Företagsbankkort används i allt större utsträckning vid uppgörelser med ansvariga personer. Detta betalningsmedel är bekvämt att använda för att betala för resor, gästfrihet och affärskostnader för organisationen. Med ett företagskort kan en anställd betala för varor och tjänster via banköverföring, samt få kontanter för utgifter i uttagsautomater och banker. Vilken typ av företagskort att välja, hur man utfärdar dem och hur man registrerar transaktioner relaterade till dem, kommer vi att berätta i artikeln.

Vilka är fördelarna med att använda ett företagsbankkort?

1) Den anställde får tillgång till organisationens medel dygnet runt.

2) Rubelmedel omvandlas automatiskt till betalningsvalutan vid betalning för tjänster utomlands.

3) Dokumentflödet minskar, bokföringen förenklas och tid sparas.

Pengar utfärdas under rapporten, förbi kassan. En revisor behöver inte skriva en check och få kontanter från en bank. Det finns ingen anledning att ta med kontanter till kassan, ge dem till den anställde och upprätta kassadokument. Inget behov av att göra anteckningar i kassaboken (avgöranden av den sjunde skiljedomsrätten av den 20 december 2012 N A03-6142 / 2012 och den tredje skiljedomstolen av den 30 januari 2013 N A33-15574 / 2012).

Den anställde behöver inte skriva en ansökan om att ta emot pengar enligt rapporten och godkänna den med chefen, som krävs i punkt 6.3 i förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner (godkänd av instruktionen från Ryska federationens centralbank av 11.03. 2014 N 3210-U).

4) Den anställde kan få redovisningsmedel, även om han inte redovisat det tidigare mottagna beloppet.

Det är inte nödvändigt att uppfylla kravet i klausul 6.3 i förfarandet för att genomföra kontanttransaktioner (godkänd av instruktionen från Ryska federationens centralbank den 11 mars 2014 N 3210-U), enligt vilken kontanter utfärdas från kassa under förutsättning att den redovisningsskyldige helt återbetalar skulden för det tidigare erhållna beloppet. I det här fallet utförs faktiskt inte kontanttransaktioner.

5) När du betalar med företagskort behöver du inte följa kontantbetalningsgränsen.

Kom ihåg att för närvarande är det maximala beloppet för kontantavräkningar under ett kontrakt 100 000 rubel (klausul 6 i direktivet från Ryska federationens centralbank daterat 07.10.2013 N 3073-U). Denna begränsning gäller inte vid betalning av utgifter med företagskort, eftersom vi talar om icke-kontanta betalningar. I det här fallet kan organisationen sätta sin egen gräns för betalningar med företagskort.

Det är också viktigt att notera att om revisorn tar ut kontanter från kortet genom en bankomat och ytterligare betalar för varor (arbeten, tjänster) på uppdrag av organisationen, måste den följa gränsen.

6) Utgifter som görs med kortet kan kontrolleras online av den anställde.

7) Kostnaderna och riskerna i samband med mottagande, transport och förvaring av kontanter minskar.

Vilka typer av företagskort finns?

Juridiska personer kan öppna följande typer av bankkort för sina anställda (Rysslands centralbanks förordning av den 24 december 2004 N 266-P "Om utfärdande av betalkort och om operationer som utförs med dem"):

- Kontokort. Den används för att göra transaktioner av sin innehavare (anställd) inom utgiftsgränsen - summan pengar organisationen har på sitt bankkonto. En övertrassering kan tillhandahållas för ett sådant kort - ett lån som tillhandahålls av en bank till en organisation i händelse av otillräcklighet eller frånvaro av pengar på sitt konto;

- Kreditkort. Det används för att utföra operationer av sin innehavare (anställd) på bekostnad av medel som banken tillhandahåller organisationen inom utgiftsgränsen i enlighet med villkoren i låneavtalet.

Både dessa och andra företagskort kan registreras och namnlösas.

Visitkort utfärdas till en viss anställd i företaget. Hans namn och efternamn anges på framsidan av kortet. Andra personer har inte rätt att utföra operationer på den.

Namnlösa kort utfärdat till bolaget. Ett opersonligt företagskort kan användas av alla personer från den godkända listan över revisorer. Vid en anställds uppsägning och en ny revisorsanställning behöver kortet inte utfärdas på nytt.

I praktiken är betalkort för företag det vanligaste som används. De kan släppas antingen till ett speciellt kortkonto , eller till löpande konto organisationer.

Fördelen med att koppla företagskort till ett löpande konto är att ansvariga personer har fri tillgång till organisationens medel när som helst på dygnet. Detta är också en nackdel med sådana kort när det gäller säkerheten för pengar på kontot. Tillgången till dem kan dock begränsas genom att sätta en gräns på korten.

Medel som överförs till ett speciellt kortkonto separeras från organisationens huvudpengar. För att fylla på det måste pengar överföras från organisationens avräkningskonto. Tidigare har nackdelen med att öppna ett särskilt kortkonto varit behovet av att anmäla detta till skattemyndigheten och icke-budgetära fonder. Skyldigheten att meddela om öppnandet (stängningen) av bankkonton och ansvaret för att inte lämna in sådana meddelanden har dock upphävts:

- från 01.05.2014 - för rapporter till Ryska federationens pensionsfond och FSS (lag av 04.02.2014 N 59-FZ);

- från 2014-02-05 - för meddelanden till IFTS (lag av 2014-02-04 N 52-FZ).

Hur utfärdar man företagsbankkort?

Bankavtal

Efter att valet gjorts till förmån för alla typer av företagskort ingås ett avtal med banken om deras utfärdande och underhåll. Den utfärdande banken ställer villkoren för att utfärda företagskort, listan över nödvändiga dokument, serviceavgifter etc.

Som regel kräver banken att följande dokument bifogas avtalet:

• en lista över anställda i organisationen som kommer att använda korten;
• anställdas ansökningar om kortutgivning;
• fullmakter från organisationen till anställda-kortinnehavare;
• dokument som krävs för att öppna ett löpande konto i rubel (valuta) etc.

Lokal reglering

För att bättre organisera redovisning och kontroll över organisationens utgifter rekommenderar vi att du utvecklar ett internt dokument som beskriver proceduren för att använda företagsbankkort. Den bör särskilt innehålla följande huvudbestämmelser:

Placera	En kommentar
Lista över utgifter och transaktioner som kan göras av en anställd med ett företagskort	Det är viktigt att anställda vet och förstår att företagskort inte kan användas för att betala för personliga inköp. Företagskort kan användas för att betala för utgifter relaterade uteslutande till organisationens aktiviteter, såsom resor, representation, hushållskostnader.
Avvecklingsgränser för företagskort	En individuell utgiftsgräns kan ställas in för varje företagskort. En organisation kan sätta både permanenta och tillfälliga gränser. Dessutom, när du använder företagskort, kan du sätta gränser för olika kategorier av utgifter: kontantuttag, maxbeloppet för ett enstaka icke-kontantuttag, verksamhet utomlands, etc.
Den period under vilken den anställde måste redovisa de medel som spenderats med företagskortet	Lagstiftningen fastställer inte någon tidsram för tillhandahållande av en rapport för fall av kontantlösa betalningar. Tidsfristen som anges i punkt 6.3 i Instruktioner från Ryska federationens centralbank daterad 11 mars 2014 N 3210-U för tillhandahållande av en förhandsrapport gäller endast fall av mottagande av kontanter från organisationens kassadisk. Den anställde behöver därför inte lämna in någon förskottsrapport efter varje köp som betalas med företagskort. Du kan göra detta mer sällan. Det är tillrådligt att fastställa den period som organisationen väljer i en lokal handling.
Blankett för förhandsrapport	För en förhandsrapport om användningen av ett företagskort kan organisationer använda både det enhetliga formuläret N AO-1, ​​och oberoende utvecklat, som innehåller alla obligatoriska uppgifter som anges i artikel 9 i lagen av 06.12.2011 N 402-FZ "Om bokföring". I det första fallet, när du fyller i en förskottsrapport, i raden "Mottaget förskott", kommer den anställde att ange det belopp som han tog ut från kortet. I den kommer han att skriva ner beloppet som han spenderade, betala med hjälp av ett kort via banköverföring och sätta ner samma belopp på raden "Spendat". I det andra fallet kan blankett N AO-1 återigen läggas till grund. I den kan till exempel raden "Förskottsbetalning mottagen" ersättas med raderna "Pengar mottagna via en bankomat med ett företagskort" och "Pengar från ett företagskort användes för kontantlösa betalningar". Du kan komplettera förskottsrapporten om användning av företagskort med följande information: – uppgifter om företagskortet (innehavarens fullständiga namn, typ, nummer och giltighetstid); - saldot på kortet vid den tidpunkt då det togs emot ia och retur; – information om användningen av kreditgränsen.
Lista över huvuddokument som bekräftar utgifter	Kortutgifter bekräftas med slip-checkar för inköp och terminalcheckar om den anställde fått kontanter via en bankomat (fyllt på kortet kontant). I det senare fallet tillämpas de vanliga primära dokumenten som bekräftar utgifterna på kontrollerna (kontroller av kassaregister, BSO-kvitton, fraktsedlar, försäljningskvitton, etc.).
Förfarandet för att samla in pengar från en anställd i frånvaro eller underlåtenhet att lämna in dokument som bekräftar den avsedda användningen av ett företagskort i tid	Medel som används från kortet, för vilka innehavaren inte lämnat in en rapport eller styrkande handlingar inom den föreskrivna tiden, innehålls från hans lön i enlighet med arbetslagstiftningen. Man bör komma ihåg att, enligt skattemyndigheterna, om en anställd inte rapporterar om utgifterna för medel i tid eller inte returnerar de medel som erhållits enligt rapporten, har han inkomst från vilken arbetsgivaren håller inne personlig inkomst beskatta. Domarna instämmer också i denna slutsats (beslut från Högsta skiljedomstolens presidium daterat 05.03.2013 N 14376/12 och N 13510/12, FAS West Siberian daterat 19.02.2014 N A45-25321, daterat FAS East Siberian, daterat 2012. .2014 N A19- 2278/2013).

Med förfarandet för ansökan och användning av företagskort som godkänts av organisationen, bör deras innehavare bekanta sig med underskrift.

Det är möjligt att göra utan att utveckla en intern föreskrift om förfarandet för att använda företagskort som ett separat dokument. Men då bör en sådan ordning föreskrivas i andra lokala bestämmelser. Exempelvis i föreskrifterna om förfarandet för ersättning av resekostnader, utgivande av redovisningsmedel, avlämnande av förhandsberättelser om rese- och affärskostnader samt representationskostnader.

Ordning som definierar kretsen av anställda som har rätt att använda företagskort

Om en organisation öppnar namnlösa kort, utförs deras överföring till anställda på grundval av en order från chefen. Vid en anställds uppsägning anställs en ny revisor, en uppdaterad order kommer att behöva lämnas till banken.

Fullständigt ansvarsavtal

Det är tillrådligt att sluta avtal med anställda som innehar organisationens företagskort om fullt ansvar, där de beskriver otillåtligheten av att avslöja information om kortets PIN-kod till tredje part, ansvaret för att bryta mot det etablerade förfarandet för dess användning och förfarande för ersättning för skada. I det här fallet kommer organisationen att ha rätt att kräva ersättning från den anställde som är ansvarig för bristen på pengar på kortet, kompensation för hela den faktiska skadan (artikel 242 i Ryska federationens arbetslag).

Samtidigt bör man hålla i minnet att arbetsgivaren inte har rätt att ingå avtal om fullt ansvar med arbetstagare vars befattning eller det särskilda arbete som anförtrotts dem inte föreskrivs i en särskild förteckning som godkänts genom förordningen av ministeriet för Arbete den 31 december 2002 N 85 (Artikel 244 i Ryska federationens arbetslagstiftning, brev Rostrud daterat den 19 oktober 2006 N 1746-6-1). Sådana anställdas ansvar gentemot arbetsgivaren i händelse av brist på medel på företagskortet sätts inom den genomsnittliga månatliga inkomsten (artikel 241 i Rysslands arbetslagstiftning).

Bok för registrering av utfärdade företagskort

Vi rekommenderar att du antecknar utfärdande och retur av företagskort i en särskild reskontra för registrering av utfärdade företagskort. Ett alternativ till en sådan bok kan vara en handling av godkännande och överföring av ett kort. Organisationer kan utveckla formerna för dessa dokument på egen hand (med hänsyn till de detaljer som krävs för primära dokument).

Ett utdrag ur registreringsboken för utfärdade företagskort eller handlingen för godkännande och överföring av kortet

Den anställdes namn och hans befattning	Kortuppgifter (banknamn, kortnummer, utgångsdatum, korttyp)	Saldot av medel på kortet	Kreditgräns	Signatur som bekräftar att den anställde har överlämnat ett kuvert med en PIN-kod
Ivanov I.I.	1111111111111111	1 000,00 RUB	RUB 50 000,00	Ivanov

De flesta betalkort har en CCV-kod – den kod som efterfrågas vid betalning via Internet (anges på baksidan av kortet). För att undvika bedrägliga handlingar är det tillrådligt att inte ange det i handlingen för godkännande och överföring av kortet.

Hur håller man bokföring av företagskort?

Grunden för redovisningen av beloppen för transaktioner som utförs med företagskort är betalningsregistret som utfärdats av banken eller en elektronisk journal. Vanligtvis debiteras eller krediteras medel för korttransaktioner senast bankdagen efter den dag då banken tar emot betalningsregistret eller en elektronisk journal från en enda avvecklingscentral. Då kan sådana dokument överföras till organisationen.

Förflyttningen av medel på bankkort kan återspeglas med konto 55 "Specialkonton i banker" med tilldelning av ett separat underkonto, till exempel "Företagskort" (Instruktioner för tillämpning av kontoplanen, godkänd genom order av finansdepartementet den 31 oktober 2000 N 94n).

När du bygger analytisk redovisning för detta underkonto är det nödvändigt att gå vidare från villkoren för att använda företagskort:

• Om ett lägsta saldo är inställt på kortkontot, är det lämpligt att öppna underkonton i följande ordning "Minsta saldo", "Betalningsgräns".
• Om flera kortkonton öppnas (för varje företagskort) öppnas ett underkonto i analysen för varje konto (för varje kortinnehavare).
• Om flera företagskort från olika anställda som har rätt att göra betalningar inom den allmänna betalningsgränsen utfärdas till ett kortkonto, blir det nödvändigt att föra analytiska register i samband med kortinnehavare.
• Det är möjligt att öppna underkonton av den andra ordningen av underkontot "Specialkortkonto i banken" i samband med hushålls-, rese- och underhållningskostnader, beroende på organisationens organisatoriska, ekonomiska och andra egenskaper, som samt för att konvergera redovisning och förvaltningsredovisning.

Bokföringsposter som återspeglar transaktioner med ett företagsbankkort beror på typen av kort.

Kontokort

Block med bokföringsposter för ett betalföretagskort

Debitera

Kreditera

Drift

<О приостановлении операций по счету>

Skattemyndighetens beslut att avbryta verksamheten på ett företagskonto gäller även företagskort som avser detta konto. Denna slutsats gjordes först av Rysslands finansministerium i ett brev daterat 07.06.12 nr 03-02-07 / 1-135 (svar på en privat begäran).

Hur man spärrar ett kort

En bank som har fått ett beslut från inspektionen att spärra ett konto ställer in alla utgifter på detta konto (§ 1, artikel 76 i skattelagen). Som finansdepartementet förklarade finns det inga undantag för företagskort. Och det betyder att så fort skattebeslutet kommer till banken kommer den att spärra både kontot och kortet. Ett företagskort är trots allt bundet till ett bankkonto.

Efter blockering kommer debettransaktioner på kortet inte att vara möjliga, det kommer inte längre att vara möjligt att betala eller ta ut kontanter via en bankomat. Varken ta ut kontanter från en bankomat eller överför pengar från kortet till ett annat konto.

Frysta operationer

Svårigheter uppstår i situationer där information om kortkostnader kommer in till banken efter spärrning. Faktum är att vid tidpunkten för betalning eller kontantuttag via en bankomat drar banken inte pengar från kortet, utan fryser dem bara på kontot. Det vill säga att företaget inte kan använda dem, men i verkligheten lämnar inte pengarna kontot. Efter en tid får banken ett register över transaktioner från betalningssystemet (Visa, MasterCard). Det är enligt detta register som banken skickar pengar till organisationer där de betalat med kort. Det gör att det kan gå flera månader mellan att betala med kort och att faktiskt debitera pengar. Under denna period kan skatten mycket väl spärra kontot.

I en kommenterad skrivelse sa finansdepartementet att banken under spärrtiden inte har rätt att föra över pengar trots att kortbetalningen gjordes före driftstoppet. Samtidigt betyder det inte att företaget måste betala igen eller att kortbetalningen avbryts. De undersökta bankerna bekräftade för oss att banken inte skulle återföra de frysta beloppen till företagets konto, utan skulle verkställa betalningen så snart skattemyndigheten spärrade upp kontot.

Bolaget har i sin tur rätt att registrera köpet med företagskort på betalningsdagen och redovisa utgifter i vinstbeskattningssyfte. Som bekräftelse på kostnaderna kommer företaget att ha ett kvitto på den terminal genom vilken betalningen gjordes med kortet. Själva debiteringen av pengar från kontot spelar i detta fall ingen roll. Detta bekräftades för oss av experter från det ryska finansministeriet.

Konton kommer endast att blockeras online.

Beslutet att spärra konton från och med den 1 augusti kommer endast att vara elektroniskt. Denna förändring har både för- och nackdelar. Å ena sidan kommer besluten att nå bankerna inom ett dygn. Å andra sidan är företag fråntagna möjligheten att personligen hämta beslutet genom ombud från banken (för mer information, se nedan). "UNP" nr 25, 2012, s. 4 "Nya ändringar har gjorts i Koden avseende kvittning, återbetalning, spärr och saldo").

Företagskort - redovisning av det är förknippat med några nyanser som väcker frågor bland revisorer som möter detta finansiella instrument för första gången. I den här artikeln kommer vi att ge svar på vanliga frågor som dyker upp när företagskort används.

Vilket kort är bättre att ha - debet eller kredit?

För företagsändamål är det möjligt att utfärda olika typer av bankkort:

• endast debitering (kortet kommer att fyllas på med pengar innan de kan användas);
• kredit (medel på kortet tillhandahålls av banken inom gränsen);
• debitera med övertrassering (det finns möjlighet att spendera medel utöver debetsaldo - som regel också begränsad).

Vilket kort man ska välja beror på för vilka syften det utfärdas, samt på en viss grad av förtroende för den anställde som ska använda det. Till exempel, om en chef upprättar ett kort för användning på affärsresor, inklusive utländska, är det lämpligt att tillhandahålla möjligheten att spendera pengar på ett lån eller övertrassering (”extra” pengar kan vara praktiskt). Om kortet ges ut till en företagsledare för vanliga småköp inom budgeten, kan ett betalkort med fast månatlig påfyllning vara det bästa alternativet.

NOTERA! Om en period av räntefri användning av kreditmedel fastställs på ett kreditkort, behöver den ekonomiska nyttan av sådan användning för skatteändamål inte beräknas (se Finansdepartementets skrivelse daterad 18.04.2012 nr 03-03 -10/38).

Hur utfärdar man ett kort till en anställd inom redovisning?

Själva kortet är den bank som har utfärdat det. Därför återspeglas inte faktumet att utfärda ett kort till en anställd i redovisningen för företaget för vilket det utfärdades. Ett företag kan föra register över sådana kort i en särskild dagbok eller skapa en förteckning över fullmakter som utfärdas till anställda för att få ett kort från en bank. Om det är nödvändigt att bekräfta mottagandet av kort av anställda kan ett dokument (till exempel ett register för utfärdande av kort) begäras från banken.

Hur ska korttransaktioner regleras?

Om företagskort används i en organisation är det tillrådligt att godkänna förfarandet för att använda kort och skicka in rapporter om pengar som spenderas av en lokal lag.

En sådan förordning kommer också att hjälpa i fall av:

• Avveckling av eventuella anspråk från skattemyndigheter om förfarandet för att återspegla de medel som spenderas på företagskort i redovisningen. Till exempel, om de interna reglerna inte fastställer ett tydligt förfarande för att rapportera en anställd om medel som tagits ut från ett kort via en bankomat, kan skattemyndigheten anse att i detta fall ska alla belopp som tagits ut från kortet överföras via kassan av organisationen (mottagen enligt PKO och omedelbart upprätta kontantavräkning för emission under rapport). Naturligtvis är ett sådant påstående baserat på ganska svaga grunder, eftersom pengarna faktiskt inte kom in i företagets kassadisk. Men för att undvika sådana nyanser är det bättre att registrera alla alternativ för att spendera pengar från kortet och rapportera om dem i de interna reglerna.
• Att göra anspråk på en anställd vid missbruk av kortmedel eller upptäckt av brister och missbruk. Med korrekt utförande av de interna reglerna kommer det att vara möjligt att inte bara hålla inne förluster från missbruk av medel från lönen till den skyldige anställd, utan också att tillämpa en disciplinär sanktion mot den anställde enligt art. 192 och del 1 i art. 81 i Ryska federationens arbetskod (för brott mot bestämmelserna om disciplin i organisationen).

Behöver jag lämna uppgifter om företagskort till skatteverket?

Lag nr. 52-FZ av den 2 april 2014 "Om ändringar..." från och med maj 2014 avskaffade skattebetalarnas skyldighet att till skattemyndigheterna lämna information om öppnande (stängning) av bankkonton.

Som nämnts ovan avser själva utfärdandet av bankkort också den utfärdande bankens verksamhet och inte företaget.

Det är alltså inte obligatoriskt att meddela skatteverket att du har utfärdat ett företagskort.

Hur redovisar en anställd pengarna som spenderas från kortet?

Pengarna på kortet tillhör företaget och står till dess förfogande. Därför uppstår skyldigheten att rapportera till den anställde först när han betalat med kort eller tagit ut kontanter från en bankomat.

Som en allmän regel betraktas medel som en anställd använder från ett företagskort som redovisningsbelopp. Följaktligen är rapporteringsförfarandet för dem liknande. Den anställde bör:

• Utarbeta en förhandsrapport om de spenderade beloppen. Detta kan du göra med hjälp av standardformuläret AO-1, ​​men du kan också använda det formulär som godkänts inom organisationen (exempelvis kan det interna regelverket för användning av företagskort även innehålla en särskild anmälningsblankett).

Alla detaljer för att förbereda en förskottsrapport, när utgifter betalas med ett företagsbankkort, finns i Ready-lösningen från ConsultantPlus.

• Bifoga underlag till rapporten: KKM-kontroller, fakturor, handlingar m.m.
• Lämna en rapport till företagets redovisningsavdelning på det sätt och inom de tidsfrister som anges i förordningen om användning av företagskort.

NOTERA! Banker sammanställer regelbundet (vanligtvis månadsvis) och skickar kontoutdrag till kunder på sina kortprodukter. Således är rapporterna om anställda som använder kort ganska lätta att kontrollera när det gäller kontantlösa betalningar och uttag via uttagsautomater.

Är det möjligt att hålla inne skadestånd från en anställd för att ha spenderat pengar för andra ändamål?

Jo det kan du. Med förbehåll för ett antal villkor:

• skadans storlek kan bedömas;
• den anställdes fel i skadan är bevisad (till exempel bekräftas köp av varor för personliga behov av ett kontoutdrag på ett personligt kort och kopior av säljarens betalningsdokument);
• en order (order) från företagsledaren utfärdades om att hålla inne skadebeloppet från den anställdes lön senast 1 månad från det ögonblick som skadan och skulden fastställdes (artikel 137 i Ryska federationens arbetslagstiftning );
• storleken på det avdrag som görs motsvarar de normer som fastställs i art. 138 i Ryska federationens arbetslagstiftning;
• den anställde bestrider inte avdraget (artikel 137 i Ryska federationens arbetslag).

Läs mer om löneavdrag .

Vilka är de typiska bokföringen för transaktioner med företagskort?

I bokföringen återspeglas korttransaktioner med konton 55 "Särskilda konton i banker" och 71 "Uppräkningar med redovisningsskyldiga". Typiska operationer presenteras i tabellen:

			Notera
		Påfyllning av företagskort	Konto 55 upprätthålls i analyser för varje kortkonto
		Användning av bankkredit	För kreditkort och övertrassering
		Avdebiterad betalning för tjänster eller bankprovision på kortet
		Den anställde betalade kostnaderna via banköverföring. Anställd fick kontanter med kort	Bokning görs om redovisningsavdelningen har möjlighet att operativt kontrollera rörelser på kortet, till exempel internetbank
25, 26, 44, 60, 76		Den anställdes rapport om de spenderade beloppen återspeglas	Postering görs på dagen för godkännande av rapporten
		Att den anställde använde kortet för att betala utgifter återspeglas	Om det inte finns någon driftskontroll. Information om att kortmedlen användes på dessa utgifter kom från den anställde (reflekteras i rapporten)
		Avspeglade användningen av kortmedel enligt bankens rapport och medarbetarens rapport	Från och med dagen för mottagandet av bankens rapport
		Upplupen ränta på lån	För kreditkort och övertrassering
		Kreditkortslån återbetalt	Vanligtvis i beloppet av den obligatoriska kortbetalningen som presenteras av banken

Läs om vilka typer av bedrägerier som är kopplade till bankkort i artikeln. « Bedrägeri med betalkort » .

Resultat

Bokföring av företagskort sker enligt allmänna regler. Samtidigt, för redovisningsändamål, klassificeras kortkonton som öppnats hos banker som särskilda bankkonton, och medel som använts av anställda från kort klassificeras som redovisningsbelopp. Förfarandet för att använda kort rekommenderas att godkännas av ett separat internt dokument, där alla aspekter av deras användning registreras, med särskild uppmärksamhet på förfarandet för rapportering om utgifter.

LA. Elina, ekonom-revisor

7 regler för ett företagskort

Hur man tar hänsyn till rörelsen av pengar på ett bankkort och deras utgifter av en anställd

Texterna till breven från finansministeriet och den federala skattetjänsten som nämns i artikeln kan hittas: avsnittet "Ekonomi- och personalkonsultationer" i ConsultantPlus-systemet

Ett företagsbankkort är en bra väg ut om anställda behöver betala för något själva. Pengarna på kontot tillhör organisationen, men kortet utfärdas till en specifik anställd punkt 1.5 i föreskrifterna, godkänd. Central Bank of December 24, 2004 No. 266-P (nedan kallad - Regulation No. 266-P). Vi kommer att berätta om reglerna för användning av ett företagskort och redovisning av verksamhet som är relaterade till det.

REGEL 1. Det är nödvändigt att informera skatte- och icke-budgetfonderna om kortkontot

Ett separat bankkonto öppnas för ett företagskort punkt 2 i art. 11 Ryska federationens skattelag. Detta konto (både dess öppning och stängning) måste rapporteras till IFTS, FIU och FSS på organisationens plats.

Det FIU-rekommenderade formuläret för att anmäla öppnandet av ett konto finns på: PFR hemsida→ Arbetsgivare → Betalning av försäkringspremier och inlämning av rapporter → Rapportering och förfarande för inlämning → Rekommenderade exempeldokument

Detta måste göras inom 7 arbetsdagar från det datum då ett sådant konto öppnades. punkt 2 i art. 23, punkt 6 i art. 6.1 Ryska federationens skattelag; s. 1 h. 3 art. 28, del 6 i art. 4 i lag nr 212-FZ av den 24 juli 2009 (nedan - lag nr 212-FZ); Beslut av Högsta skiljedomstolens presidium av den 21.09.2010 nr 2942/10. För att göra detta, skicka:

• till skatteverket - ett meddelande på blankett nr C-09-1 godkänd Beslut från den federala skattemyndigheten av 09.06.2011 nr ММВ-7-6/ [e-postskyddad] . När du fyller i detta formulär, informera om att öppna ett bankkonto och inte om uppkomsten av rättigheter att använda ett företags elektroniska betalningsmedel (CESP). När allt kommer omkring är KESP och ett företagsbankkort inte samma sak.

Rapporter

1 - om att öppna ett konto 2 - om att stänga ett konto 3 - om uppkomsten av rätten att använda KESP 4 - vid uppsägning av rätten att använda KESP

När du rapporterar till inspektionen om att öppna ett bankkonto för att använda ett företagsbankkort, i dessa celler på blankett nr C-09-1, måste du sätta "1"

1 - på banken 2 - i federala finansministeriets organ (ett annat organ som öppnar och underhåller personliga konton)

• i FSS - ett meddelande enligt den blankett som rekommenderas av honom FSS brev daterat den 28 december 2009 nr 02-10/05-13656;
• till FIU - ett meddelande i rekommenderad form, som finns på fondens hemsida.

Förresten, flera kort kan utfärdas till ett kortkonto - det huvudsakliga och ytterligare e klausul 2.1 i förordning nr 266-P. Dessutom kan kort för olika anställda i din organisation utfärdas till samma konto. Det är inte nödvändigt att rapportera utfärdandet av vart och ett av de extra korten till inspektionen och fonderna.

REGEL 2. Utfärdande av ett företagskort återspeglas inte i bokföringskonton

Själva kortet tillhör banken, så det återspeglas inte i bokföringen. Om bankkortet är registrerat och den anställde själv får det på banken, är det inte nödvändigt att föra ett register över bankföretagskort. Även om en revisor ibland måste fylla i en fullmakt för att en specifik anställd ska få ett företagskort i en bank (ett exempel på fullmakt tillhandahålls som regel av banken själv).

Banken kan informera din organisation om vilken anställd korten utfärdades till i registret för utfärdande av internationella företagskort eller i ett annat dokument (detta beror på vilket dokumenthanteringssystem som antagits av banken och de villkor som anges i ditt avtal med den).

REGEL 3. Det är inte nödvändigt att överföra pengar som en anställd tagit emot via en bankomat via kassan

Nyligen har revisorer klagat på att inspektörer gör anmärkningar till dem under inspektioner: kassaboken återspeglar inte operationer för att ta ut pengar från ett bankkort av anställda. Enligt uppgift, på dagen för deras uttag, måste dessa pengar registreras som mottagna i kassan och omedelbart - som utfärdade mot en rapport. Om sådana pengar inte passerade kassan, döms organisationen till böter för att inte ha skickat kontanter till kassan och Konst. 15.1 Ryska federationens administrativa kod.

Läsarens åsikt

”När vi först öppnade ett bankföretagskort var vi rädda att det skulle bli svårigheter med beräkningen av kassabehållningen. Vi stänger trots allt klockan 18.00 och en anställd kan ta ut kontanter genom en bankomat även sent på kvällen. Men det visade sig att dessa pengar i kassan inte alls behöver spenderas.

Zuhra,
Ufa

Det är dock klart att pengarna fysiskt "inte kommit in i kassan". Så redovisningsavdelningen kan varken kapitalisera dem eller utfärda dem under rapporten. Därför bör sådana transaktioner inte återspeglas i kassaboken. Och domstolarna stöder just en sådan ståndpunkt och vägrar skattemyndigheterna att samla in böter från organisationer Dekret 7 i AAC av den 20 december 2012 nr A03-6142 / 2012; 3 ААС daterad 30.01.2013 nr А33-15574/2012.

Av detta följer också att pengar som tas ut från kortet i kontanter inte behöver beaktas vid beräkning av kassabehållningen vid dagens slut.

REGEL 4. Den anställde ska rapportera om "kort" pengar

Den anställde i vars namn kortet är utfärdat kan använda det för att betala för inköp eller ta ut kontanter via en bankomat klausul 2.5 i förordning nr 266-P. Pengarna som finns på företagets bankkortskonto är de pengar som den anställde ännu inte har fått och som han ännu inte använt på något sätt. Den anställde kommer att behöva rapportera för dem först när han antingen tar ut kontanter från kortet eller betalar för något med kortet.

Pengar mottagna från en bankomat i huvudsak liknar pengar som ges till en anställd på konto. För det första är det trots allt organisationens pengar. Naturligtvis, efter varje köp ska den anställde inte omedelbart springa till redovisningsavdelningen och skriva en rapport. Det räcker att göra detta en gång varannan dag - beställningen måste godkännas av organisationens chef. Det belopp som en anställd kan spendera begränsas av saldot på pengar på ett företagskort (såvida inte, naturligtvis, en kreditgräns är satt på kortet och möjligheten till övertrassering inte tillhandahålls). Genom att kontakta banken kan organisationen sätta ytterligare begränsningar för vart och ett av korten.

VI DISKUTERAR MED CHEF

Till kontrollera användningen av företagets pengar, det är bättre att utfärda en order om reglerna för användning av företagsbankkort. Det är viktigt att fastställa den period under vilken den anställde är skyldig att rapportera om pengarna som spenderats med kortet eller dragits från det.

En anställd kan upprätta en rapport antingen i den enhetliga formen nr AO-1, ​​eller i en form som är självständigt utvecklad av din organisation. Till exempel, istället för raden "förskottsbetalning mottagen från kassan", kan du ange raderna "pengar mottagna via en bankomat med ett företagskort" och "pengar från ett företagskort användes för icke-kontantbetalningar".

Det finns en åsikt att när en anställd har köpt något till företaget, genom att betala med kort utan kontanter, det är inte nödvändigt att utarbeta en fullständig förhandsrapport. Utan tvekan måste den anställde fortfarande lämna in styrkande handlingar till redovisningsavdelningen och tidsfristerna för detta bör också regleras av ledningen för din organisation (till exempel i samma ordning). Först nu kan en anställd bifoga sådana dokument (kontroller av CCP, fraktsedlar, försäljningskvitton) till ett memo.

Men jag måste säga att de flesta revisorer är mer vana vid när alla rapporter är upprättade i blanketten nr AO-1. Dessutom kommer namnet "förhandsrapport" att bidra till att undvika tvister med inspektörer vid kontroll av riktigheten av beräkningen av inkomstskatt. När allt kommer omkring, datumet för godkännande av förskottsrapporten om pengarna som anställdes spenderade x sub. 5 s. 7 art. 272 Ryska federationens skattelag.

En gång i månaden förser banken som regel organisationen med en rapport om varje företagskort. Efter att ha fått det kan du kontrollera fullständigheten i de anställdas förhandsrapporter. Det enklaste sättet är för de organisationer som har en internetbank ansluten.

REGEL 5. Om den anställde inte har redovisat "kort"-pengarna kan de dras in från hans lön

Om den anställde inte har lämnat in dokument som motiverar utgifterna för pengar som debiteras från kortet inom den period som fastställts i din organisation, kan redovisningsavdelningen på order av ledningen hålla inne dem från den anställdes lön. Detsamma kan göras om den anställde använde pengarna för andra ändamål, till exempel för några av sina personliga ändamål och artiklarna 238, 241 i Ryska federationens arbetslagstiftning.

VARNING DEN ANSTÄLLDA

Du kan inte berätta för någon PIN-koden för ett bankkort. Och om det blev stulet eller försvunnet ska du ringa banken som utfärdade kortet så snart som möjligt och spärra det.

Observera dock att det inte räcker med en ledningsorder för ett sådant spärr. Det är nödvändigt att bevisa storleken på skadan och den anställdes skuld. Mängden skada som orsakats organisationen kan återkrävas från den anställde på order av chefen, om och artiklarna 238, , 246, 247, 248 i Ryska federationens arbetslagstiftning:

• en sådan order görs senast 1 månad från det datum då organisationen fastställer mängden skada som orsakats av den anställde;
• skadebeloppet inte överstiger den anställdes genomsnittliga månadsinkomst.

Om minst ett av dessa villkor inte är uppfyllt är avdraget på den anställdes lön olagligt.

FRÅN AUTENTISKA KÄLLOR

Biträdande chef för den federala tjänsten för arbete och sysselsättning

“ Ansvaret för att spendera pengar på ett företagsbankkort inom de fastställda utgiftsgränserna ligger hos innehavaren av ett sådant kort (det vill säga den anställde i vars namn det utfärdas).

I avsaknad av dokument som bekräftar den avsedda användningen av ett företagsbankkort, återvinns beloppet som används för andra ändamål från den skyldiga anställde i enlighet med artiklarna 238, 241 och 248 i Ryska federationens arbetslag. Det vill säga du behöver:

• bevisa att skadan som orsakats organisationen var resultatet av den anställdes skyldiga handlingar;
• bestämma storleken på denna skada;
• följa förfarandet för att återvinna sådan skada, enligt arbetslagstiftningen. Detta innebär i synnerhet att skadestånd på uppdrag av arbetsgivaren endast kan återkrävas från honom inom gränserna för den genomsnittliga månadsinkomsten.

VARNING FÖR FÖRETAGAREN

Är det möjligt att den anställde använder pengar från företagskortet för andra ändamål. För att skydda företaget är det bättre att begränsa möjligheten att använda pengar på kortet till en viss gräns. Om en sådan gräns är mindre än den genomsnittliga månadsinkomsten för en anställd, kommer det att vara lättare att återfå pengarna från honom för andra ändamål.

Observera att det inte alltid är möjligt att återkräva den skada som orsakats av den anställde på en gång, även om beloppet inte överstiger den genomsnittliga månadsinkomsten för den anställde - kortinnehavaren. Faktum är att i detta fall får det totala beloppet för alla avdrag för varje löneutbetalning inte överstiga 20 %. Konst. 138 Ryska federationens arbetslag. Dessutom måste det maximala avdragsbeloppet beräknas från det belopp som återstår efter avdragen personlig inkomstskatt Skrivelse från ministeriet för hälsa och social utveckling av den 16 november 2011 nr 22-2-4852.

Visserligen kan en anställd också frivilligt ersätta den skada som åsamkats honom, även om storleken på sådan skada är mer än hans genomsnittliga månadsinkomst.

Om den anställde är emot att få något innehållna på sin lön har dessa pengar ännu inte gått förlorade för din organisation. Du kan gå till domstol.

REGEL 6. Icke-kontanta utgifter för den anställde och kontantuttag görs via konto 71

De poster som ska spegla transaktioner med ett företagsbankkort beror på typen av detta kort. Hon händer:

• <или>debitering - när debiteringar från kortet, som en allmän regel, endast är möjliga inom gränserna för tillgängliga medel på det;
• <или>kredit - när du kan spendera både organisationens pengar på kortet och bankens pengar som tillhandahålls inom den godkända kreditgränsen.

Men i båda fallen är debiteringen av pengar från kortet, som sker på initiativ av den anställde (dess innehavare), mer vanligt att utföra via konto 71 "Uppräkningar med ansvariga personer". Revisorerna håller med.

ERFARENHETSBYTE

Generaldirektör för revisionsbyrån Vector Development LLC

"En anställds utgifter för medel från ett företags bankkort är inte specifikt fastställt av reglerande dokument (inklusive kontoplanen), men i ekonomiska termer är dessa redovisningsskyldiga medel. Därför använder organisationer i praktiken konto 71 "Uppräkningar med ansvariga personer". Det är mycket viktigt att den som gjort betalningar med bankkort eller tagit ut kontanter på det ska rapportera för dessa pengar.

Tills den anställde lämnar in en förskottsrapport kommer han att ha ett debetsaldo på konto 71. Det spelar ingen roll hur medlen använts från kortet - genom att betala i butik eller genom att ta ut kontanter.

Konto 73 "Avräkningar med personal för annan verksamhet" är mindre logiskt att använda för att spegla utgifterna för pengar från ett företags bankkort. När allt kommer omkring är dess semantiska belastning något annorlunda - den återspeglar som regel engångsoperationer som skiljer sig från de vanliga utgifterna som en del av de anställdas officiella uppgifter (lån till anställda, ersättning för materiell skada, köp av kuponger , etc.) " .

Här är inlägg om operationer på ett betalkort (vi kommer att överväga exemplet med rubelkort).

Verksamhetens innehåll	Dt	ct
På dagen för påfyllning av kortkontot
Pengar överförda från löpande konto till kort		51 "Avräkningskonton"
Från och med dagen för debitering av provisionen av banken
Bankprovisionen som dras från kortkontot redovisas som övriga kostnader	91-2 "Övriga utgifter"	55, underkonto "Kortkonto"
I skatteredovisningen beaktas bankprovisionen som icke rörelsekostnader. sub. 15 s. 1 art. 265 Ryska federationens skattelag
Från och med det datum kortet användes av den anställde (om organisationen har omedelbar tillgång till uppgifter om rörelser av pengar på konton) *
Kortet användes för att betala för varor, arbeten, tjänster som köpts av en anställd		55, underkonto "Kortkonto"
Kontanter som tas ut från kort av anställd
Från och med den tidpunkt då den anställde redovisar utlagda belopp
Den anställde rapporterade för kontanter som tagits från kortet och spenderats på organisationens behov, eller för icke-kontanta utgifter	26 "Allmänna utgifter" (60 "Förlikningar med leverantörer eller entreprenörer", 10 "Material", 44 "Försäljningskostnader", etc.)	71 "Uppgörelser med ansvariga personer"
	19 "Moms på förvärvade värdesaker"

* Vissa organisationer gör det. När anställda kommer med rapporter till redovisningsavdelningen med bifogade underlag görs en kontering på debitering av konto 71 och kreditering av konto 57 ”Överföringar på väg”. När månadsrapporter på kort kommer från banken görs en kontering på debiteringen av konto 57 och krediten på konto 55.

Reflektera i redovisningen de belopp som den anställde inte rapporterat för, det är nödvändigt så här.

ERFARENHETSBYTE

Chef för metod- och internrevisionsavdelningen, PRODO Management LLC

“ Medel som debiteras från organisationens bankkonto som ett resultat av en transaktion med ett företagsbankkort anses utfärdade mot den anställdes rapport. Om han inte lämnar in en förhandsrapport med stödjande dokument inom den tidsperiod som fastställts av organisationens ledning, är det nödvändigt att göra en debetpost på konto 94 "Brister och förluster från skador på värdesaker" och konto 71 kredit.

När organisationen fastställer skulden och mängden skada som orsakats av den anställde är det nödvändigt att göra en bokföring på debiteringen av konto 73 och krediten på konto 94.

Efter att pengarna har dragits från den anställdes lön eller betalats kontant till kassan ska detta återspeglas i krediten på konto 73 och debiteringen av konto 70 "Lönsavräkningar med personal" eller konto 50 "Kassa" ".

Kreditkortstransaktioner på egen bekostnad behandlas på samma sätt som betalkortstransaktioner. Och operationer på användningen av kreditgränsen och återföring av pengar till banken kommer att återspeglas enligt följande.

Bankpengar ökar betalningsgränsen för kortet. Lånet anses dock mottaget först efter att företaget använt det. Det vill säga efter att pengarna har debiterats från kortet (kontant eller via banköverföring) på bekostnad av kreditgränsen. Det finns därför inget behov av att registrera mottagandet av ett lån (gör en kontering till konto 66 ”Avräkningar på kortfristiga lån och upplåning”) direkt efter att banken satt en kreditgräns.

Verksamhetens innehåll	Dt	ct
Från och med datumet för debitering av pengar från kortet på bekostnad av kreditgränsen på initiativ av den anställde
Pengarna som användes av den anställde för köp av varor, arbeten, tjänster debiterades från kortet	71 "Uppgörelser med ansvariga personer"	55 "Särskilda bankkonton", underkonto "Kortkonto"
	55, underkonto "Kortkonto"
Från och med datumet skriver banken av provisionen på grund av kreditgränsen
Bankprovisionen drogs från kortkontot på grund av kreditgränsen	91-2 "Övriga utgifter"	55, underkonto "Kortkonto"
	55, underkonto "Kortkonto"	66 "Avräkningar på kortfristiga krediter och lån"
Från och med datumet för påfyllning av kreditkortet och återbetalning av den använda krediten
Pengar överfördes från byteskontot till kortkontot för att betala av skulden på den använda kreditgränsen	55, underkonto "Kortkonto"	51 "Avräkningskonton"
	66 "Avräkningar på kortfristiga krediter och lån"	55, underkonto "Kortkonto"
Från och med datumet tar banken ut ränta på lånet
Upplupen ränta på ett banklån	91-2 "Övriga utgifter"	66 "Avräkningar på kortfristiga krediter och lån"
I skatteredovisningen redovisas ränta på skuldförbindelser av något slag som icke operativa kostnader och sub. 2 s. 1 art. 265 Ryska federationens skattelag. De beaktas dock inom normerna Konst. 269, punkt 8 i art. 270 Ryska federationens skattelag. Om räntebeloppet som kan beaktas i skatteredovisningen är mindre än det upplupna beloppet och organisationen måste tillämpa RAS 18/02, är det nödvändigt att återspegla en permanent skatteskuld (konto 99 debet - konto 68 kredit)

REGEL 7. Om företagskortet är ett kreditkort med anståndstid utan ränta, behöver inte besparingar på ränta beräknas

Som regel, för flera dagars användning av kreditpengar som spenderas från ett sådant kort, tar banken inte ut någon ränta. Specifika villkor är fastställda i kontraktet med banken. Skattebalken innehåller inga regler för bedömning av materiella förmåner av räntefria lån. Även om organisationen har en sådan förmån behöver den därför inte betala inkomstskatt. Detta är ståndpunkten från Högsta skiljedomstolen. Beslut av Högsta skiljedomstolens presidium daterat 2004-08-03 nr 3009/04. Jag håller med henne och finansdepartementet Finansdepartementets skrivelse den 18 april 2012 nr 03-03-10/38.

Revisorer frågar ofta om det är möjligt att ta ut pengar genom ett företagsbankkort för att betala löner till anställda. Det finns i princip inga begränsningar för detta nu. Det viktigaste är att ordna allt korrekt:

• låt den anställde ta ut pengar från kortet, skriv en förskottsrapport och returnera det outnyttjade beloppet till kassan;
• kassörskan ska utfärda en kvittoorder 0310001 punkt 3.1 i föreskrifterna, godkänd. Centralbanken 12.10.2011 nr 373-P;
• vid redovisning av pengarna som returneras till kassadisken är det nödvändigt att göra en kontering på debiteringen av konto 50 "Kassa" och krediten på konto 71 "Uppräkningar med redovisningsskyldiga personer".