Корпоративните банкови карти се използват все по-често при разплащания с отговорни лица. Това платежно средство е удобно за използване за плащане на пътни, гостоприемни и бизнес разходи на организацията. Използвайки корпоративна карта, служителят може да плаща за стоки и услуги по банков път, както и да получава пари в брой за разходи на банкомати и банки. Какъв тип корпоративни карти да изберете, как да ги издадете и как да записвате транзакции, свързани с тях, ще разкажем в статията.

Какви са ползите от използването на корпоративна банкова карта?

1) Служителят получава денонощен достъп до средствата на организацията.

2) Средствата в рубли се преобразуват автоматично във валутата на плащането при плащане на услуги в чужбина.

3) Намалява се документооборота, опростява се счетоводството и се спестява време.

Парите се издават под отчета, заобикаляйки касата. Не е необходимо счетоводителят да пише чек и да получава пари в брой от банка. Не е необходимо да носите пари в касата, да ги давате на служителя и да съставяте касови документи. Не е необходимо да правите записи в касовата книга (решения на Седмия апелативен арбитражен съд от 20 декември 2012 г. N A03-6142 / 2012 г. и Трети апелативен арбитражен съд от 30 януари 2013 г. N A33-15574 / 2012 г.).

Не е необходимо служителят да пише заявление за получаване на пари под отчета и да го заверява от управителя, както се изисква от параграф 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции (одобрена с Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11.03. 2014 N 3210-U).

4) Служителят може да получи отчетни средства, дори ако не е докладвал за получената преди това сума.

Не е необходимо да се изпълнява изискването на клауза 6.3 от Процедурата за извършване на касови операции (одобрена с Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. N 3210-U), съгласно която парите в брой се издават от каса, при условие че отговорното лице погаси изцяло задължението за получената преди това сума. Всъщност в този случай не се извършват парични операции.

5) При плащане с корпоративна карта не е необходимо да спазвате лимит за плащане в брой.

Спомнете си, че в момента максималната сума на паричните сетълменти по един договор е 100 000 рубли (клауза 6 от Директивата на Централната банка на Руската федерация от 07.10.2013 г. N 3073-U). Това ограничение не важи при плащане на разходи с корпоративна карта, тъй като говорим за безналични плащания. В този случай организацията може да зададе собствен лимит за плащания с корпоративни карти.

Също така е важно да се отбележи, че ако счетоводителят тегли пари в брой от картата чрез банкомат и допълнително плаща за стоки (работи, услуги) от името на организацията, е необходимо да спазва лимита.

6) Разходите, направени с помощта на картата, могат да се контролират онлайн от служителя.

7) Намаляват се разходите и рисковете, свързани с получаването, транспортирането и съхранението на парични средства.

Какви видове корпоративни карти съществуват?

Юридическите лица могат да откриват следните видове банкови карти за своите служители (Наредба на Банката на Русия от 24 декември 2004 г. N 266-P „Относно издаването на платежни карти и операциите, извършвани с тях“):

- Дебитна карта. Използва се за извършване на транзакции от неговия притежател (служител) в рамките на разходния лимит - сумата пари, която организацията има в банковата си сметка. За такава карта може да бъде предоставен овърдрафт - заем, предоставен от банка на организация в случай на недостатъчност или липса на пари по нейната сметка;

- Кредитна карта. Използва се за извършване на операции от неговия притежател (служител) за сметка на средствата, предоставени от банката на организацията в рамките на лимита на разходите в съответствие с условията на договора за заем.

Както тези, така и другите корпоративни карти могат да бъдат регистрирани и безименни.

Карти с именаиздаден на конкретен служител на фирмата. Неговото име и фамилия са посочени на лицевата страна на картата. Други лица нямат право да извършват операции върху него.

Безименни картииздадени на дружеството. Неперсонифицирана корпоративна карта може да се използва от всяко лице от утвърдения списък на счетоводителите. В случай на уволнение на служител и назначаване на нов счетоводител, картата няма да се преиздава.

На практика най-често се използват дебитни корпоративни карти. Те също могат да бъдат освободени към специална картова сметка , или към разплащателна сметка организации.

Предимството на свързването на корпоративни карти с текуща сметка е, че отговорните лица имат отворен достъп до средствата на организацията по всяко време на денонощието. Това е и недостатък на такива карти по отношение на безопасността на средствата по сметката. Достъпът до тях обаче може да бъде ограничен чрез задаване на лимит на картите.

Средствата, преведени в специална картова сметка, се отделят от основните пари на организацията. За да го попълните, средствата трябва да бъдат преведени от сетълмент сметката на организацията. Преди това недостатъкът на откриването на специална картова сметка беше необходимостта да се докладва това на данъчните власти и извънбюджетните фондове. Задължението за уведомяване за откриване (закриване) на банкови сметки и отговорността за неподаване на такива уведомления обаче е отменено:

- от 01.05.2014 г. - за доклади до Пенсионния фонд на Руската федерация и FSS (Закон от 04.02.2014 г. N 59-FZ);

- от 02.05.2014 г. - за съобщения до IFTS (Закон от 02.04.2014 г. N 52-FZ).

Как се издават корпоративни банкови карти?

Банков договор

След като бъде направен изборът в полза на всеки тип корпоративни карти, се сключва споразумение с банката за тяхното издаване и поддръжка. Банката издател определя условията за издаване на корпоративни карти, списъка с необходимите документи, таксите за обслужване и др.

По правило банката изисква към споразумението да бъдат приложени следните документи:

• списък на служителите на организацията, които ще използват картите;
• заявления на служители за издаване на карта;
• пълномощни от организацията на служителите-картодържатели;
• документи, необходими за откриване на разплащателна сметка в рубла (валута) и др.

Местна регулация

За да организираме по-добре счетоводството и контрола върху разходите на организацията, препоръчваме да разработите вътрешен документ, който подробно описва процедурата за използване на корпоративни банкови карти. По-специално, той трябва да включва следните основни разпоредби:

Позиция	Коментар
Списък на разходите и транзакциите, които могат да бъдат направени от служител с корпоративна карта	Важно е служителите да знаят и разбират, че корпоративните карти не могат да се използват за плащане на лични покупки. С корпоративни карти могат да се плащат разходи, свързани изключително с дейността на организацията, като пътни, представителни, битови разходи.
Лимити за сетълмент за корпоративни карти	За всяка корпоративна карта може да се зададе индивидуален разходен лимит. Една организация може да зададе както постоянни, така и временни ограничения. Освен това, когато използвате корпоративни карти, можете да зададете лимити за различни категории разходи: теглене на пари в брой, максимална сума за еднократно безкасово теглене, операции в чужбина и др.
Периодът, през който служителят трябва да отчете средствата, изразходвани с помощта на корпоративната карта	Законодателството не установява срокове за предоставяне на отчет за случаи на безкасови плащания. Крайният срок, определен в параграф 6.3 от Инструкции на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. N 3210-U за предоставяне на предварителен отчет, се прилага само за случаи на получаване на пари в брой от касата на организацията. Следователно не е необходимо служителят да подава авансов отчет след всяка покупка, платена с корпоративна карта. Можете да правите това по-рядко. Препоръчително е избраният от организацията период да се фиксира в местен акт.
Форма за предварителен отчет	За предварителен отчет за използването на корпоративна карта организациите могат да използват както унифицирания формуляр N AO-1, ​​така и самостоятелно разработен, съдържащ всички задължителни данни, посочени в член 9 от Закона от 06.12.2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“. В първия случай, когато попълвате авансов отчет, в реда „Получено авансово плащане“ служителят ще посочи сумата, която е изтеглил от картата. В него той ще запише сумата, която е изразходвал, плащайки с карта по банков път, и ще запише същата сума в реда „Изразходвани“. Във втория случай отново може да се вземе за основа формуляр N AO-1. В него например редът „Получено авансово плащане“ може да бъде заменен с редовете „Пари, получени чрез банкомат с корпоративна карта“ и „Парите от корпоративна карта са използвани за безкасови плащания“. Можете да допълните предварителния отчет за използването на корпоративна карта със следната информация: – данни за корпоративната карта (трите имена на притежателя, вид, номер и срок на валидност); - салдото на средствата по картата към момента на получаването й ia и връщане; – информация за използването на кредитния лимит.
Списък на основните документи, потвърждаващи разходите	Разходите по картата се потвърждават чрез фишове за покупки и проверки на терминал, ако служителят е получил пари в брой чрез банкомат (попълнил е картата в брой). В последния случай към чековете се прилага обичайният първичен документ, потвърждаващ разходите (проверки на касови апарати, разписки за BSO, товарителници, разписки за продажби и др.).
Процедурата за събиране на средства от служител при отсъствие или непредоставяне на документи, потвърждаващи планираното използване на корпоративна карта навреме	Средствата, използвани от картата, за които титулярът не е представил справка или оправдателни документи в определения срок, се удържат от трудовото му възнаграждение по реда на трудовото законодателство. Трябва да се има предвид, че според данъчните власти, ако служител не отчете своевременно изразходването на средствата или не върне получените средства по отчета, той има доходи, от които работодателят удържа лични доходи данък. Съдиите също са съгласни с това заключение (решения на Президиума на Върховния арбитражен съд от 05.03.2013 г. N 14376/12 и N 13510/12, FAS West Siberian от 19.02.2014 N A45-25321 / 2012, FAS East Siberian от 01.24 .2014 N A19- 2278/2013).

С процедурата за прилагане и използване на корпоративни карти, одобрени от организацията, техните притежатели трябва да бъдат запознати под подпис.

Възможно е да се направи без разработване на вътрешна наредба относно процедурата за използване на корпоративни карти като отделен документ. Но тогава такъв ред трябва да бъде предписан в други местни разпоредби. Например в разпоредбите относно процедурата за възстановяване на пътни разходи, издаване на отчетни средства, подаване на авансови отчети за пътни и бизнес разходи, както и развлечения.

Заповед, определяща кръга на служителите, които имат право да използват корпоративни карти

Ако една организация отвори неназовани карти, тогава тяхното прехвърляне на служители се извършва въз основа на заповед от ръководителя. В случай на уволнение на служител се назначава нов счетоводител, актуализирана заповед ще трябва да бъде представена в банката.

Договор за пълна отговорност

Препоръчително е да се сключат споразумения със служители, притежаващи корпоративни карти на организацията, за пълна отговорност, в които те описват недопустимостта на разкриване на информация за ПИН кода на картата на трети лица, отговорността за нарушаване на установения ред за нейното използване и процедура за обезщетение за вреди. В този случай организацията ще има право да изиска от служителя, отговорен за липсата на средства по картата, обезщетение за пълните действителни щети (член 242 от Кодекса на труда на Руската федерация).

В същото време трябва да се има предвид, че работодателят няма право да сключва споразумения за пълна отговорност със служители, чиято длъжност или конкретна работа, която им е поверена, не е предвидена в специален списък, одобрен с постановление на Министерството на Труд от 31 декември 2002 г. N 85 (член 244 от Кодекса на труда на Руската федерация, писмо Rostrud от 19 октомври 2006 г. N 1746-6-1). Отговорността на такива служители пред работодателя в случай на недостиг на средства по корпоративната карта се определя в рамките на средната месечна печалба (член 241 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Книга за регистрация на издадени корпоративни карти

Препоръчваме издаването и връщането на корпоративни карти да се записват в специална книга за регистриране на издадените корпоративни карти. Алтернатива на такава книга може да бъде акт на приемане и предаване на карта. Организациите могат сами да разработят формулярите на тези документи (като вземат предвид подробностите, необходими за първичните документи).

Извлечение от книгата за регистрация на издадени корпоративни карти или акт за приемане и предаване на картата.

Име на служителя и неговата длъжност	Данни за картата (име на банката, номер на карта, дата на изтичане, тип карта)	Балансът на средствата по картата	Кредитен лимит	Подпис, потвърждаващ факта на предаване на служителя на плик с ПИН код
Иванов И.И.	1111111111111111	1000,00 рубли	50 000,00 рубли	Иванов

Повечето разплащателни карти имат CCV код - кодът, изискван при плащане през Интернет (посочен на гърба на картата). За да избегнете измамни действия, препоръчително е да не го посочвате в акта за приемане и предаване на картата.

Как да водим счетоводство на корпоративни карти?

Основата за отчитане на сумите на транзакциите, извършени с корпоративни карти, е регистърът на плащанията, издаден от банката или електронен дневник. Обикновено средствата се дебитират или кредитират за транзакции с карти не по-късно от работния ден, следващ деня, в който банката получи регистъра на плащанията или електронен дневник от един център за сетълмент. След това такива документи могат да бъдат прехвърлени на организацията.

Движението на средства по банкови карти може да се отрази с помощта на сметка 55 „Специални сметки в банки“ с отделянето на отделна подсметка, например „Корпоративни карти“ (Инструкции за прилагане на сметкоплана, одобрени със заповед на Министерството на финансите от 31 октомври 2000 г. N 94n).

При изграждането на аналитично счетоводство за тази подсметка е необходимо да се изхожда от условията за използване на корпоративни карти:

• Ако по картовата сметка е зададено минимално салдо, препоръчително е да отворите подсметки от следния ред „Минимално салдо“, „Лимит на плащане“.
• Ако се откриват няколко картови сметки (за всяка корпоративна карта), тогава за всяка сметка (за всеки картодържател) се открива подсметка в анализите.
• Ако към една картова сметка са издадени няколко корпоративни карти на различни служители, които имат право да извършват плащания в рамките на общия лимит за плащане, тогава е необходимо да се поддържат аналитични записи в контекста на картодържателите.
• Възможно е откриването на подсметки от втория ред на подсметка „Специална картова сметка в банката“ в контекста на битови, пътни и представителни разходи, в зависимост от организационните, икономическите и други характеристики на организацията, т.к. както и за сближаване на счетоводството и управленското счетоводство.

Счетоводните записи, които отразяват транзакции с корпоративна банкова карта, зависят от вида на картата.

Дебитна карта

Блок счетоводни записи за дебитна корпоративна карта

Дебит

Кредит

Операция

<О приостановлении операций по счету>

Решението на данъчните власти за спиране на операции по фирмена сметка се отнася и за корпоративните карти, които се отнасят до тази сметка. Това заключение е направено за първи път от Министерството на финансите на Русия в писмо от 07.06.12 г. № 03-02-07 / 1-135 (отговор на частна заявка).

Как да блокирам карта

Банка, която е получила решение от инспектората за блокиране на сметка, спира всички разходи по тази сметка (клауза 1, член 76 от Данъчния кодекс). Както обясниха от Министерството на финансите, няма изключения за корпоративните карти. А това означава, че веднага щом данъчното решение дойде в банката, тя ще блокира и сметката, и картата. В крайна сметка корпоративната карта е обвързана с банкова сметка.

След блокиране дебитните транзакции по картата няма да бъдат възможни, вече няма да е възможно плащане или теглене на пари в брой през банкомат. Нито теглете пари в брой от банкомат, нито прехвърляйте средства от картата към друга сметка.

Замразени операции

Трудности възникват в ситуации, когато информация за разходите по картата се получава от банката след блокиране. Факт е, че в момента на плащане или теглене на пари в брой чрез банкомат банката не приспада пари от картата, а само ги замразява по сметката. Тоест компанията не може да ги използва, но реално парите не излизат от сметката. След известно време банката получава регистър на транзакциите от платежната система (Visa, MasterCard). Именно според този регистър банката изпраща пари на организации, където са платили с карта. Това означава, че може да минат няколко месеца между плащането с карта и действителното дебитиране на пари. През този период данъкът може да блокира сметката.

В коментирано писмо Министерството на финансите казва, че по време на периода на блокиране банката няма право да превежда пари, въпреки че плащането с карта е извършено преди спирането на операциите. Междувременно това не означава, че компанията трябва да плати отново или плащането с картата се анулира. Анкетираните банки ни потвърдиха, че банката няма да върне замразените суми по сметката на фирмата, но ще изпълни плащането веднага щом данъчните деблокират сметката.

Компанията от своя страна има право да запише покупката с корпоративна карта в деня на плащането и да признае разходите за целите на данъка върху печалбата. Като потвърждение на разходите, компанията ще разполага с касова бележка от терминала, през който е извършено плащането с картата. Действителното дебитиране на пари от сметката в този случай не играе роля. Това ни потвърдиха експерти от руското министерство на финансите.

Акаунтите ще бъдат блокирани само онлайн.

Решението за блокиране на сметки от 1 август ще бъде само електронно. Тази промяна има както плюсове, така и минуси. От една страна решенията ще стигат до банките в рамките на един ден. От друга страна, компаниите са лишени от възможността лично да вземат решението чрез пълномощно на банката (за повече информация вижте по-долу). "UNP"№ 25, 2012 г., стр. 4 „Направени са нови промени в Кодекса относно офсет, възстановяване, блокиране и баланс“).

Корпоративна карта - счетоводството за нея е свързано с някои нюанси, които повдигат въпроси сред счетоводителите, които се сблъскват с този финансов инструмент за първи път. В тази статия ще дадем отговори на често задавани въпроси, които възникват при използване на корпоративни карти.

Коя карта е по-добре да имате - дебитна или кредитна?

За корпоративни цели е възможно издаването на различни видове банкови карти:

• само дебит (картата ще бъде попълнена със средства, преди да могат да бъдат изразходвани);
• кредит (средствата по картата се предоставят от банката в рамките на лимита);
• дебит с овърдрафт (има възможност за изразходване на средства над дебитното салдо - като правило също ограничено).

Каква карта да изберете зависи от целите, за които се издава, както и от определена степен на доверие към служителя, който ще я използва. Например, ако мениджър изготви карта за използване при командировки, включително чуждестранни, препоръчително е да се предвиди възможност за изразходване на средства по заем или овърдрафт („допълнителните“ пари може да са полезни). Ако картата е издадена на бизнес ръководител за редовни малки покупки в рамките на бюджета, дебитна карта с фиксирано месечно допълване може да бъде най-добрият вариант.

ЗАБЕЛЕЖКА!Ако на кредитна карта е установен период на безлихвено използване на кредитни средства, не е необходимо да се изчислява икономическата изгода от такова използване за данъчни цели (виж писмо на Министерството на финансите от 18.04.2012 г. № 03-03 -10 / 38).

Как да издам карта на служител в счетоводството?

Самата карта е собственост на банката, която я е издала. Следователно фактът на издаване на карта на служител не се отразява в счетоводните сметки на предприятието, за което е издадена. Предприятието може да води запис на такива карти в специален дневник или да формира списък с пълномощни, издадени на служители за получаване на карта от банка. Ако е необходимо да се потвърди получаването на карти от служители, може да се поиска документ (например регистър за издаване на карти) от банката.

Как трябва да се регулират транзакциите с карти?

Ако в дадена организация се използват корпоративни карти, препоръчително е да се одобри процедурата за използване на карти и подаване на отчети за изразходваните средства с местен регулаторен акт.

Подобен регламент ще помогне и в случаите на:

• Уреждане на евентуални претенции на данъчните власти относно процедурата за отразяване на средствата, изразходвани по корпоративни карти, в счетоводството. Например, ако вътрешните разпоредби не установяват ясна процедура за докладване на служител за средства, изтеглени от карта чрез банкомат, данъчните власти могат да преценят, че в този случай всички суми, изтеглени от картата, трябва да бъдат прехвърлени през касата на организацията (получава се съгласно PKO и незабавно се съставя парично сетълмент за издаване под отчет). Разбира се, подобен иск има доста слаби основания, тъй като всъщност парите не са постъпвали в касата на предприятието. Но за да избегнете подобни нюанси, по-добре е да регистрирате всички опции за изразходване на средства от картата и отчетите за тях във вътрешните правила.
• Предявяване на искове към служител в случай на злоупотреба със средства по картата или установяване на липси и злоупотреби. При правилното изпълнение на правилника за вътрешния ред ще бъде възможно не само да се удържат загуби от неправомерно използване на средства от заплатата на виновния служител, но и да се приложи дисциплинарно наказание на служителя по чл. 192 и част 1 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация (за нарушение на разпоредбите за дисциплината в организацията).

Трябва ли да подавам информация за корпоративни карти в данъчната служба?

Закон № 52-FZ от 2 април 2014 г. „За измененията ...“ в сила от май 2014 г. премахна задължението на данъкоплатците да предоставят на данъчните власти информация за откриването (закриването) на банкови сметки.

Както беше отбелязано по-горе, самото издаване на банкови карти също се отнася до дейността на банката издател, а не на предприятието.

По този начин не е необходимо да информирате данъчната служба, че имате издадена корпоративна карта.

Как един служител отчита изразходваните средства от картата?

Парите по картата са на дружеството и са на негово разположение. Следователно задължението за отчет на служителя възниква само когато той е платил с карта или е изтеглил пари в брой от банкомат.

Като общо правило средствата, използвани от служител от корпоративна карта, се считат за отчетни суми. Съответно процедурата за отчитане при тях е подобна. Служителят трябва:

• Изготвяне на предварителен отчет за изразходваните суми. Можете да направите това, като използвате стандартния формуляр AO-1, ​​но можете също да използвате формуляра, одобрен в организацията (например вътрешните правила за използване на корпоративни карти могат да съдържат и специален формуляр за отчет).

Всички подробности за изготвяне на авансов отчет, когато разходите се плащат с корпоративна банкова карта, са изложени в готовото решение от КонсултантПлюс.

• Към отчета приложете подкрепящи документи: чекове на KKM, фактури, актове и др.
• Представете отчет в счетоводния отдел на предприятието по начина и в сроковете, определени от наредбата за използване на корпоративни карти.

ЗАБЕЛЕЖКА! Банките периодично (обикновено ежемесечно) съставят и изпращат извлечения на клиентите за своите картови продукти. По този начин отчетите на служители, използващи карти, са доста лесни за проверка по отношение на безкасови плащания и тегления през банкомати.

Възможно ли е да се удържа обезщетение от служител за изразходване на средства за други цели?

Да, можеш. При спазване на редица условия:

• размерът на щетите може да бъде оценен;
• вината на служителя за щетите е доказана (например покупката на стоки за лични нужди се потвърждава от банково извлечение на лична карта и копия от платежните документи на продавача);
• е издадена заповед (заповед) на ръководителя на предприятието за удържане на размера на щетите от заплатата на служителя не по-късно от 1 месец от момента на установяване на факта на щетата и вината (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация). );
• размерът на направеното приспадане съответства на нормите, установени в чл. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация;
• служителят не оспорва приспадането (член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Научете повече за удръжките от заплатите .

Какви са типичните осчетоводявания при транзакции с корпоративни карти?

В счетоводството транзакциите с карти се отразяват с помощта на сметки 55 „Специални сметки в банки“ и 71 „Разплащания с отговорни лица“. Типичните операции са представени в таблицата:

			Забележка
		Попълване на корпоративна карта	Сметка 55 се поддържа в аналитика за всяка картова сметка
		Ползване на банков кредит	За кредитна карта и овърдрафт
		Отчислено плащане за услуги или банкова комисионна по картата
		Служителят заплатил разходите по банков път. Служителят получи пари в брой с карта	Осчетоводяването се извършва, ако счетоводният отдел има средства за оперативен контрол върху движенията по картата, например интернет банкиране
25, 26, 44, 60, 76		Отразен е отчетът на служителя за изразходваните суми	Осчетоводяването се извършва на датата на приемане на отчета
		Отразен е фактът, че служителят е използвал картата за плащане на разходи	Ако няма оперативен контрол. Информацията, че средствата по картата са изразходвани за тези разходи, идва от служителя (отразено в отчета)
		Отразява използването на средства по картата според отчета на банката и отчета на служителя	Към датата на получаване на отчета на банката
		Начислени лихви по заеми	За кредитни карти и овърдрафт
		Изплатен заем по кредитна карта	Обикновено в размер на задължителното картово плащане, представено от банката

Прочетете за видовете измами, свързани с банкови карти в статията. « Измами с използване на платежни банкови карти » .

Резултати

Отчитането на корпоративните карти се извършва по общи правила. В същото време за счетоводни цели картовите сметки, открити в банки, се класифицират като специални банкови сметки, а средствата, изразходвани от служители от карти, се класифицират като отчетни суми. Процедурата за използване на карти се препоръчва да бъде одобрена с отделен вътрешен документ, в който да се записват всички аспекти на тяхното използване, като се обръща специално внимание на процедурата за отчитане на изразходваните средства.

Ел Ей Елина, икономист-счетоводител

7 правила за корпоративна карта

Как да вземем предвид движението на парите по банкова карта и изразходването им от служител

Текстовете на писмата на Министерството на финансите и Федералната данъчна служба, споменати в статията, можете да намерите: раздел „Финансови и кадрови консултации” на системата ConsultantPlus

Корпоративната банкова карта е добър изход, ако служителите трябва да платят нещо сами. Парите по сметката принадлежат на организацията, но картата се издава на конкретен служител клауза 1.5 от Правилника, одобрена. Централна банка от 24 декември 2004 г. № 266-P (наричана по-нататък - Наредба № 266-P). Ще ви разкажем за правилата за използване на корпоративна карта и отчитане на операциите, свързани с нея.

ПРАВИЛО 1. Необходимо е да информирате данъчните и извънбюджетните фондове за картовата сметка

За корпоративна карта се открива отделна банкова сметка параграф 2 на чл. 11 Данъчен кодекс на Руската федерация. Тази сметка (както откриването, така и закриването) трябва да бъде докладвана на IFTS, FIU и FSS по местонахождението на организацията.

Препоръчаният от ЗФР формуляр за докладване за откриване на сметка може да бъде намерен на: уебсайт на PFR→ Работодатели → Плащане на осигуровки и подаване на отчети → Отчетност и ред за нейното подаване → Препоръчителни примерни документи

Това трябва да стане в рамките на 7 работни дни от датата на откриване на такава сметка. параграф 2 на чл. 23, ал. 6 на чл. 6.1 Данъчен кодекс на Руската федерация; т. 1 ч. 3 чл. 28, част 6 от чл. 4 от Закон № 212-FZ от 24 юли 2009 г. (наричан по-долу - Закон № 212-FZ); Решение на Президиума на Върховния арбитражен съд от 21.09.2010 г. № 2942/10. За да направите това, изпратете:

• до данъчната служба - съобщение по образец № C-09-1 одобрени Заповед на Федералната данъчна служба № ММВ-7-6/362@ от 9 юни 2011 г.. Когато попълвате този формуляр, информирайте за откриване на банкова сметка, а не за възникване на права за използване на корпоративно електронно средство за плащане (CESP). В крайна сметка KESP и корпоративна банкова карта не са едно и също нещо.

Доклади

1 - относно откриване на сметка 2 - относно закриване на сметка 3 - при възникване на правото на ползване на КЕСП 4 - при прекратяване на правото на ползване на КЕСП

Когато докладвате на Инспектората за откриване на банкова сметка за използване на корпоративна банкова карта, в тези клетки на формуляр № C-09-1 трябва да поставите "1"

1 - в банката 2 - в органа на Федералната хазна (друг орган, който открива и поддържа лични сметки)

• в FSS - съобщение по препоръчания от него образец Писмо на FSS от 28 декември 2009 г. № 02-10/05-13656;
• до ЗФР - съобщение в препоръчания образец, който можете да намерите на уебсайта на фонда.

Между другото, няколко карти могат да бъдат издадени към една картова сметка - основната и допълнителната e клауза 2.1 от Наредба № 266-P. Освен това карти за различни служители на вашата организация могат да бъдат издадени към една и съща сметка. Не е необходимо да докладвате на инспекцията и фондовете за издаването на всяка от допълнителните карти.

ПРАВИЛО 2. Издаването на корпоративна карта не се отразява в счетоводните сметки

Самата карта е на банката, така че не се отразява в счетоводството. Ако банковата карта е регистрирана и самият служител ще я получи в банката, тогава не е необходимо да се води регистър на банковите корпоративни карти. Въпреки че понякога счетоводителят трябва да попълни пълномощно за конкретен служител, за да получи корпоративна карта в банка (образец на пълномощно, като правило, се предоставя от самата банка).

Банката може да информира вашата организация за това на кой служител са издадени картите в регистъра за издаване на международни корпоративни карти или в друг документ (това зависи от приетата от банката система за управление на документи и условията, посочени в споразумението ви с нея).

ПРАВИЛО 3. Не е необходимо да прехвърляте пари, получени от служител чрез банкомат през касата

Напоследък счетоводители се оплакват, че инспекторите им правят забележки по време на проверки: в касовата книга не са отразени операции за теглене на пари от банкова карта от служители. Твърди се, че в деня на тегленето им тези пари трябва да бъдат регистрирани като получени на каса и веднага - като издадени срещу протокол. Ако такива пари не са преминали през касата, тогава организацията се глобява, че не осчетоводява пари в касата и Изкуство. 15.1 Административен кодекс на Руската федерация.

Мнение на читателя

„Когато за първи път отворихме банкова корпоративна карта, се страхувахме, че ще има трудности с изчисляването на паричния баланс. В края на краищата затваряме в 18.00 часа и служител може да тегли пари в брой през банкомат дори късно през нощта. Но се оказа, че тези пари на касата изобщо не е необходимо да се харчат.

Зухра,
Уфа

Ясно е обаче, че парите физически „не са попаднали в касата“. Така че счетоводството нито може да ги капитализира, нито да ги издаде под отчет. Следователно такива операции не трябва да се отразяват в касовата книга. И съдилищата подкрепят точно такава позиция, отказвайки на данъчните власти да събират глоби от организации Постановление 7 на ААС от 20 декември 2012 г. № А03-6142 / 2012 г.; 3 ААС от 30.01.2013 г. № А33-15574/2012г..

От това също следва, че парите, изтеглени от картата в брой, не трябва да се вземат предвид при изчисляване на паричния баланс в края на деня.

ПРАВИЛО 4. Служителят трябва да отчете "картови" пари

Служителят, на чието име е издадена картата, може да я използва за плащане на покупки или теглене на пари в брой през банкомат клауза 2.5 от Наредба № 266-P. Парите, които са по сметката на корпоративната банкова карта, са парите, които служителят все още не е получил и които все още не е използвал по никакъв начин. Служителят ще трябва да се отчита за тях само когато тегли пари в брой от картата или плаща нещо с картата.

Получени пари от банкоматпо същество прилича на пари, дадени на служител по сметка. В крайна сметка, на първо място, това са парите на организацията. Разбира се, след всяка покупка служителят не трябва веднага да бяга в счетоводния отдел и да пише отчет. Достатъчно е да правите това веднъж на няколко дни - поръчката трябва да бъде одобрена от ръководителя на организацията. Сумата, която служителят може да похарчи, е ограничена от паричния баланс на корпоративна карта (освен ако, разбира се, на картата не е зададен кредитен лимит и не е предоставена възможност за овърдрафт). Свързвайки се с банката, организацията може да зададе допълнителни ограничения за всяка от картите.

ОБСЪЖДАМЕ С МЕНИДЖЪРА

Да се контролира разходването на парите на компанията,по-добре е да издадете заповед относно правилата за използване на корпоративни банкови карти. Важно е да се определи периодът, през който служителят е длъжен да докладва за парите, изразходвани с помощта на картата или изтеглени от нея.

Служителят може да изготви отчет или в унифициран формуляр № AO-1, ​​или във формуляр, разработен независимо от вашата организация. Например, вместо реда „авансово плащане, получено от касата“, можете да посочите редовете „пари, получени чрез банкомат с корпоративна карта“ и „пари от корпоративна карта са използвани за безналични плащания“.

Има мнение, че когато един служител е закупил нещо за компанията, като го заплатите с карта по безкасов начин,не е необходимо да се изготвя пълен предварителен отчет. Несъмнено служителят все още трябва да представи подкрепящи документи в счетоводния отдел и сроковете за това също трябва да се регулират от ръководството на вашата организация (например в същия ред). Едва сега служителят може да прикачи такива документи (проверки на CCP, товарителници, касови бележки) към бележка.

Но трябва да кажа, че повечето счетоводители са по-свикнали, когато всички отчети се изготвят във формуляр № AO-1. В допълнение, името "авансов отчет" ще помогне да се избегнат спорове с инспекторите при проверка на правилността на изчисляването на данъка върху дохода. В края на краищата датата на одобрение на авансовия отчет за изразходваните пари от служителя x суб. 5 т. 7 чл. 272 Данъчен кодекс на Руската федерация.

Веднъж месечно банката по правило предоставя на организацията отчет за всяка корпоративна карта. След като го получите, можете да проверите пълнотата на авансовите отчети на служителите. Най-лесният начин е за онези организации, които имат свързана интернет банка.

ПРАВИЛО 5. Ако служителят не е осчетоводил парите от "картата", те могат да бъдат удържани от заплатата му

Ако служителят не е представил документи, оправдаващи разхода на пари, дебитирани от картата в рамките на периода, установен във вашата организация, тогава по нареждане на ръководството счетоводният отдел може да ги удържи от заплатата на служителя. Същото може да се направи, ако служителят е похарчил парите за други цели, например за някои свои лични цели и членове 238, 241 от Кодекса на труда на Руската федерация.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ НА СЛУЖИТЕЛЯ

Не можете да казвате на никого ПИН кода на банкова карта.И ако е открадната или изгубена, трябва да се обадите в банката, издала картата, възможно най-скоро и да я блокирате.

Имайте предвид обаче, че една заповед за управление за такова задържане не е достатъчна. Необходимо е да се докаже размерът на щетите и вината на служителя. Размерът на щетите, причинени на организацията, може да бъде възстановен от служителя със заповед на ръководителя, ако и членове 238, , 246, 247, 248 от Кодекса на труда на Руската федерация:

• такава поръчка се прави не по-късно от 1 месец от датата, на която организацията установи размера на щетите, причинени от служителя;
• размерът на щетите не надвишава средната месечна заплата на служителя.

Ако поне едно от тези условия не е изпълнено, удръжката от заплатата на служителя е незаконна.

ОТ АВТЕНТИЧНИ ИЗТОЧНИЦИ

Заместник-началник на Федералната служба по труда и заетостта

“ Отговорността за изразходване на средства по корпоративна банкова карта в рамките на установените лимити за разходи е на притежателя на такава карта (т.е. служителя, на чието име е издадена).

При липса на документи, потвърждаващи предназначението на корпоративна банкова карта, сумата, използвана за други цели, се възстановява от виновния служител в съответствие с членове 238, 241 и 248 от Кодекса на труда на Руската федерация. Тоест имате нужда от:

• докаже, че щетите, причинени на организацията, са резултат от виновни действия на служителя;
• определя размера на тази щета;
• спазва реда за възстановяване на тези вреди, предвиден в Кодекса на труда. По-специално това означава, че по нареждане на работодателя щетите могат да бъдат възстановени от него само в рамките на средната месечна заплата.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ НА УПРАВИТЕЛЯ

Възможно е, че служителят използва пари от корпоративната карта за други цели.За да защитите компанията, е по-добре да ограничите възможността за използване на пари на картата до определен лимит. Ако такъв лимит е по-малък от средната месечна заплата на служител, ще бъде по-лесно да се възстановят от него парите, използвани за други цели.

Моля, имайте предвид, че не винаги е възможно да се възстанови от служителя сумата на щетите, причинени от него наведнъж, дори ако нейният размер не надвишава средната месечна печалба на служителя - притежателя на картата. Всъщност в този случай общият размер на всички удръжки за всяко плащане на заплата не може да надвишава 20%. Изкуство. 138 от Кодекса на труда на Руската федерация. Освен това максималният размер на удръжките трябва да се изчисли от сумата, която остава след удържане на данък върху доходите на физическите лица Писмо на Министерството на здравеопазването и социалното развитие от 16 ноември 2011 г. № 22-2-4852.

Вярно е, че служителят може също така доброволно да компенсира причинените му щети, дори ако размерът на тези щети надвишава средната му месечна печалба.

Ако служителят е против нещо да бъде удържано от заплатата му, тези пари все още не са загубени за вашата организация. Можете да отидете на съд.

ПРАВИЛО 6. Безкасовите разходи на служителя и тегленето на пари в брой се извършват чрез сметка 71

Записите, които трябва да отразяват транзакции с корпоративна банкова карта, зависят от вида на тази карта. Тя се случва:

• <или>дебит - когато дебитите от картата по правило са възможни само в рамките на наличните средства по нея;
• <или>кредит - когато можете да харчите както парите на организацията по картата, така и парите на банката, предоставени в рамките на одобрения кредитен лимит.

Но и в двата случая дебитирането на пари от картата, което се случва по инициатива на служителя (неговия притежател), е по-обичайно да се извършва чрез сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Одиторите са съгласни.

ОБМЕН НА ОПИТ

Генерален директор на одиторската фирма Vector Development LLC

„Разходването на средства от служител от корпоративна банкова карта не е изрично регламентирано от нормативни документи (включително сметкоплан), но от икономическа гледна точка това са отчетни средства. Следователно на практика организациите използват сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“. Много е важно този, който е правил плащания с банкова карта или е теглил пари в брой от нея, да се отчете за тези пари.

Докато служителят не подаде авансов отчет, той ще има дебитно салдо по сметка 71. Няма значение как са изразходвани средствата от картата - чрез плащане в магазини или чрез теглене на пари в брой.

Сметка 73 „Разплащания с персонал за други операции“ е по-малко логично да се използва за отразяване на разходите на пари от корпоративна банкова карта. В края на краищата семантичното му натоварване е малко по-различно - то, като правило, отразява еднократни операции, които се различават от редовното изразходване на средства като част от служебните задължения на служителите (заеми на служители, обезщетение за материални щети, закупуване на ваучери и т.н.) ”.

Ето публикациите за операции с дебитна карта (ще разгледаме примера с рублови карти).

Съдържание на операцията	Dt	CT
На датата на попълване на картовата сметка
Прехвърляне на пари от разплащателна сметка към карта		51 "Разплащателни сметки"
Към датата на дебитиране на комисионата от банката
Банковата комисионна, удържана от картовата сметка, се отчита като други разходи	91-2 "Други разходи"	55, подсметка "Картова сметка"
В данъчното счетоводство банковата комисионна се отчита като неоперативни разходи. суб. 15 т. 1 чл. 265 Данъчен кодекс на Руската федерация
Към датата, на която картата е била използвана от служителя (ако организацията има незабавен достъп до данни за движението на пари по сметки) *
Картата е използвана за плащане на стоки, работи, услуги, закупени от служител		55, подсметка "Картова сметка"
Изтеглени пари от карта от служител
Към датата служителят отчита изразходваните суми
Служителят е докладвал за пари в брой, изтеглени от картата и изразходвани за нуждите на организацията, или за безналични разходи	26 „Общи разходи“ (60 „Разплащания с доставчици или изпълнители“, 10 „Материали“, 44 „Разходи за продажби“ и др.)	71 "Разплащания с отговорни лица"
	19 "ДДС върху придобити ценности"

* Някои организации го правят. Когато служителите представят отчети в счетоводния отдел с приложени към тях оправдателни документи, се прави осчетоводяване по дебита на сметка 71 и кредита на сметка 57 „Трансфери по пътя“. Когато месечните отчети за карти идват от банката, се извършва осчетоводяване на дебита на сметка 57 и кредита на сметка 55.

Отразете в счетоводството сумите, за които служителят не е отчел, е необходимо по този начин.

ОБМЕН НА ОПИТ

Ръководител на отдел „Методология и вътрешен одит“, PRODO Management LLC

Средствата, дебитирани от банковата сметка на организацията в резултат на транзакция с корпоративна банкова карта, се считат за издадени срещу отчета на служителя. Ако той не представи предварителен отчет с оправдателни документи в рамките на срока, определен от ръководството на организацията, тогава е необходимо да се направи дебитно записване по сметка 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“ и сметка 71 кредит.

Когато организацията установи вината и размера на щетите, причинени от служителя, е необходимо да се направи осчетоводяване по дебита на сметка 73 и кредита на сметка 94.

След като парите бъдат удържани от заплатата на служителя или изплатени в брой на касата, това трябва да бъде отразено в кредита на сметка 73 и в дебита на сметка 70 „Разплащания с персонал за заплати“ или сметка 50 „Каса“ ”.

Транзакциите с кредитни карти за собствена сметка се третират по същия начин като транзакциите с дебитни карти. А операциите по използването на кредитния лимит и връщането на пари в банката ще бъдат отразени, както следва.

Банковите пари увеличават лимита за плащане на картата. Заемът обаче се счита за получен едва след като компанията го усвои. Тоест след дебитиране на парите от картата (в брой или по банков път) за сметка на кредитния лимит. Следователно не е необходимо да се записва получаването на заем (направете осчетоводяване в сметка 66 „Разплащания по краткосрочни заеми и заеми“) веднага след като банката определи кредитен лимит.

Съдържание на операцията	Dt	CT
От датата на дебитиране на средства от картата за сметка на кредитния лимит по инициатива на служителя
Парите, използвани от служителя за закупуване на стоки, работи, услуги, бяха дебитирани от картата	71 "Разплащания с отговорни лица"	55 "Специални банкови сметки", подсметка "Картова сметка"
	55, подсметка "Картова сметка"
Към датата, на която банката отписва комисионата поради кредитния лимит
Банковата комисионна е удържана от картовата сметка поради кредитния лимит	91-2 "Други разходи"	55, подсметка "Картова сметка"
	55, подсметка "Картова сметка"	66 "Разплащания по краткосрочни кредити и заеми"
Считано от датата на попълване на кредитната карта и погасяване на ползвания кредит
От разплащателната сметка към картовата сметка са преведени пари за погасяване на дълга по използвания кредитен лимит	55, подсметка "Картова сметка"	51 "Разплащателни сметки"
	66 "Разплащания по краткосрочни кредити и заеми"	55, подсметка "Картова сметка"
Считано от датата банката начислява лихва по кредита
Начислена лихва по банков кредит	91-2 "Други разходи"	66 "Разплащания по краткосрочни кредити и заеми"
В данъчното счетоводство лихвите по дългови задължения от всякакъв вид се признават като неоперативни разходи и суб. 2 т. 1 чл. 265 Данъчен кодекс на Руската федерация. Те обаче се вземат предвид в рамките на нормите Изкуство. 269, ал. 8 на чл. 270 Данъчен кодекс на Руската федерация. Ако размерът на лихвите, които могат да бъдат взети предвид в данъчното счетоводство, е по-малък от тяхната натрупана сума и организацията трябва да прилага RAS 18/02, тогава е необходимо да се отрази постоянно данъчно задължение (сметка 99 дебит - сметка 68 кредит)

ПРАВИЛО 7. Ако корпоративната карта е кредитна карта с гратисен период без лихва, тогава спестяванията върху лихвата не трябва да се изчисляват

По правило за няколко дни използване на кредитни пари, изразходвани от такава карта, банката не начислява лихва. Конкретните условия са фиксирани в договора с банката. Данъчният кодекс не съдържа правила за оценка на материалните ползи от безлихвени заеми. Следователно, дори ако организацията има такава полза, тя не трябва да плаща данък върху дохода. Това е становището на Върховния арбитражен съд. Решение на Президиума на Върховния арбитражен съд от 03.08.2004 г. № 3009/04. Съгласен съм с нея и Министерството на финансите Писмо на Министерство на финансите от 18 април 2012 г. № 03-03-10/38.

Счетоводителите често питат дали е възможно да изтеглят пари чрез корпоративна банкова карта за изплащане на заплати на служители. По принцип сега няма ограничения за това. Основното нещо е да подредите всичко правилно:

• оставете служителя да изтегли пари от картата, да напише авансов отчет и да върне неизразходваната сума на касата;
• касиерът трябва да издаде разписка 0310001 клауза 3.1 от Правилника, одобрена. Централна банка 12.10.2011 г. № 373-P;
• при отчитане на парите, върнати в касата, е необходимо да се направи осчетоводяване по дебита на сметка 50 „Касиер“ и кредита на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“.