne smete povedati nikomur. In če je bila ukradena ali izgubljena, morate čim prej poklicati banko, ki je kartico izdala, in jo blokirati.

Vendar upoštevajte, da en vrstni red upravljanja za takšno zadržanje ni dovolj. Treba je dokazati višino škode in krivdo zaposlenega. Znesek škode, povzročene organizaciji, se lahko izterja od zaposlenega po nalogu vodje, če in členi 238, , 246, 247, 248 zakonika o delu Ruske federacije:

• tak nalog se izda najkasneje 1 mesec od datuma, ko organizacija ugotovi višino škode, ki jo je povzročil zaposleni;
• višina škode ne presega povprečne mesečne plače zaposlenega.

Če vsaj eden od teh pogojev ni izpolnjen, je odtegljaj od plače delavca nezakonit.

IZ AVTENTIČNIH VIROV

Namestnik vodje Zvezne službe za delo in zaposlovanje

Odgovornost za porabo sredstev na korporativni bančni kartici v okviru določenih limitov porabe nosi imetnik takšne kartice (to je zaposleni, v imenu katerega je izdana).

Če ni dokumentov, ki potrjujejo namensko uporabo korporativne bančne kartice, se znesek, uporabljen za druge namene, izterja od krivega zaposlenega v skladu s členi 238, 241 in 248 delovnega zakonika Ruske federacije. To pomeni, da potrebujete:

• dokazati, da je škoda, povzročena organizaciji, posledica krivdnih dejanj zaposlenega;
• določi višino te škode;
• upoštevati postopek za izterjavo takšne škode, ki ga določa delovni zakonik. To zlasti pomeni, da se po nalogu delodajalca od njega lahko povrne odškodnina le v mejah povprečne mesečne plače.

OPOZORILO UPRAVNIKA

Možno je, da zaposleni porabi denar s korporativne kartice za druge namene. Za zaščito podjetja je bolje omejiti možnost uporabe denarja na kartici na določeno mejo. Če je ta omejitev nižja od povprečne mesečne plače zaposlenega, bo od njega lažje izterjati nenamensko porabljen denar.

Upoštevajte, da od zaposlenega ni vedno mogoče povrniti zneska škode, ki jo je povzročil naenkrat, tudi če njen znesek ne presega povprečne mesečne plače zaposlenega - imetnika kartice. Dejansko v tem primeru skupni znesek vseh odtegljajev za vsako izplačilo plače ne sme presegati 20%. Umetnost. 138 zakonika o delu Ruske federacije. Poleg tega je treba najvišji znesek odbitkov izračunati iz zneska, ki ostane po odtegljaju dohodnine Dopis Ministrstva za zdravje in socialni razvoj z dne 16. novembra 2011 št. 22-2-4852.

Res je, delavec lahko tudi prostovoljno povrne škodo, ki mu je bila povzročena, tudi če je ta škoda višja od njegove povprečne mesečne plače.

Če zaposleni nasprotuje temu, da se mu nekaj zadrži od plače, ta denar za vašo organizacijo še ni izgubljen. Lahko greš na sodišče.

PRAVILO 6. Negotovinski stroški zaposlenega in dvigi gotovine se izvajajo prek računa 71

Vnosi, ki bi morali odražati transakcije z bančno kartico podjetja, so odvisni od vrste te kartice. Zgodi se ji:

• <или>bremenitev - ko so bremenitve s kartice praviloma možne le v mejah sredstev, ki so na njej razpoložljiva;
• <или>kredit - ko lahko porabite denar organizacije na kartici in denar banke, ki je zagotovljen v okviru odobrenega kreditnega limita.

Toda v obeh primerih je bremenitev denarja s kartice, ki se pojavi na pobudo zaposlenega (njenega imetnika), bolj običajno izvesti prek računa 71 "Poravnave z odgovornimi osebami". Revizorji se strinjajo.

IZMENJAVA IZKUŠENJ

Generalni direktor revizijske družbe Vector Development LLC

»Poraba sredstev zaposlenega s korporativne bančne kartice ni posebej določena z regulativnimi dokumenti (vključno s kontnim načrtom), vendar so v ekonomskem smislu to obračunska sredstva. Zato organizacije v praksi uporabljajo račun 71 "Poravnave z odgovornimi osebami". Zelo pomembno je, da se za ta denar javi tisti, ki je plačeval z bančno kartico ali z nje dvigoval gotovino.

Dokler zaposleni ne odda akontacijskega poročila, bo imel stanje na računu 71 v breme. Ni pomembno, kako so bila sredstva porabljena s kartice - s plačilom v trgovinah ali z dvigom gotovine.

Račun 73 "Poravnave z osebjem za druge operacije" je manj logično uporabiti za prikaz porabe denarja s kartice podjetja. Navsezadnje je njegova pomenska obremenitev nekoliko drugačna - praviloma odraža enkratne operacije, ki se razlikujejo od redne porabe sredstev v okviru službenih obveznosti zaposlenih (posojila zaposlenim, nadomestilo materialne škode, nakup bonov). , itd.) ”.

Tukaj so objave o operacijah na debetni kartici (upoštevali bomo primer rubljevih kartic).

Vsebina delovanja	Dt	ct
Na dan polnitve kartičnega računa
Prenos denarja s tekočega računa na kartico		51 "Poravnalni računi"
Od datuma bremenitve provizije s strani banke
Bančna provizija, odtegnjena s kartičnega računa, se obračuna med drugimi stroški	91-2 "Drugi odhodki"	55, podračun "Kartični račun"
V davčnem knjigovodstvu se bančna provizija upošteva kot neposlovni odhodek. sub. 15 str.1 čl. 265 Davčni zakonik Ruske federacije
Od datuma, ko je zaposleni uporabil kartico (če ima organizacija takojšen dostop do podatkov o gibanju denarja na računih)*
Kartica je bila uporabljena za plačilo blaga, del, storitev, ki jih je kupil zaposleni		55, podračun "Kartični račun"
Gotovino s kartice dvigne zaposleni
Na dan, ko zaposleni poroča o porabljenih zneskih
Zaposleni se je prijavil za gotovino, dvignjeno s kartice in porabljeno za potrebe organizacije, ali za negotovinske stroške.	26 "Splošni stroški" (60 "Poravnave z dobavitelji ali izvajalci", 10 "Material", 44 "Stroški prodaje" itd.)	71 "Poravnave z odgovornimi osebami"
	19 "DDV na pridobljene dragocenosti"

* Nekatere organizacije to počnejo. Ko zaposleni prinesejo poročila v računovodstvo s priloženimi dokazili, se izvede knjižba v breme računa 71 in v dobro računa 57 "Prenosi na poti". Ko iz banke prihajajo mesečna poročila o karticah, se izvede knjižba v breme konta 57 in dobro konta 55.

Odražati v računovodstvu zneske, za katere zaposleni ni poročal, je potrebno tako.

IZMENJAVA IZKUŠENJ

Vodja službe za metodologijo in notranjo revizijo, PRODO Management doo

Sredstva, bremenjena z bančnega računa organizacije kot posledica transakcije s korporativno bančno kartico, se štejejo za izdana na podlagi poročila zaposlenega. Če ne predloži vnaprejšnjega poročila z dokazili v roku, ki ga določi vodstvo organizacije, je treba izvesti knjižbo v breme na računu 94 "Pomanjkljivosti in izgube zaradi poškodb dragocenosti" in dobro na računu 71.

Ko organizacija ugotovi krivdo in višino škode, ki jo je povzročil zaposleni, je treba izvesti knjiženje v breme računa 73 in dobro računa 94.

Ko je denar odtegnjen od plače zaposlenega ali izplačan v gotovini blagajni, se mora to odražati v dobro računa 73 in v breme računa 70 "Poravnave z osebjem za plače" ali računa 50 "Blagajna" ".

Transakcije s kreditnimi karticami na lastne stroške se obravnavajo enako kot transakcije z debetnimi karticami. In operacije uporabe kreditnega limita in vračila denarja banki se bodo odražale na naslednji način.

Bančni denar poveča plačilni limit kartice. Posojilo pa se šteje za prejeto šele, ko ga podjetje porabi. To je, potem ko je denar bremenjen s kartice (v gotovini ali z bančnim nakazilom) na račun kreditnega limita. Zato ni treba evidentirati prejema posojila (izvesti knjižbo na kontu 66 "Poravnave kratkoročnih posojil in posojil") takoj, ko banka določi kreditni limit.

Vsebina delovanja	Dt	ct
Od datuma bremenitve sredstev s kartice na račun kreditnega limita na pobudo zaposlenega
Denar, ki ga je zaposleni porabil za nakup blaga, del, storitev, je bil bremenjen s kartice	71 "Poravnave z odgovornimi osebami"	55 "Posebni bančni računi", podračun "Kartični račun"
	55, podračun "Kartični račun"
Z dnem, ko banka odpiše provizijo zaradi kreditnega limita
Bančna provizija je bila odtegnjena z računa kartice zaradi kreditnega limita	91-2 "Drugi odhodki"	55, podračun "Kartični račun"
	55, podračun "Kartični račun"	66 "Poravnave kratkoročnih kreditov in posojil"
Od datuma polnitve kreditne kartice in odplačila porabljenega kredita
Denar je bil nakazan s TRR na kartični račun za poplačilo dolga za izkoriščen kreditni limit	55, podračun "Kartični račun"	51 "Poravnalni računi"
	66 "Poravnave kratkoročnih kreditov in posojil"	55, podračun "Kartični račun"
Od datuma banka zaračuna obresti na posojilo
Natečene obresti na bančno posojilo	91-2 "Drugi odhodki"	66 "Poravnave kratkoročnih kreditov in posojil"
V davčnem računovodstvu se obresti na dolžniške obveznosti katere koli vrste priznajo kot neposlovni odhodki in sub. 2 str.1 čl. 265 Davčni zakonik Ruske federacije. Vendar se upoštevajo v okviru norm Umetnost. 269, 8. odst. 270 Davčni zakonik Ruske federacije. Če je znesek obresti, ki se lahko upošteva v davčnem računovodstvu, manjši od njihovega obračunanega zneska in mora organizacija uporabiti RAS 18/02, potem je treba odražati trajno davčno obveznost (konto 99 v breme - račun 68 v dobro)

PRAVILO 7. Če je poslovna kartica kreditna kartica z odlogom brez obresti, prihrankov pri obrestih ni treba izračunati

Za večdnevno uporabo kreditnega denarja, porabljenega s takšne kartice, banka praviloma ne zaračuna obresti. Posebni pogoji so določeni v pogodbi z banko. Davčni zakonik ne vsebuje nobenih pravil za ocenjevanje materialnih koristi od brezobrestnih posojil. Torej, tudi če ima organizacija takšno ugodnost, ji ni treba plačati dohodnine. To je stališče Vrhovnega arbitražnega sodišča. Sklep predsedstva Vrhovnega arbitražnega sodišča z dne 03.08.2004 št. 3009/04. Se strinjam z njo in ministrstvom za finance Dopis Ministrstva za finance z dne 18. aprila 2012 št. 03-03-10/38.

Računovodje pogosto sprašujejo, ali je mogoče izplačati denar prek poslovne bančne kartice za izplačilo plač zaposlenim. Za to zdaj načeloma ni nobenih omejitev. Glavna stvar je, da vse pravilno uredite:

• naj zaposleni dvigne denar s kartice, napiše predplačilo in vrne neporabljeni znesek blagajni;
• blagajnik mora izdati potrdilo o prejemu 0310001 točka 3.1 Pravilnika, odobrena. Centralna banka 12.10.2011 št. 373-P;
• pri obračunavanju denarja, vrnjenega v blagajno, je treba izvesti knjiženje v breme računa 50 "Blagajna" in v dobro računa 71 "Poravnave z odgovornimi osebami".